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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, plane Meetings und verwalte Dokumente.
- Arbeitgeber: Das Ministerium für Finanzen bewahrt und pflegt das Vermögen des Landes.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Gesundheitsmanagement.
- Warum dieser Job: Gestalte eine zukunftssichere Karriere mit sozialem Einfluss in einem kollegialen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Übertarifliche Vergütung und Weiterbildungsmöglichkeiten sind gegeben.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 48000 € pro Jahr.
Assistenz (w/m/d) im Büro der Abteilungsleitung 2. Das Ministerium für Finanzen hat eine Vielzahl an ganz unterschiedlichen Aufgaben. Zentral ist dabei, das Vermögen des Landes zu bewahren und zu pflegen - sowohl finanziell, als auch kulturell. Neben Finanzpolitik, Haushalt, Steuern kümmert sich das Finanzministerium auch um Landesbeteiligungen und die Immobilien des Landes.
Organisation des Abteilungsbüros:
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Besucherempfang
- Erstellen von Schreiben, Anfertigen von Terminmappen, Führen von Tabellen und Statistiken
- Korrekturlesen und Versand von Schriftstücken
- Ablage und Verwaltung von Dokumenten und insbesondere Koordination aller E-Aktenvorgänge in der Abteilung
- Mitwirkung bei Organisationsangelegenheiten
- Zusammenführung abteilungsinterner Abfragen
- selbstständiges Erstellen von Übersichten und Grafiken
- Bearbeitung von PDF-Dateien, insbesondere im Umgang mit der Barrierefreiheit
- Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Sekretariat anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten
Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.
Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung der Fachrichtung Verwaltung oder vergleichbare verwaltungsnahe Qualifikation (z. B. als Fachangestellte bzw. Fachangestellter (w/m/d) für Bürokommunikation, Kauffrau bzw. -mann (w/m/d) für Büromanagement oder Personal (IHK), Rechtsanwaltsfachangestellte bzw. Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d))
Kenntnisse im Sekretariatsbereich:
- ein freundliches und sicheres Auftreten
- eine sehr selbstständige Arbeitsweise
- ein hohes Maß an Belastbarkeit, Engagement, Organisationstalent, zeitliche Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und loyales Verhalten
- eine stilsichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
- Erfahrung mit selbstständigem Arbeiten in den genannten Aufgabenfeldern
- einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft Produkten, insbesondere im Bereich der Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sowie gute Schreibfertigkeiten
Ein gutes, kollegiales Team, eine zukunftssichere, vielfältige und interessante Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot, Gesundheitsmanagement und Sportangebote, Verpflegungsmöglichkeit in der Betriebskantine, nachhaltige Mobilität mit dem JobTicket BW (z. B. Deutschlandticket) und JobBike BW, Heiligabend und Silvester dienstfrei, 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche, Work-Life-Balance, familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle.
Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 5 TV-L, für die Dauer der Tätigkeit im Vorzimmer der Abteilungsleitung 2 erhalten Sie nach der Vorzimmer-Richtlinie des Ministeriums für Finanzen eine übertarifliche Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L.
Sekretariat / Assistenz – Verwaltung & Bürokoordination (w/m/d) Arbeitgeber: Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg
Kontaktperson:
Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat / Assistenz – Verwaltung & Bürokoordination (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Ministeriums für Finanzen. Zeige in deinem Gespräch, dass du die verschiedenen Bereiche wie Finanzpolitik und Haushaltsführung verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu geben. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Besprechungen organisiert hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Zeige dein Engagement für eine selbstständige Arbeitsweise. Bereite dich darauf vor, zu erläutern, wie du in der Vergangenheit eigenverantwortlich Projekte oder Aufgaben übernommen hast und welche Ergebnisse du erzielt hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um deine Kenntnisse in Microsoft-Produkten zu demonstrieren. Sei bereit, über deine Erfahrungen mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation zu sprechen und eventuell sogar praktische Beispiele zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat / Assistenz – Verwaltung & Bürokoordination (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die im Ministerium für Finanzen erwartet werden.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position im Sekretariat und der Bürokoordination wichtig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Erfolg des Ministeriums beitragen können.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lass sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind und dass der Text klar und präzise ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Selbstbewusstes Auftreten
Ein freundliches und sicheres Auftreten ist entscheidend. Übe deine Körpersprache und deinen Blickkontakt, um Selbstvertrauen auszustrahlen. Denke daran, dass du nicht nur für die Stelle beworben wirst, sondern auch, um zu sehen, ob das Unternehmen zu dir passt.
✨Kenntnisse in Microsoft-Produkten
Da der Umgang mit Microsoft-Produkten wichtig ist, solltest du deine Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation auffrischen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu diesen Programmen zu beantworten oder sogar praktische Tests zu absolvieren.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung.
