Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) Immobilien & Asset Management

Für unser Asset-Management-Team in Berlin suchen wir eine:n proaktive:n und engagierte:n Teamassistent:in, der/die uns im Alltag unterstützt und Teil unseres gemeinsamen Weges wird. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, deine Rolle aktiv mitzugestalten und viel Verantwortung zu übernehmen. Gleichzeitig erhältst du spannende Einblicke in das Asset Management und hast die Chance, dich perspektivisch in diese Richtung weiterzuentwickeln.

Wir bieten urbane Logistikflächen, mit denen Unternehmen Waren näher bei ihren Kunden lagern, verteilen und ausliefern können. Unser Portfolio konzentriert sich auf strategisch gelegene Lager- und Distributionsimmobilien, die die wachsende Nachfrage nach effizienten, städtisch ausgerichteten Lieferketten unterstützen. Mit einer cloudbasierten IT-Infrastruktur und starker lokaler Marktkenntnis verbindet Mileway paneuropäische Größe mit fundiertem Wissen vor Ort. Wir sind eine internationale und kollaborative Organisation und vereinen Kolleg:innen aus über 50 Nationen. Unsere Kultur ist pragmatisch, dynamisch und teamorientiert, mit einem starken Fokus auf Eigenverantwortung und Umsetzung. Bei Mileway fördern wir ein kontinuierliches Lernumfeld durch unsere internen Weiterbildungsprogramme, die sowohl deine fachliche als auch persönliche Entwicklung unterstützen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in unserem Büro in Berlin. In deiner Rolle als Teamassistenz ist eine durchgehende Präsenz vor Ort erforderlich, da du eine zentrale Anlaufstelle für das Team bist und maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Büroalltag beiträgst.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt das Asset-Management-Team im Tagesgeschäft und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben.
• Dabei hilfst du bei der Organisation von Ausschreibungen, Inbetriebnahmen und Projekten sowie bei der Nachverfolgung von Zahlungen.
• Im direkten Austausch mit Leads für freie Einheiten unterstützt du das Team bei Vermietungsanfragen (z. B. über Salesforce, ImmobilienScout, Kleinanzeigen oder Makler).
• Zudem wirkst du bei der Vorbereitung von Verträgen und Bestellungen mit, insbesondere im Rahmen des Office Managements (z. B. Dienstleistungsverträge, Büromaterial, Ausstattung für neue Mitarbeitende).
• Du pflegst und strukturierst wichtige Dokumente und Daten, z. B. Mietverträge und Objektinformationen, und sorgst für eine saubere Ablage.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Reportings, Präsentationen und Datenanalysen und übernimmst diese perspektivisch eigenständig.
• Darüber hinaus unterstützt du im Büromanagement, z. B. bei Telefonie, Empfang, Postbearbeitung sowie bei der Organisation von Bestellungen und Wartungen.

Dein Profil:

• Du bringst Kenntnisse oder Erfahrungen in den Bereichen Technik, Sekretariat, Mietverwaltung, Immobilienverwaltung oder in verwandten Bereichen mit.
• Du arbeitest selbstständig und selbstbewusst und bist gleichzeitig ein:e Teamplayer:in.
• Du bist technisch affin und hast idealerweise Erfahrung mit Yardi Voyager, Salesforce und/oder DocuSign sowie einen sicheren Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist in der Lage, mehrere Schritte vorauszudenken, Zusammenhänge zu erkennen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verstehen.
• Du überzeugst durch eine positive, proaktive Einstellung, Lösungsorientierung und Hands-on-Mentalität.
• Du schaffst Struktur in einem dynamischen Umfeld und sorgst nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern bringst auch Freude an deiner Arbeit mit.

Was wir dir bieten:

• Attraktive Vergütung & Bonus: Wir honorieren Deine Leistung mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt und zusätzlichen Bonuszahlungen.
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis: Wir setzen auf eine langfristige Zusammenarbeit und bieten Dir Sicherheit und Perspektive.
• Weiterentwicklung: Nutze unsere internen Trainings und Programme, um Deine Skills kontinuierlich auszubauen.
• Moderne Technik: Wir stellen Dir topaktuelle Tools und Technologie bereit, damit Du vernetzt und effizient arbeiten kannst.
• Work-Life-Balance: Bei uns findest Du Raum, um Beruf und Privatleben optimal zu verbinden.
• Vielfältige und internationale Unternehmenskultur: Arbeite in einem dynamischen Team mit Kolleg:innen aus über 51 Nationen, die unterschiedliche Perspektiven einbringen.
• Außerbetriebliche Events: Regelmäßige Team-Events und soziale Aktivitäten sorgen für Spaß, Austausch und stärken den Zusammenhalt.
• 28 Tage Urlaub für Deine Erholung und neue Energie.