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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Join the E-Akte team to manage electronic files and support information security tasks.
- Arbeitgeber: Be part of the Ministry of Science, Research, and Arts in Baden-Württemberg, shaping the future of education and innovation.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and a comprehensive health management program.
- Warum dieser Job: This role offers diverse tasks, a supportive culture, and the chance to make a real impact.
- Gewünschte Qualifikationen: Ideal for those with administrative training or experience in electronic file management; teamwork and IT skills are essential.
- Andere Informationen: Applications from individuals with disabilities are encouraged, and tandem applications are welcome.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
Mitarbeiterin / Mitarbeiter E-Akte und Informationssicherheit (w/m/d) Vollzeit Hybrid Königstraße 46, 70173 Stuttgart Mit/ohne Berufserfahrung Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei. Wir suchen ab sofort eine / einen Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für eine Stelle im Referat „Organisation & IT in der Verwaltung“.
Die Stelle ist je zur Hälfte beim Team E-Akte und beim Informationssicherheitsbeauftragten des Ministeriums angesiedelt. Ihre Aufgaben: Ihre Aufgaben Team E-Akte: Sie arbeiten im Team E-Akte mit dem landesweiten IT-System „E-Akte-Baden-Württemberg“. Sie bearbeiten den Posteingang in der Registratur und sind zuständig für das Anlegen von Akten und Vorgängen in der E-Akte sowie für die Vergabe von Aktenzeichen.
Sie unterstützen bei der Beratung, Abstimmung und Pflege des Aktenbestandes. Sie führen Rechercheaufträge durch, stellen Akten termingerecht bereit, überwachen Aufbewahrungsfristen und führen Aktenaussonderungen durch. Ihre Aufgaben beim Beauftragten für Informationssicherheit: Sie dokumentieren sicherheitsrelevante Vorfälle, pflegen und verwalten Verteilerlisten.
Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von Befragungen und Erhebungen. In Zusammenarbeit mit dem ISB-Team wirken Sie bei der Planung, Koordination und Durchführung von externen Schulungen, Tagungen und Veranstaltungen mit. Sie übernehmen die Führung der ISB-Geschäftsstelle mit zentralem Postfach, ein- und ausgehender Korrespondenz und der Beantwortung bzw.
Weiterleitung eingehender Anfragen. Ihr Profil: Sie verfügen über eine Ausbildung für den mittleren Dienst, zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Fachkraft für Bürokommunikation. Sie sind selbstständiges, gewissenhaftes Arbeiten gewohnt und sind teamfähig.
Sie beherrschen die gängigen Office-Anwendungen souverän und verfügen über gute EDV-Kenntnisse. Erste berufliche Erfahrungen im Bereich der Registratur, der elektronischen Aktenverwaltung oder in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil. Wir bieten: die Einstellung in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis bzw.
im Beamtenverhältnis auf Lebenszeit im mittleren Dienst, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabenstellung. flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
die Möglichkeit zur Telearbeit (bis zu 60 % der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit) mit entsprechender IT-Ausstattung für den heimischen Arbeitsplatz. einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart. die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
ein umfangreiches Gesundheitsmanagement. ein vielfältiges Fortbildungsangebot. Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar – auch Tandembewerbungen sind erwünscht.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens Website mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 21.03.2025 in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.
Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Frau Bugar (0711 279-3023) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Suphan (0711 279-3099).
Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: Website
Mitarbeiter E-Akte und Informationssicherheit (w/m/d) Arbeitgeber: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
Kontaktperson:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter E-Akte und Informationssicherheit (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Bereich E-Akte und Informationssicherheit. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und Herausforderungen in der elektronischen Aktenverwaltung verstehst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Personen, die bereits im Ministerium oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur und Erwartungen zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Informationssicherheit vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Kenntnisse in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Selbstständigkeit in Gesprächen. Bereite konkrete Beispiele vor, die belegen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und gleichzeitig eigenverantwortlich Aufgaben übernommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter E-Akte und Informationssicherheit (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Mitarbeiter E-Akte und Informationssicherheit wichtig sind.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Gestalte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass sie auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen eingehen. Betone deine Kenntnisse in der elektronischen Aktenverwaltung und deine Teamfähigkeit.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten. Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Ministerium.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zur angegebenen Frist (21.03.2025) über das Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen zusammenzustellen und zu überprüfen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg vorbereitest
✨Verstehe die Aufgabenbereiche
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben im Team E-Akte und beim Informationssicherheitsbeauftragten vertraut. Zeige im Interview, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, diese aktiv zu unterstützen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der elektronischen Aktenverwaltung oder in der öffentlichen Verwaltung verdeutlichen. Das hilft, deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Teamfähigkeit betonen
Da Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt, solltest du im Interview betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast. Teile Erfahrungen, die deine Teamfähigkeit und dein selbstständiges Arbeiten zeigen.
✨Fragen zur Organisation stellen
Bereite einige Fragen zur Organisation und den Arbeitsabläufen im Ministerium vor. Das zeigt dein Interesse an der Stelle und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
