Executive Assistant (m/w/d)

MMK DIGITAL ist ein etabliertes Unternehmen aus Ludwigsburg bei Stuttgart, das sich auf die Beratung im Themenfeld IT Architektur spezialisiert hat. Wir unterstützen unsere Kunden technologie- und branchenunabhängig bei komplexen Herausforderungen rund um IT Architektur über alle Projektphasen hinweg, d.h. von IT Strategie, über das Steuern der Umsetzung bis zur Überwachung und Optimierung des Betriebs.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine(n) Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit. Die Rolle ist bewusst breit angelegt und verbindet klassisches Backoffice mit einem klaren Schwerpunkt auf Finance-, PMO- und administrativen Operations-Themen. Wir planen eine Auslastung von 40 - 60%, also 16 - 24 Stunden pro Woche.

Deine Aufgaben

• Office Management
  • Du sorgst dafür, dass in unserem Office alles rund läuft.
  • Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.
  • Du behältst Materialien, Ausstattung und allgemeine Office-Themen im Blick.
• Projekt Management Support
  • Du schreibst ausgehende Kundenrechnungen.
  • Du legst Projektaufträge und relevante Stammdaten in unseren Tools an.
  • Du unterstützt unsere Account Manager bei operativen und administrativen Themen rund um Kundenprojekte.
• Finance
  • Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung.
  • Du scannst, prüfst und verarbeitest Belege.
  • Du unterstützt bei der Vorverbuchung von Belegen in Tools wie DATEV, SevDesk oder Circula.
  • Du wirkst bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen mit.
  • Du stimmst dich mit Lieferanten bei Rechnungsfragen und fehlenden Unterlagen ab.
  • Du unterstützt beim Inventar- und Assetmanagement, z. B. rund um MacBooks und weitere Hardware.
• Operative Weiterentwicklung
  • Du bringst Ideen zur Verbesserung unserer administrativen und kaufmännischen Prozesse ein.
  • Du unterstützt bei der Einführung neuer Tools und Standards.
  • Du hilfst dabei, Finance-, PMO- und Backoffice-Prozesse strukturiert weiterzuentwickeln.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder Studium mit Bezug zu BWL, Finance oder Administration.
• Praktische Erfahrung im Backoffice, in Finance Operations, vorbereitender Buchhaltung oder in vergleichbaren administrativen Rollen.
• Gute Kenntnisse in buchhalterischen Grundlagen und im Umgang mit Rechnungen, Belegen und kaufmännischen Prozessen.
• Sicherer Umgang mit Excel, Microsoft Office und idealerweise DATEV.
• Interesse an Tools wie SevDesk, Circula oder vergleichbaren Lösungen.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationsstärke.
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge pragmatisch umzusetzen.
• Wohnort in sinnvoller Nähe zu unserem Office in Ludwigsburg bzw. Bereitschaft, regelmäßig vor Ort zu sein.
• Gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Benefits

• Jobrad / E-Bike.
• BahnCard 25/50, auch für die private Nutzung.
• Arbeiten von zu Hause im Home-Office.
• Zuschuss zur Kinderbetreuung.
• Kontinuierliche Gehaltsentwicklung anhand individueller Ziele.
• Zuschüsse zu Kosten wie Internet oder Fitnessstudio.
• Work from (almost) anywhere.
• Individuelle Weiterbildungen rund um dein Aufgabengebiet.
• Bezahlter Coworking Space, egal wo du bist.
• Regelmäßige Firmenevents an spannenden Orten mit unterschiedlichsten Aktivitäten.

Warum MMK DIGITAL? Unser Kununu Score von 4,9 von 5 Sternen spricht Bände und zeigt, dass wir vieles richtig machen. Unser 15-köpfiges Team bietet dir die perfekte Umgebung, um dich persönlich aber auch deine Karriere weiterzuentwickeln. In Mitten eines jungen und dennoch sehr professionellen Teams und einem modernem Umfeld kannst du deine Stärken vertiefen, neue Dinge kennenlernen und dich ausprobieren. Du hast die Möglichkeit dein Können unter Beweis zu stellen und weiter zu verbessern. Das alles mit einem Top Gehalt und Benefits, die man nicht überall bekommt.

Wenn dich das anspricht, dann bewirb dich jetzt oder stell deine Fragen an join@mmkdigital.io.