Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere einen reibungslosen Büroablauf und unterstütze die Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
- Unternehmen: Ein interkulturelles Team, das Vielfalt und hochwertige Unterstützung im Haushalt lebt.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, ein freundliches Team und die Möglichkeit, Menschen zu helfen.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit Raum für persönliche Entwicklung und Wertschätzung von Diversität.
- Warum dieser Job: Gestalte den Alltag von pflegebedürftigen Menschen aktiv mit und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation und Buchhaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 31500 - 38500 € pro Jahr.
Wir sind ein durch die Sozialbehörde Hamburg anerkannter Dienstleister im Bereich haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß §45a SGB XI. Unser Fokus liegt ausschließlich auf hochwertiger Unterstützung im Haushalt für pflegebedürftige Menschen in ihrem häuslichen Umfeld. Wir sind ein noch kleines interkulturelles Team und leben Vielfalt. Was uns in unserem Team fehlt bist du!
Du stellst einen reibungslosen, effizienten und kundenorientierten Büroablauf sicher. Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, steuerst die korrekte und fristgerechte Abrechnung mit allen Kostenträgern und gewährleistest durch eine vorausschauende Personalplanung, dass die Kundinnen und Kunden von Mission Viviendo optimal und zuverlässig betreut werden.
Deine Aufgaben sind:
- Abrechnung & Finanzen: Eigenverantwortliche Erstellung der Ausgangsrechnungen. Fristgerechte und korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den jeweiligen Kostenträgern (Pflegekassen, Sozialämter) sowie mit Selbstzahlern.
- Zahlungsmanagement: Überwachung der Zahlungseingänge und -ausgänge (Forderungsmanagement), Durchführung der Rechnungsprüfung (Eingangsrechnungen) sowie eigenständige Bearbeitung des Mahnwesens.
- Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Führung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Partnern. Einholen fehlender Unterlagen und Klärung von Rückfragen zu Bewilligungen oder Abrechnungen.
- Personal- und Einsatzplanung: Koordination und Erstellung der Einsatzpläne für die Betreuungskräfte. Abgleich von Kundenbedarfen mit den Verfügbarkeiten und Qualifikationen des Teams. Kurzfristige Anpassung der Planung bei Ausfällen (Krankheit, Urlaub).
- Datenpflege: Kontinuierliche Anlage und Pflege von Personal- und Kundenstammdaten in MS Excel und branchenspezifischer Software.
- Allgemeine Büroorganisation: Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Materialbestellung, Ablageverwaltung und Dokumentation.
- Kundenbetreuung: Erste, freundliche Anlaufstelle für telefonische oder persönliche Anfragen von (potenziellen) Kundinnen, Kunden und deren Angehörigen.
Was du schon mitbringst:
- Fachliche Anforderungen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, im Gesundheitswesen o. Ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation und vorbereitenden Buchhaltung.
- Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in MS Excel.
- Wünschenswert: Erfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen sowie Kenntnisse in der Leistungsabrechnung mit Kranken-/Pflegekassen und Sozialämtern.
- Persönliche & soziale Kompetenzen:
- Struktur und Sorgfalt: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Zahlenverständnis und eine sehr genaue, zuverlässige Arbeitsweise.
- Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicheres und freundliches Auftreten am Telefon.
- Lösungsorientierung: Fähigkeit, in stressigen Situationen (z. B. bei kurzfristigen Personalausfällen) einen kühlen Kopf zu bewahren und konstruktive Lösungen zu finden.
- Empathie und Werteorientierung: Identifikation mit den Werten von Mission Viviendo (Vielfalt, Toleranz, Respekt). Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Lebenssituationen.
Wir freuen uns dich kennen zu lernen! Nimm gern Kontakt zu uns auf oder sende uns direkt deine Bewerbungsunterlagen. Diversität ist uns wichtig – schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Deine Ansprechperson ist Pamela Bellido karriere@mission-viviendo.de
Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d) Arbeitgeber: Mission Viviendo Haushaltshilfe UG
Mission Viviendo ist ein hervorragender Arbeitgeber, der sich durch ein interkulturelles Team und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre auszeichnet. Wir bieten nicht nur eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich haushaltsnaher Dienstleistungen für pflegebedürftige Menschen, sondern auch vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und eine flexible Büroorganisation, die es dir ermöglicht, deine Stärken optimal einzubringen. Bei uns steht die persönliche und berufliche Weiterentwicklung im Fokus, während wir gemeinsam an einer respektvollen und toleranten Unternehmenskultur arbeiten.
Kontaktdaten:
Mission Viviendo Haushaltshilfe UG Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Mission Viviendo Haushaltshilfe UG aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Mission Viviendo Haushaltshilfe UG, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Mission Viviendo Haushaltshilfe UG klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Mission Viviendo Haushaltshilfe UG vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Mission Viviendo Haushaltshilfe UG die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
