Executive Assistant

Sind Sie leidenschaftlich daran interessiert, Führungskräfte zu unterstützen und strategische Initiativen in der Organisation voranzutreiben? Verfügen Sie über außergewöhnliche organisatorische, kommunikative und problemlösende Fähigkeiten? Blühen Sie in einer dynamischen, schnelllebigen und kollaborativen Umgebung auf? Wenn ja, könnten Sie der perfekte Kandidat für die Rolle des Executive Assistant bei Microsoft sein.

Als Executive Assistant bieten Sie hochrangige administrative Unterstützung für den Managing Director Enterprise Commercial Sales und fungieren als vertrauenswürdiger Partner und Berater. Sie verwalten komplexe Kalender, Reisevorbereitungen, organisieren Meetings und Veranstaltungen und behandeln sensible und vertrauliche Informationen mit Diskretion. Außerdem arbeiten Sie mit internen und externen Stakeholdern zusammen, nutzen Ihr umfangreiches Netzwerk und unterstützen die Business Support-Community.

Die Mission von Microsoft ist es, jede Person und jede Organisation auf dem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen. Als Mitarbeiter kommen wir mit einer Wachstumsmentalität zusammen, innovieren, um andere zu befähigen, und arbeiten zusammen, um unsere gemeinsamen Ziele zu verwirklichen. Jeden Tag bauen wir auf unseren Werten von Respekt, Integrität und Verantwortlichkeit auf, um eine Kultur der Inklusion zu schaffen, in der jeder am Arbeitsplatz und darüber hinaus gedeihen kann.

Ein erfolgreicher Kandidat wird in der Lage sein:

• Zu glauben, dass die Fähigkeiten jedes Einzelnen durch Bildung, Training, Lernen und harte Arbeit verbessert werden können, mit einem Fokus darauf, besser zu werden, anstatt gut zu sein.
• Multitasking zu betreiben und die Richtung in Reaktion auf ein schwankendes, manchmal mehrdeutiges Arbeitsumfeld zu ändern.
• Rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, gesundes Urteilsvermögen auszuüben und mit Integrität und Professionalität zu arbeiten.
• Selbstmotiviert und unabhängig zu sein mit hervorragenden Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
• Solide Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten zu besitzen.
• Bedürfnisse zu priorisieren und vorherzusehen, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.
• Über eine nachweisliche Erfolgsbilanz in Bezug auf Verantwortlichkeit, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und eine positive Einstellung zu verfügen.
• Ein starker Teamplayer zu sein, der Antrieb und Initiative zeigt und einen positiven und professionellen Ansatz hat.
• Eine Leidenschaft und den Antrieb zu teilen, um unser Mitarbeitererlebnis einfach, aufschlussreich und vertrauenswürdig zu gestalten.

Verantwortlichkeiten:

• Unabhängige Kalenderverwaltung einschließlich Planung und Kontrolle von kurzfristigen und langfristigen Terminen nach Priorität.
• Unabhängige Reiseplanung und zeitnahe Spesenabrechnung.
• Vorbereitung der wöchentlichen Leadership-Team-Meetings in enger Zusammenarbeit mit dem Segment Business Manager.
• Kommunikation über abteilungsrelevante Themen im Team.
• Budgetverwaltung für Team-Offsites.
• PO-Prozess interimistische Genehmigung, Abschluss und Rechnungsprüfung.
• Lieferantenerstellung oder -reaktivierung.
• Vorbereitung und Unterstützung aller bevorstehenden Geschäfts- und Kundenmeetings.
• Koordination und Vorbereitung von Präsentationen, z.B. für monatliche Town Hall Meetings.
• Überwachung von Compliance-Prozessen und -richtlinien innerhalb der Abteilung.
• Unterstützung der Managementteams in administrativen Prozessen und Richtlinien.
• Unabhängige Identifizierung, Initiierung und Verwaltung administrativer Projekte.
• OPEX (Betriebsausgaben) Controlling.
• Vorbereitung und Protokollierung wesentlicher Inhalte sowie Nachverfolgung der wichtigsten Maßnahmen und nächsten Schritte für die Führungsteams.
• Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Projekten.
• Koordination des erweiterten Executive Assistant-Teams innerhalb von Enterprise Commercial Sales.
• Unsere Kultur und Werte verkörpern.

Wünschenswert:

• Trainer für Assistenz-Workshops für Assistenten von Microsoft-Kunden.
• Organisation von Assistenzveranstaltungen, die regelmäßig einmal oder zweimal im Jahr mit mehr als 1.500 Anmeldungen stattfinden.
• Mitglied einer unserer D&I-Gruppen (Familien bei Microsoft, Multikulturelle, Behinderte, Frauen bei Microsoft, GLEAM) zu sein.

Qualifikationen:

• Mindestens einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich oder gleichwertige relevante Erfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Gruppenadministration, Projektmanagement oder Geschäftsoperationsrolle.
• Beherrschung von MS Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote.
• Vollständige Beherrschung der englischen Sprache (sowohl schriftlich als auch mündlich) UND Deutsch (Niveau C1 oder höher).

Zusätzliche Qualifikationen:

• Nachgewiesene Problemlösungsfähigkeiten, starke Detailgenauigkeit und ein hohes Maß an Unabhängigkeit.
• Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Vertraulichkeit und Loyalität.
• Nachgewiesene Fähigkeit, die Richtung in Reaktion auf sich ändernde Arbeitssituationen zu ändern.
• Fähigkeit, Arbeitsstile und Perspektiven unterschiedlicher Personen zu berücksichtigen.
• Fähigkeit, die eigene Arbeit und Ressourcen zu priorisieren, um Projekte rechtzeitig abzuschließen und Routineprobleme effektiv zu lösen.

Microsoft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. In Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erhalten alle qualifizierten Bewerber ohne Rücksicht auf Alter, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Hautfarbe, Familien- oder medizinische Pflegezeit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, genetische Informationen, Einwanderungsstatus, Familienstand, Gesundheitszustand, nationale Herkunft, körperliche oder geistige Behinderung, politische Zugehörigkeit, geschützten Veteranen- oder Militärstatus, Rasse, Ethnie, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), sexuelle Orientierung oder eine andere durch geltende lokale Gesetze, Vorschriften und Verordnungen geschützte Eigenschaft Berücksichtigung für eine Anstellung.

Wenn Sie Unterstützung und/oder eine angemessene Anpassung aufgrund einer Behinderung während des Bewerbungsprozesses benötigen, lesen Sie mehr über die Beantragung von Anpassungen.