Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Ihre Aufgaben
• Organisationstalent, Zahlenchecker und Möglichmacher

Du siehst einen Beleg und denkst nicht sofort: „Darum kümmert sich bestimmt jemand anderes“?

Du kannst Zahlen, Aufgaben, Projekte und Menschen koordinieren, ohne dass dabei alles in einem riesigen digitalen Ablagestollen verschwindet?

Du hast Ideen für Social Media, packst im Tagesgeschäft mit an und bereitest Informationen so auf, dass daraus gute Entscheidungen entstehen?

Dann könnte das deine nächste Schicht sein.

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung , die nicht nur verwaltet, sondern mitdenkt, vorausplant und anpackt.

Eine Person, die Belege und Unterlagen im Griff hat, Projekte koordiniert, Social Media mitgestaltet und der Geschäftsführung dabei hilft, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Bei uns bist du keine klassische Büroassistenz und auch kein menschlicher Kalender.

Du wirst zur wichtigen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mannschaft, Zahlen, Marketing und unseren Abenteuerprojekten.

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass wichtige Informationen, Aufgaben und Unterlagen nicht irgendwo zwischen „müssten wir noch“ und „hatte das nicht jemand übernommen?“ verloren gehen.

Belege, Rechnungen und vorbereitendes Rechnungswesen

Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen Unterlagen sauber, vollständig und nachvollziehbar organisiert sind.

Dazu gehören unter anderem

• Belege und Rechnungen sammeln, prüfen und zuordnen
• Ein- und Ausgangsrechnungen vorbereiten und nachhalten
• Zahlungsfristen und offene Vorgänge im Blick behalten
• Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung vorbereiten
• Rechnungen, Verträge und kaufmännische Dokumente strukturiert ablegen
• Rückfragen zu Belegen und Buchungen intern klären
• Übersichten zu Kosten, Einnahmen und laufenden Vorgängen erstellen
• fehlende Unterlagen konsequent bei den zuständigen Personen einfordern

Du musst keine Bilanz im Schlaf aufsagen können. Du solltest aber verstehen, dass „Beleg ist irgendwo“ keine anerkannte Form der Buchführung ist.

Berichte und Entscheidungsunterstützung

Du bereitest Informationen so auf, dass die Geschäftsführung nicht erst durch zwölf Tabellen, sieben Chats und drei Sprachnachrichten graben muss.

Deine Aufgaben

• Zahlen, Informationen und Rückmeldungen aus verschiedenen Bereichen zusammentragen
• regelmäßige Berichte und Übersichten erstellen
• Ergebnisse, Kosten und Entwicklungen verständlich aufbereiten
• Abweichungen und offene Punkte frühzeitig erkennen
• Entscheidungsvorlagen vorbereiten
• mögliche Handlungsoptionen gegenüberstellen
• Aufgaben und Beschlüsse dokumentieren und nachverfolgen
• der Geschäftsführung einen klaren Überblick über laufende Themen geben

Du lieferst nicht nur Informationen, sondern hilfst dabei, aus Informationen Entscheidungen zu machen.

Planung und Projektkoordination

Bei uns entstehen besondere Erlebnisangebote und abwechslungsreiche Abenteuerprojekte.

Damit aus einer starken Idee am Ende ein funktionierendes Angebot wird, braucht es jemanden, der die Fäden zusammenhält.

Dabei übernimmst du beispielsweise

• Planung und Koordination laufender Projekte
• Erstellung von Aufgaben-, Ablauf- und Maßnahmenplänen
• Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern
• Nachhalten von Zuständigkeiten, Fristen und Ergebnissen
• Vorbereitung von Projektbesprechungen
• Dokumentation von Entscheidungen und nächsten Schritten
• Koordination von Eröffnungen, Aktionen und besonderen Veranstaltungen
• Erkennen von Verzögerungen, Problemen und fehlenden Informationen
• Unterstützung bei der Umsetzung neuer Ideen und Angebote

Du wartest nicht darauf, dass dir jede Kleinigkeit einzeln erklärt wird. Du verschaffst dir einen Überblick, stellst die richtigen Fragen und bringst Themen selbstständig voran.

Social Media und Marketing

Unsere Abenteuer sollen nicht nur vor Ort gut aussehen. Sie müssen auch digital gesehen werden.

