Customer Operations Coordinator - Medical Device

Als Teil des europäischen Operationsteams spielt der Customer Operations Coordinator eine zentrale Rolle bei der reibungslosen Durchführung von kommerziellen Verkäufen in der EMEA-Region. Diese Rolle unterstützt den gesamten Bestelllebenszyklus, verwaltet Kundenanfragen und hilft, die Einhaltung der HCP-Berichtspflichten sicherzustellen. Die Position unterstützt auch die kommerzielle Ausführung durch ad-hoc-Verkäufe und klinische Unterstützung sowie die Koordination von Sonderanfragen wie Musterversand gemäß internen Verfahren. Der erfolgreiche Kandidat wird als wichtige Verbindung zwischen internen Teams, externen Interessengruppen und Logistikpartnern in einem regulierten Gesundheitsumfeld fungieren. Dies ist eine Vollzeitstelle für einen befristeten Vertrag bis Ende des Jahres mit der Möglichkeit zur Verlängerung. Bitte beachten Sie, dass wir nur Kandidaten mit Erfahrung in der Pharma- oder Medizintechniklogistik berücksichtigen werden.

AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN

• Bestellmanagement & Kundenbetreuung: Verwaltung von Kundenbestellungen vom Eingang bis zur Lieferung, Sicherstellung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und hohem Kundenservice. Bearbeitung sowohl kommerzieller Bestellungen als auch Musterversand gemäß Verkaufsvereinbarungen und internen Richtlinien.
• Pflege der CRM-Stammdaten, einschließlich Lieferadressen, Rechnungsadressen und wichtiger Kontaktdaten.
• Koordination mit Vertrieb, Lieferkette, Logistikanbietern und Finanzen zur Sicherstellung der Produktverfügbarkeit und effizienten Auftragsabwicklung.
• Proaktive Verwaltung von Rückständen und Bestandsausnahmen. Schnelle und professionelle Lösung von Bestell- und Versandproblemen. Überwachung von Rückgabe- und Austauschprozessen.
• Unterstützung der zeitgerechten Umwandlung von Angeboten in Bestellungen innerhalb interner Systeme.
• Bereitstellung von ad-hoc-Betriebsunterstützung für Vertriebs- und Klinische Teams.
• Koordination von Musterversand, Demogeräten und Sonderbestellungen unter Einhaltung interner Verfahren und Kundenanforderungen.

Schulung und HCP-Unterstützung:

• Führung genauer Schulungsunterlagen der HCP-Teilnehmer, die an Schulungsveranstaltungen teilnehmen.
• Unterstützung der Anforderungen an die Transparenzberichterstattung von HCP, einschließlich Sammlung und Überprüfung von Anwesenheitsunterlagen, Ausgaben und anderen unterstützenden Dokumenten.
• Zusammenarbeit mit internen Teams zur rechtzeitigen Einreichung von HCP-Offenlegungen.

Kundenbetreuung:

• Unterstützung des Customer Care-Teams bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und Beschwerdemanagement auf professionelle und aufmerksame Weise.
• Überprüfung und Weiterleitung eingehender Anfragen, die über mehrere Kanäle von Kunden, Gesundheitsfachkräften, Distributoren und anderen Dritten eingehen.
• Unterstützung der funktionsübergreifenden Koordination zwischen Customer Care und internen Abteilungen wie Qualität, Regulierung und Medizin.
• Hilfe bei der zeitgerechten Lösung von kundenbezogenen Problemen, einschließlich Eskalationsunterstützung, wenn nötig.
• Beitrag zu einer kundenorientierten Kultur durch reaktionsschnelle, empathische und lösungsorientierte Interaktionen.
• Einhalten der geltenden Vorschriften, Qualitätsstandards sowie interner Richtlinien und Verfahren.
• Unterstützung der Dokumentation und Einhaltung definierter Kundenbetreuungsprozesse.

Umwelt-, Sozial- und Governance (ESG) und Nachhaltigkeitsberichterstattung:

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Nachhaltigkeits- und ESG-Berichten.

ANFORDERUNGEN:

• Fließend in Englisch und Französisch.
• 3-5 Jahre Erfahrung in der Auftragsbearbeitung mit Logistik-Hintergrund im Bereich Medizintechnik.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und Dashboards oder die Bereitschaft, fortgeschrittene Fähigkeiten zu entwickeln.
• Starke analytische Fähigkeiten zur Identifizierung von Leistungstrends und zur Mitwirkung an kontinuierlichen Verbesserungen.

Berufliche Kompetenzen:

• Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit Qualität, Regulierung, Vertrieb, Medizin und anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Kundenanfragen professionell zu bearbeiten. Problemlösungs- und Anpassungsfähigkeit im Umgang mit Kundenanfragen, Eskalationen und Multikanal-Support.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Aufmerksamkeit für Details.
• Einladender und empathischer Ansatz im Umgang mit Kunden, Kollegen und externen Partnern.
• Komfortables Arbeiten in einem schnelllebigen, projektgetriebenen oder Start-up-Umfeld. Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter engen Fristen zu managen.
• Starke Organisation und Aufmerksamkeit für Details, um Genauigkeit und Pünktlichkeit in der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung sicherzustellen.
• Identifikation mit den Werten der Organisation: Inklusivität, Teamarbeit und persönliche Verantwortung.

Bonusqualifikationen:

• Zusätzliche EMEA-Sprachen wie Spanisch, Italienisch oder Deutsch sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung von Finanz- und Verwaltungsaktivitäten wie Abrechnung, Inkasso, Due Diligence, Lieferantenzahlungen und Nachhaltigkeitsberichterstattung.
• Fähigkeit, wichtige Leistungsindikatoren zu überwachen und zu berichten, um kontinuierliche Verbesserungen in der Kundenbetreuung und den Abläufen zu unterstützen.
• Fähigkeit, effektiv in einer hybriden Umgebung mit Remote-Arbeit und periodischer Zusammenarbeit vor Ort zu arbeiten.