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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Meetings und Unterstützung der Abteilungsleitung.
- Arbeitgeber: Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg fördert Innovationen und gestaltet die Zukunft.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, übertarifliche Vergütung und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit sozialer Verantwortung und Entwicklungschancen.
- Gewünschte Qualifikationen: Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung, gute MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist bis 23.07.2025, unbefristete Anstellung möglich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Teilzeit Hybrid Königstraße 46, 70173 Stuttgart
Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.
Wir suchen ab 15.10.2025 im Umfang von 50 v. H. eine / einen Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d).
Ihre Aufgaben:
- Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender.
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
- Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
- Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
- Sie übernehmen abteilungsspezifische Dokumentation.
- Sie empfangen Besprechungsgäste im Haus.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung.
- Sie interessieren sich für Hochschulen und Digitalisierung und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
- Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
- Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
- Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS Office-Bereich.
- Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
- Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen.
Wir bieten:
- für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L.
- eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
- flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
- einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
- die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
- ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens bis zur Bewerbungsfrist: 23.07.2025 in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.
Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dingfelder (0711 279-3160).
Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
Kontaktperson:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Themen im Bereich Hochschulen und Digitalisierung. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie diese das Ministerium betreffen könnten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit MS Office konkret darstellen kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation für die Stelle, indem du dich mit der Mission des Ministeriums identifizierst. Erkläre, warum du gerne in diesem Bereich arbeiten möchtest und wie du zur Zukunftsgestaltung von Baden-Württemberg beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, warum du dich für das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst interessierst und wie du zur Abteilungsleitung beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sowie deine Kenntnisse in MS Office. Achte darauf, dass dein Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst, einschließlich deines Anschreibens, Lebenslaufs und eventuell weiterer Nachweise. Überprüfe vor dem Absenden, ob alles vollständig und korrekt ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz im Büro der Abteilungsleitung. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Terminorganisation und der Planung von Dienstreisen einbringen kannst.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da sehr gute Kenntnisse im MS Office-Bereich gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast. Bereite dich darauf vor, eventuell auch praktische Fragen dazu zu beantworten.
✨Kommunikative Fähigkeiten hervorheben
Da die Position viel Kontakt mit verschiedenen Personen erfordert, ist es wichtig, deine kommunikativen Fähigkeiten zu betonen. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit anderen kommuniziert hast, sowohl persönlich als auch telefonisch.
✨Stressresistenz demonstrieren
In stressigen Situationen ruhig und gelassen zu bleiben, ist eine wichtige Fähigkeit für diese Rolle. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit stressigen Situationen umgegangen bist und teile diese Erfahrungen im Interview.
