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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du organisierst das Büro, koordinierst Reisen und betreust Gäste.
- Arbeitgeber: Wir sind ein dynamisches Team, das Eigenverantwortung und Mitgestaltung schätzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, kreative Gestaltungsmöglichkeiten und ein herzliches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse mit und arbeite in einem unterstützenden, digitalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management sind erforderlich.
- Andere Informationen: Erlebe ein persönliches Kennenlernen und Probearbeiten, um das Team besser zu verstehen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei uns kannst du weit mehr als "nur" Büroorganisation: Du bist das Herzstück unseres Teams und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft - mit Überblick, Eigeninitiative und einem Gespür für Menschen. Deine Aufgaben sind vielseitig und verantwortungsvoll - von der internen Koordination über das Reisemanagement bis hin zur Gästebetreuung und Ausstattung des Büros. Anders als in starren Konzernstrukturen schätzen wir bei uns Eigenverantwortung, kurze Entscheidungswege und echte Mitgestaltung. Du bekommst den Raum, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln, deine Ideen einzubringen und ein Umfeld mitzugestalten, in dem sich alle wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Wenn du gerne organisierst, vorausschauend denkst und Lust auf ein herzliches, digitales Team hast, bist du bei uns genau richtig.
Tätigkeiten
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
- Verantwortung für die Büroorganisation sowie proaktive Optimierung interner Abläufe
- Telefonmanagement sowie Korrespondenz
- Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern (z.B. Post, Lieferanten, Reinigungsservice)
- Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen)
- Organisation von Firmenveranstaltungen und Events
- Ansprechpartner/-in für Kollegen bei organisatorischen Fragen
Anforderungen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
- Lösungsorientierte Denkweise und die Fähigkeit, Probleme schnell zu bewältigen
- Freude an der Organisation und Optimierung von Prozessen
- Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten und eine hohe Eigeninitiative
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Du bist ein/-e Teamplayer/-in mit einem Auge für Details und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
- Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren administrativen Rolle
Bewerbungsprozess
- Bewerbung einreichen: Deine Bewerbung wird von uns mit höchster Aufmerksamkeit behandelt. Nachdem wir deine Unterlagen erhalten haben, prüfen wir sie gründlich auf deine Qualifikationen und schauen, ob du zu unserer Unternehmenskultur passt.
- Erstes Feedback: Nach der ersten Prüfung bekommst du unser Feedback. Wenn wir überzeugt sind, dass dein Profil gut zu uns passt, laden wir dich zu einem Telefoninterview oder persönlichen Gespräch ein. Sollte es keine optimale Übereinstimmung geben, erhältst du eine wertschätzende und ehrliche Rückmeldung.
- Persönliches Kennenlernen: Nach einem erfolgreichen ersten Gespräch laden wir dich zu einem persönlichen Kennenlernen in unsere Agentur ein. Dies ist deine Gelegenheit, unser Team und die Arbeitsatmosphäre hautnah zu erleben. In einem offenen Gespräch kannst du herausfinden, ob es von beiden Seiten harmoniert.
- Probearbeiten in der Agentur: Um sicherzustellen, dass du dich bei uns wirklich wohlfühlst und gut ins Team passt, laden wir dich zum Probearbeiten ein. Dabei kannst du unsere Arbeitsweise kennenlernen, aktiv an Projekten teilnehmen und erste Einblicke in dein zukünftiges Tätigkeitsfeld gewinnen. Dies ist nicht nur eine Chance für uns, sondern auch für dich, zu prüfen, ob mindtwo das perfekte Arbeitsumfeld für dich ist.
- Vertragsangebot: Wenn nach dem Probetag alles passt, bereiten wir ein Vertragsangebot für dich vor. Du erhältst die Vertragsunterlagen zur Durchsicht und hast ausreichend Zeit, alles in Ruhe zu prüfen und deine Fragen zu klären.
- Vertragsunterzeichnung: Die Vertragsunterzeichnung findet flexibel nach deiner Terminplanung in unseren Büroräumen statt. Bei dieser Gelegenheit lernst du dein neues Arbeitsumfeld noch besser kennen und triffst einige deiner zukünftigen Kolleg:innen. Wir freuen uns darauf, dich in unserem Team willkommen zu heißen!
Office Manager Bonn (gn) Arbeitgeber: mindtwo GmbH
Kontaktperson:
mindtwo GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager Bonn (gn)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten bereits im ersten Gespräch. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich koordiniert hast. Dies wird dir helfen, deine Eignung für die Rolle des Office Managers zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur von StudySmarter zu erfahren. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, um Einblicke zu gewinnen, die dir helfen können, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Prozessoptimierung zu beantworten. Überlege dir konkrete Ideen, wie du interne Abläufe verbessern würdest, und präsentiere diese während des Interviews. Das zeigt deine Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeiten.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsstärke unter Beweis zu stellen. Übe, wie du in stressigen Situationen ruhig und professionell bleibst, und zeige, dass du ein Teamplayer bist, der auch in herausfordernden Momenten den Überblick behält.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager Bonn (gn)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, eines Motivationsschreibens und gegebenenfalls von Zeugnissen oder Referenzen. Achte darauf, dass deine Unterlagen klar strukturiert und fehlerfrei sind.
Motivationsschreiben anpassen: Gestalte dein Motivationsschreiben individuell für die Position als Office Manager in Bonn. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Erfahrung im Office Management und deine Freude an der Optimierung von Prozessen. Zeige, wie du zur Unternehmenskultur passt.
Auf die Anforderungen eingehen: Gehe in deinem Lebenslauf und Motivationsschreiben gezielt auf die Anforderungen der Stellenanzeige ein. Hebe deine Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Teamfähigkeit hervor, um zu zeigen, dass du die ideale Besetzung für die Stelle bist.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und die Dateiformate den Vorgaben entsprechen. Überprüfe vor dem Absenden nochmals alle Angaben auf Richtigkeit.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei mindtwo GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben des Office Managers. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Projekte oder Abläufe erfolgreich gemanagt hast.
✨Kommunikationsstärke unter Beweis stellen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klar und präzise zu sprechen und auf Fragen einzugehen, um dein sicheres Auftreten zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
