Office Management und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Standort: Offenbach am Main — Präsenzstelle

Umfang: Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Stunden

Vergütung: 40.000 bis 60.000 Euro

Die Kanzlei Die Mika Becker Steuerberatungsgesellschaft mbH betreut mit 16 Mitarbeitenden über 300 Mandate. Unsere Mandanten sind inhabergeführte Unternehmen des Mittelstands. Wir arbeiten vollständig digital — was den Bedarf an Organisation nicht kleiner macht, sondern anders.

Worum es bei dieser Stelle geht:

• Diese Position hält den Kanzleibetrieb zusammen.
• Verantwortung: Du führst das Fristenkontrollbuch und überwachst die Fristen der gesamten Kanzlei.
• Du behältst im Blick, welche Mandanten Unterlagen schulden, und hältst sie nach.
• Du sorgst dafür, dass Dokumente dort abgelegt sind, wo sie im Zweifel gefunden werden.

Das sind die Aufgaben, bei denen es teuer wird, wenn sie liegen bleiben. Die andere ist Alltag:

• Post scannen und verteilen
• Büromaterial und Getränke bestellen
• Sendungen zur Post bringen
• Die Firmenwagen pflegen und tanken
• Dafür sorgen, dass die Räume in Ordnung sind

Nichts davon ist glamourös, alles davon ist notwendig. Wenn du eine reine Assistenzstelle ohne die praktischen Anteile suchst, ist das hier nicht die richtige. Wenn du eine Stelle suchst, in der du die Kanzlei tatsächlich am Laufen hältst und dafür auch entsprechend bezahlt wirst, dann schon.

Deine Aufgaben:

• Führung des Fristenkontrollbuchs und Überwachung sämtlicher Fristen
• Nachhalten offener Unterlagen bei Mandanten — freundlich, aber beharrlich
• Überblick über den Bearbeitungsstand laufender Aufträge und rechtzeitiger Hinweis, wenn etwas zu kippen droht
• Scannen und Verteilen der Eingangspost an die zuständigen Bearbeiter
• Digitalisierung von Bescheiden, Belegen und Unterlagen
• Ablage und Strukturierung in DATEV DMS
• Bestellung von Büromaterial, Getränken und Verpflegung
• Versand und Postgänge
• Pflege der Kanzleiräume
• Pflege der Firmenwagen einschließlich Betankung
• Organisation von Teamveranstaltungen
• Buchung von Reisen und Veranstaltungen

Terminkoordination gehört ausdrücklich nicht dazu — das läuft bei uns über digitale Tools.

Was du mitbringst:

• Erfahrung im Backoffice einer Steuer- oder Rechtsanwaltskanzlei
• Sicherer Umgang mit DATEV, idealerweise mit DATEV DMS
• Genauigkeit bei Fristen
• Bereitschaft, Mandanten aktiv nachzufassen, auch mehrfach
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort in Offenbach
• Eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber keine Bedingung.

Du wirst nach § 62 StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Du siehst in dieser Position praktisch alle Unterlagen unserer Mandanten — entsprechend ernst nehmen wir die Auswahl.

Was diese Stelle bietet:

• Vergütung: 40.000 bis 60.000 Euro jährlich, abhängig von Erfahrung und Umfang der übernommenen Verantwortung.
• Vergütungsgespräche führen wir jährlich von uns aus.
• Eine Position mit Gewicht. Du arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen.
• Geregelte Arbeitszeiten. Überstunden gehören nicht zu unserer Erwartungshaltung.
• Ein Arbeitsplatz, an dem man gern ist: 625 Quadratmeter am Offenbacher Hafen, helle Räume, mehrere Besprechungsräume, kostenfreie Parkplätze am Gebäude, direkte Anbindung an die A661.

Wofür wir nicht der richtige Arbeitgeber sind:

• Diese Stelle ist eine Präsenzstelle. Mobiles Arbeiten ist bei den praktischen Anteilen dieser Position nicht darstellbar.
• Sie ist außerdem kein Einstieg in die steuerliche Beratung.
• Wir sind eine inhabergeführte Kanzlei, keine Konzernorganisation: keine Assistenzabteilung, keine festen Vertretungsstrukturen, und Prozesse, die sich häufiger ändern als in gefestigten Organisationen.