Property Officer – LE4 – Geneva – On-going

Standort: Genf

Abteilung: DFAT – Genf

Gehalt: CHF 94.809 pro Jahr, 20 Tage Jahresurlaub, 50% Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Unfallversicherung sowie zu einem Pensionsfonds.

Vertrag: Laufend. Klassifizierung: LE4.

Über die Position

Unter der allgemeinen Leitung des Estate Managers unterstützt der Property Officer das effiziente Management und die Wartung des Immobilienportfolios und führt Projekte in der Chancery durch. Die Rolle koordiniert die täglichen Abläufe, steht in Kontakt mit Mietern und Dienstleistern und stellt sicher, dass alle Immobilien gut gewartet, konform und an den organisatorischen Standards ausgerichtet sind.

Hauptverantwortlichkeiten

• Anwenden und Beraten von Stakeholdern zu DFAT-Immobilienverfahren, -richtlinien und relevanten Richtlinien, Eskalation komplexer oder nicht standardmäßiger Angelegenheiten nach Bedarf.
• Koordinieren und Überwachen von Verträgen und Dienstleistern, einschließlich der Aufsicht über Auftragnehmer, der Lösung routinemäßiger Probleme und der Nachverfolgung der Servicebereitstellung gemäß den vereinbarten Bedingungen.
• Identifizieren, Bewerten und Erhöhen von Immobilien-, Sicherheits- oder Sicherheitsrisiken gemäß den festgelegten Verfahren.
• Koordinieren von täglichen Wartungsanfragen im gesamten Immobilienportfolio, Festlegen und Anpassen von Prioritäten zur Erfüllung der betrieblichen Anforderungen.
• Unterstützen der Koordination von Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Reparaturen und Wartungsaktivitäten, einschließlich der Pflege genauer Bestände und der Koordination von Beschaffung, Lieferung und Installation.
• Koordinieren von immobilienbezogenen Logistik für ein- und ausgehende Diplomaten, einschließlich Umzüge, Zollanforderungen, Versicherungen und lokalen Wohnungswechseln.
• Aufzeichnen, Verarbeiten und Abrechnen von immobilienbezogenen Rechnungen und Ausgaben in SAP, um Genauigkeit und Konformität mit den finanziellen Verfahren sicherzustellen.
• Identifizieren und Vorschlagen von Verbesserungen lokaler Immobilienpraktiken und -prozesse, Unterstützung bei Coaching/Training und praktischer Anleitung weniger erfahrener Mitarbeiter sowie Bereitstellung operativer Vertretung für den Estate Manager während Urlaubszeiten nach Bedarf.

Qualifikationen / Erfahrung / Wissen / Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten, einschließlich gut entwickelter Kommunikations- und Liaisonfähigkeiten.
• Kenntnisse und nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement und in der Verwaltung von Immobilienportfolios in diplomatischen Missionen, einschließlich der Fähigkeit, Handwerker/Arbeitsteams zu beaufsichtigen.
• Fähigkeit, Richtlinienvorschriften und -richtlinien im Zusammenhang mit Immobilien- und Vertragsmanagement zu interpretieren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten und Fristen in einem geschäftigen Betriebsumfeld einzuhalten.
• Gesunder Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen Diskretion auszuüben.
• Fähigkeit, autonom unter allgemeiner Aufsicht und kollaborativ als Teil eines kleinen Teams zu arbeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Arbeitslasten zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, ethisch und mit Integrität in Geschäftsbeziehungen mit internen und externen Kunden zu arbeiten.
• Fundierte ICT-Kenntnisse, einschließlich Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit SAP und Kenntnisse der DFAT-Prozesse sind von Vorteil.
• Fließend in schriftlichem und gesprochenem Französisch und Englisch ist erforderlich.