Leitung Administration / Assistenz der Geschäftsleitung 40-60%

Organisationstalent mit Weitblick gesucht.

Als Assistenz der Geschäftsleitung übernimmst du in unserem Unternehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensfunktion. Sie unterstützen die Geschäftsleitung im operativen und organisatorischen Alltag, erkennen Handlungsbedarf frühzeitig und sorgen dafür, dass Abläufe effizient, zuverlässig und vorausschauend organisiert sind.

Dank deines vernetzten Denkens, deiner Eigeninitiative und deines Verantwortungsbewusstseins behältst du auch bei vielfältigen Themen und wechselnden Prioritäten den Überblick. Du entlastest die Geschäftsleitung gezielt, koordinierst interne und externe Schnittstellen und trägst wesentlich dazu bei, dass administrative, personelle und organisatorische Prozesse reibungslos funktionieren.

Dabei handelst du selbstständig, diskret und loyal und vertrittst die Interessen der Geschäftsleitung bei Bedarf auch gegenüber Mitarbeitenden, Partnern und externen Dienstleistern.

Wichtig zu wissen

Diese Position geht über eine klassische Assistenzfunktion hinaus. In unserem überschaubaren und persönlich geprägten Umfeld übernehmen Sie eine zentrale Rolle und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen. Sie unterstützen nicht nur administrativ, sondern denken voraus, koordinieren, organisieren und begleiten unterschiedlichste Themen mit Weitblick und Eigeninitiative, schaffen Struktur und sorgen für verlässliche Abläufe im Unternehmen.

Dabei erwarten dich kurze Entscheidungswege, ein hohes Maß an Selbstständigkeit sowie die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

Organisation Administration

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Pendenzen und administrativen Abläufen
• Pflege und Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen
• Organisation von Firmenevents, internen Workshops und Teamanlässen

Personalwesen

• Koordination von Ein- und Austritten
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess
• Verwaltung von Ferien- und Ressourcenplanungen
• Betreuung administrativer HR-Prozesse

Finanzen Projektadministration

• Unterstützung bei Debitoren- und Kreditorenprozessen
• Mitarbeit in der Projekt- und Baubuchhaltung
• Rechnungsprüfung und administrative Projektbegleitung

IT Digitalisierung

• Koordination des internen First-Level-Supports
• Verwaltung von Benutzerkonten, Arbeitsplätzen und Softwarelizenzen
• Schnittstelle zu externen IT-Partnern

Kommunikation Marketing

• Mitarbeit bei Bewerbungen für Wettbewerbe, Präqualifikationen und Angebotsdossiers
• Pflege von Website, LinkedIn und weiteren Kommunikationskanälen

Qualifikation

Ihr Profil

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Weiterbildung im Bereich HR, Betriebswirtschaft oder Finanz- und Rechnungswesen von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse
• Hohe Affinität und sicherer, souveräner Umgang mit digitalen Technologien und IT-Systemen
• Erfahrung mit CRM- oder Buchhaltungssystemen (z.B. MesserliPROJEKT, NAKA oder vergleichbare Lösungen) von Vorteil
• Stilsichere schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch

Persönliche Kompetenzen

• Vernetztes Denken, rasche Auffassungsgabe und Kommunikationsstärke
• Fähigkeit Aufgaben zu koordinieren, zu delegieren und Umsetzung konsequent nachzuverfolgen
• Strukturierte, effiziente, methodische, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, Organisationsgeschick und Dienstleistungsorientierung
• Hohe Diskretion, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit
• Führungsstärke in der Koordination von Aufgaben sowie ausgeprägte Selbstführung und Eigenverantwortung

Diese Aufgabe richtet sich an Menschen, die nicht nur ausführen, sondern mitdenken und Verantwortung übernehmen.

Wenn du gerne selbstständig arbeitest, Zusammenhänge erkennst, Strukturen schaffst, Themen eigenständig voranbringen und die Geschäftsleitung als verlässliche:r Partner:in unterstützen willst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Deine vollständige Bewerbung mit Lebenslauf, Foto und Zeugnissen/Zertifikaten richtest du bitte per E-Mail an sandra(.)hauser(@)mbarchitekten(.)cm.