Die Stelle Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten. Das zeichnet dich aus Du verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren. Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten. Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besucher:Innen, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleister:Innen, Handwerker:Innen und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartner:Innen und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich. Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz Deine Aufgaben bei uns: Empfang & Kommunikation Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber:Innen, Techniker:Innen und Dienstleister:Innen Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen Termin- und Raumkoordination Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen Organisation des Briefversands Office Management & Versorgung Onboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.) Pflege gemeinsamer Kalender & Terminübersichten Verantwortung für einen gepflegten und funktionierenden Küchenbereich Verwaltung und Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien Buchung von Geschäftsreisen Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung Gebäudeorganisation Ansprechpartner:In für gebäudebezogene Themen Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleister:Innen (Wartungen/ Reparaturen) Interne Kommunikation und Information über geplante Termine Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs Küchenorganisation, Blumen- und Balkonpflege Event- & Veranstaltungsorganisation Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents Unterstützung bei Meetings, Workshops und Besuchsterminen Koordination externer Dienstleister:Innen und Lieferant:Innen Anforderungsprofil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem technisch-, naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Assistenzbereich oder Office Management Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift Was bieten wir? Ein spannendes, vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für Eigeninitiative 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible Arbeitszeitmodelle Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie Sachzulage, JobRad Leasing Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz in Bielefeld Arbeitgeber: Midas Pharma GmbH
Als Qualitätskontrollsystem-Spezialist (m/w/d) in unserem etablierten Familienunternehmen profitieren Sie von einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre und flexiblen Arbeitszeiten. Mit über 35 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern auch umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten und zahlreiche Benefits wie JobRad und EGYM Wellpass. Unsere flachen Hierarchien und kleinen Teams fördern eine direkte Kommunikation und schnelle Entscheidungsprozesse, sodass Sie Ihre Kreativität und Unabhängigkeit voll entfalten können.
