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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the friendly face of our Geneva office and support daily operations.
- Arbeitgeber: Join a dynamic team in a vibrant work environment.
- Mitarbeitervorteile: Full-time position with flexible hours and opportunities for growth.
- Andere Informationen: Perfect for fast learners looking to kickstart their career in a supportive setting.
- Warum dieser Job: Make a difference by creating a welcoming atmosphere for guests and employees.
- Gewünschte Qualifikationen: Excellent customer service skills and a helpful attitude are a must.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der erfolgreiche Kandidat wird als Empfangs- und Facility-Assistent in unserem Büro in Genf arbeiten. Die Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag, von 9:00 bis 18:00 Uhr, jedoch ist Flexibilität erforderlich.
Hauptverantwortlichkeiten
- Empfangsverantwortlichkeiten
- Begrüßung und Begleitung interner und externer Gäste
- Tägliches Sammeln, Sortieren und Verteilen eingehender Kurierdienste
- Koordination ausgehender Kurierdienste mit DHL
- Bearbeitung von registrierten/Retouren-Paketen und Lieferung an die Post
- Switchboard-Management, Filterung eingehender Anrufe
- Sauberkeit und Ordnung im Empfangsbereich zu jeder Zeit gewährleisten
- Unterstützung des EU-Teams bei Reisen und Ausgaben
- Ad-hoc administrative Aufgaben
- Identifizierung von Mängeln im Büro und proaktive Meldung an den Büroleiter
- Sicherstellung, dass das äußere Erscheinungsbild des Büros den Unternehmensstandards entspricht
- Vorbereitung und Reinigung des Konferenzraums nach der Nutzung
- Zusammenarbeit und Kommunikation mit Gebäudetechnikern zu Serviceanfragen
- Unterstützung der Mitarbeiter bei täglichen Bürobedürfnissen, wie z.B. Bestellung von Visitenkarten
- Bürozugangskontrolle – Verwaltung der Zugangsausweise für das Büro
- Lieferantenmanagement - Suche und Einreichung neuer Lieferanten zur Einarbeitung
- Durchführung einer Büroeinweisung für neue Mitarbeiter am ersten Tag
- Unterstützung bei Hotel- und Restaurantbuchungen, wenn erforderlich
- Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung
- Ad-hoc-Teamanforderungen, die auftreten, einschließlich Urlaubsvertretung
Qualifikationen/Fähigkeiten erforderlich
- Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten
- Freundlich, kooperativ
- Schneller Lerner
- Englischkenntnisse
- Detailorientiert
- Hilfsbereite Einstellung
Reception & Facilities Assistant Arbeitgeber: Millennium
Kontaktperson:
Millennium HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Reception & Facilities Assistant
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Reception & Facilities Assistant bewirbst, schau dir die Firma genau an. Zeig, dass du ihre Werte verstehst und bereit bist, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Praktikanten in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir einen echten Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Kundenservice und deine Detailorientierung am besten präsentieren kannst. Übe Antworten auf häufige Fragen und sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell anzupassen und deine Motivation klar zu kommunizieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Reception & Facilities Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine freundliche und kooperative Sprache, die zu deinem Charakter passt. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Aufgaben erledigt, sondern auch gut ins Team passt.
Kundenservice im Fokus: Betone in deiner Bewerbung deine Erfahrungen im Kundenservice. Erzähl uns von Situationen, in denen du freundlich und hilfsbereit warst. Das ist für die Rolle als Empfangs- und Facility-Assistent besonders wichtig!
Details zählen: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Informationen enthält. Wir lieben Detailverliebtheit! Ein sauberer und ordentlicher Lebenslauf zeigt uns, dass du die Anforderungen ernst nimmst.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Millennium vorbereitest
✨Sei der freundliche Gastgeber
Da die Rolle viel mit dem Empfang von Gästen zu tun hat, solltest du während des Interviews eine freundliche und einladende Ausstrahlung zeigen. Übe, wie du dich vorstellen würdest und wie du Gäste begrüßen würdest, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kenntnis der Büroorganisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie das Management von eingehenden und ausgehenden Sendungen. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, um deine Eignung zu demonstrieren.
✨Flexibilität betonen
Die Stelle erfordert Flexibilität in den Arbeitszeiten. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit flexibel auf verschiedene Anforderungen reagiert hast. Zeige, dass du bereit bist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten, wenn es nötig ist.
✨Teamarbeit hervorheben
Da die Rolle auch die Unterstützung des EU-Teams umfasst, solltest du Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit parat haben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Herausforderungen zu meistern.