Property Officer – LE4 – Geneva – On-going

Standort: Geneva

Abteilung: DFAT - Geneva

Gehalt: CHF 94,809 pro Jahr. 20 Tage Jahresurlaub, 50% Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Unfallversicherung sowie zur Pensionskasse.

Vertrag: Laufend

Klassifizierung: LE4

Schlussdatum: 7. Juli 2026

Es werden Bewerbungen von Personen gesucht, die an einer Anstellung im Property Team des Australischen Konsulats in Genf interessiert sind. Der erfolgreiche Bewerber wird als lokal angestelltes Personal (Locally Engaged Staff) vom Australischen Konsulat in Genf eingestellt. Die Bedingungen der Anstellung unterliegen den Gesetzen der Schweiz. Bitte beachten Sie, dass das Australische Konsulat in Genf keine Unterstützung bei der Umsiedlung bietet. Alle Kosten, die mit der Übernahme der Position verbunden sind, trägt der erfolgreiche Bewerber. Eine Standardüberprüfung der Zuverlässigkeit wird vor Beginn der Tätigkeit für den erfolgreichen Bewerber durchgeführt.

Über die Abteilung für auswärtige Angelegenheiten und Handel (DFAT): Die Rolle der DFAT besteht darin, die Interessen Australiens und der Australier international zu fördern. Dies umfasst die Stärkung der Sicherheit Australiens, die Verbesserung des Wohlstands Australiens, die Bereitstellung eines effektiven und qualitativ hochwertigen Programms für ausländische Hilfe und die Unterstützung australischer Reisender und Australier im Ausland. Die Abteilung bietet der australischen Regierung Beratung zu Außen-, Handels- und Entwicklungspolitik.

Über die Position: Unter allgemeiner Anleitung des Estate Managers unterstützt der Property Officer die effiziente Verwaltung und Instandhaltung des Immobilienportfolios und hilft bei einigen Projekten im Chancery. Diese Rolle umfasst die Koordination der täglichen Abläufe, die Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern sowie die Gewährleistung, dass alle Immobilien gut instand gehalten, konform und an den organisatorischen Standards ausgerichtet sind. Der Property Officer unterstützt tägliche Anfragen von internen Interessengruppen in Bezug auf Wohnimmobilien und das Chancery. Die Rolle behandelt nicht routinemäßige Probleme und interpretiert Richtlinien, wenn die Umstände variieren.

Wesentliche Verantwortlichkeiten der Position umfassen, sind jedoch nicht beschränkt auf:

• Anwendung und Beratung von Interessengruppen zu DFAT-Immobilienverfahren, -richtlinien und relevanten Richtlinien, Eskalation komplexer oder nicht standardmäßiger Angelegenheiten nach Bedarf.
• Koordination und Überwachung von Verträgen und Dienstleistern, einschließlich der Aufsicht über Auftragnehmer, Lösung routinemäßiger Probleme und Nachverfolgung der Servicebereitstellung gemäß den vereinbarten Bedingungen.
• Identifizierung, Bewertung und Erhöhung von Immobilien-, Sicherheits- oder Sicherheitsrisiken gemäß den festgelegten Verfahren.
• Koordination von täglichen Wartungsanfragen im gesamten Immobilienportfolio, Festlegung und Anpassung von Prioritäten zur Erfüllung der betrieblichen Anforderungen.
• Unterstützung bei der Koordination von Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Reparaturen und Wartungsaktivitäten, einschließlich der Pflege genauer Bestände und der Koordination von Beschaffung, Lieferung und Installation.
• Koordination von immobilienbezogenen Logistik für ein- und ausgehende Diplomaten, einschließlich Umzüge, Zollanforderungen, Versicherungen und lokale Wohnungswechsel.
• Aufzeichnung, Verarbeitung und Abrechnung von immobilienbezogenen Rechnungen und Ausgaben in SAP, Gewährleistung von Genauigkeit und Einhaltung der finanziellen Verfahren.
• Identifizierung und Vorschlag von Verbesserungen lokaler Immobilienpraktiken und -prozesse, Unterstützung bei Coaching/Training und praktischer Anleitung weniger erfahrener Mitarbeiter sowie Bereitstellung operativer Vertretung für den Estate Manager während Urlaubszeiten nach Bedarf.

Qualifikationen/Erfahrungen/Wissen/Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten, einschließlich gut entwickelter Kommunikations- und Liaisonfähigkeiten.
• Kenntnisse und nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement und in der Verwaltung von Immobilienportfolios in diplomatischen Missionen, einschließlich der Fähigkeit, Handwerker/Arbeitsteams zu beaufsichtigen.
• Fähigkeit, Richtlinienvorschriften und -richtlinien im Zusammenhang mit Immobilien- und Vertragsmanagement zu interpretieren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten und Fristen in einem geschäftigen Betriebsumfeld einzuhalten.
• Gesunder Menschenverstand und Problemlösungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen Diskretion auszuüben.
• Fähigkeit, autonom unter allgemeiner Aufsicht und kollaborativ als Teil eines kleinen Teams zu arbeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Arbeitslasten zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, ethisch und mit Integrität in Geschäftsbeziehungen mit internen und externen Kunden zu arbeiten.
• Fundierte ICT-Kenntnisse, einschließlich Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit SAP und Kenntnisse der DFAT-Prozesse sind von Vorteil.
• Fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch in Wort und Schrift sind erforderlich.

So bewerben Sie sich: Bitte reichen Sie eine schriftliche Bewerbung von maximal 500 Wörtern ein, in der Sie Ihre Eignung zur Erfüllung der wesentlichen Verantwortlichkeiten der Position darlegen. Ihre Bewerbung ist Ihre Gelegenheit, uns zu sagen, warum Sie der richtige Kandidat für die Rolle sind. Sie wird anhand Ihrer Fähigkeit bewertet, die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrungen und Qualifikationen nachzuweisen oder das Potenzial zu entwickeln, um die Rolle kompetent auszuführen. Relevante Beispiele und Erfolge stärken Ihre Bewerbung. Bitte fügen Sie eine Kopie Ihrer Bewerbung Ihrem Lebenslauf bei.

Die Personalabteilung mit Sitz in der Australischen Hochkommission in London ist verantwortlich für die Verwaltung aller Rekrutierungsprozesse in der europäischen Region. Um sich zu bewerben, klicken Sie bitte hier. Bitte richten Sie alle anderen Anfragen per E-Mail an uns.

Wir setzen uns dafür ein, einen integrativen und vielfältigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter geschätzt werden. Wir schätzen die Erfahrungen, Fähigkeiten und Perspektiven aller Einzelpersonen. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von Menschen aus unterschiedlichen Hintergründen, die unsere Werte teilen.

Chemins des Fins, 2 1218 Le Grand-Saconnex