Deshalb unterstützt du uns aktiv bei

• Planung von Social-Media-Inhalten
• Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen, Storys und kurzen Videos
• Entwicklung kreativer Themen und Kampagnen
• Koordination von Foto- und Videoaufnahmen
• Pflege von Redaktions- und Aktionsplänen
• Abstimmung mit Mitarbeitenden, Agenturen und weiteren Partnern
• Beobachtung von Reichweiten, Reaktionen und Ergebnissen
• Aufbereitung einfacher Social-Media-Auswertungen
• Unterstützung bei Werbeaktionen, Events und Kooperationen
• Sicherstellung eines einheitlichen und passenden Unternehmensauftritts

Du solltest ein Gespür dafür haben, welche Inhalte Menschen wirklich interessieren. Ein verwackeltes Foto mit „Kommt vorbei!“ gilt bei uns nicht automatisch als Marketingstrategie.

Koordination und operatives Tagesgeschäft

Du bist die zentrale Schnittstelle, wenn verschiedene Aufgaben, Personen und Informationen zusammengebracht werden müssen.

Dazu gehören

• Abstimmung mit Mitarbeitenden und Führungskräften
• Koordination interner Aufgaben und Rückmeldungen
• Unterstützung bei Personal- und Organisationsthemen
• Kommunikation mit Dienstleistern, Partnern und Lieferanten
• Einholen und Vergleichen von Angeboten
• Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben tatsächlich umgesetzt wurden
• Erkennen und Lösen kleinerer Probleme im Tagesgeschäft
• Übernahme eigener Verantwortungsbereiche
• direkte Unterstützung der Geschäftsführung bei aktuellen Herausforderungen

Kurz gesagt: Du bist die Person, die aus „Darum müssten wir uns kümmern“ ein „Ist erledigt und hier ist das Ergebnis“ macht.

Hands-on bedeutet bei uns wirklich anpacken

Wir suchen niemanden, der Aufgaben nur weiterleitet und anschließend hofft, dass sich das Problem auf wundersame Weise selbst auflöst.

Hands-on bedeutet bei uns

• Du erkennst Arbeit und packst sie an.
• Du denkst einen Schritt weiter.
• Du sprichst Probleme offen an.
• Du suchst nach Lösungen statt nach Ausreden.
• Du fragst nach, wenn Informationen fehlen.
• Du behältst Aufgaben bis zum Abschluss im Blick.
• Du kannst planen, aber bei Bedarf auch spontan umdenken.
• Du bist dir nicht zu schade, auch praktisch mitzuhelfen.

Wenn irgendwo gerade Unterstützung gebraucht wird, diskutieren wir nicht zuerst darüber, ob das exakt in einer zehn Jahre alten Stellenbeschreibung steht.

Wir ziehen gemeinsam am Förderseil.

• Dein Profil
• Das bringst du mit
• eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ein gutes Verständnis für Zahlen und kaufmännische Abläufe
• Erfahrung mit Belegen, Rechnungen oder vorbereitender Buchhaltung
• Sicherheit im Umgang mit Office-Programmen und digitalen Tools
• Freude an Planung, Koordination und eigenverantwortlichem Arbeiten
• Interesse an Social Media, Marketing und digitalen Inhalten
• eine klare und freundliche Kommunikation
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• die Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden
• Eigeninitiative und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• den Mut, Entscheidungen vorzubereiten und Empfehlungen auszusprechen
• Lust auf abwechslungsreiche Aufgaben und ungewöhnliche Projekte

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung, Verwaltung, Projektkoordination oder Marketing ist von Vorteil.

Noch wichtiger ist uns aber, dass du Verantwortung übernimmst, zuverlässig arbeitest und nicht bei jeder unbekannten Aufgabe sofort den Rückwärtsgang einlegst.

Warum wir?

• Das erwartet dich bei uns
• abwechslungsreiche Abenteuer- und Erlebnisprojekte
• eine vielseitige Position nah an der Geschäftsführung
• Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• eigene Verantwortungsbereiche und echte Gestaltungsmöglichkeiten
• kurze Entscheidungswege
• Raum für Ideen und Verbesserungen
• eine Mischung aus Organisation, Zahlen, Marketing und Projektarbeit
• ein Arbeitsalltag, bei dem nicht jeder Tag gleich aussieht
• direkte Kommunikation ohne unnötigen Konzern-Zirkus
• eine Mannschaft, die gemeinsam anpackt
• Entwicklungsmöglichkeiten passend zu deinen Stärken

Bei uns sitzt du nicht den ganzen Tag daneben und schreibst mit, während andere entscheiden.

Du bereitest Entscheidungen mit vor, bringst eigene Gedanken ein und hilfst aktiv dabei, unsere Projekte wirtschaftlich und organisatorisch voranzubringen.

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