Kundenberatung (m/w/d) Backoffice Fernwärme

Unser Kunde ist ein namhafter Energieversorger mit langjähriger Erfahrung in der zuverlässigen und nachhaltigen Versorgung mit Wärmeenergie. Als verantwortungsvolles Unternehmen der Daseinsvorsorge versorgen wir tausende Haushalte und Gewerbebetriebe mit umweltfreundlicher Fernwärme – und stehen dabei für Qualität, Verlässlichkeit und einen exzellenten Kundenservice.

Zur Verstärkung unseres Backoffice-Teams im Bereich Fernwärme suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit als Kundenberater (m/w/d) im Backoffice Fernwärme.

Aufgaben

• Postkörbe und allgemeine Korrespondenz: Sie bearbeiten eingehende Schriftverkehre und digitale Postkörbe gewissenhaft und termingerecht. Dazu gehören die Sichtung, Klassifizierung und Weiterleitung von Kundenanliegen sowie die eigenständige Beantwortung von Standardanfragen. Sie stellen sicher, dass alle Vorgänge vollständig dokumentiert und fristgerecht abgeschlossen werden.
• Abrechnung: Sie sind verantwortlich für die Erstellung, Prüfung und Korrektur von Jahresabrechnungen sowie Abschlagsrechnungen im Bereich Fernwärme. Sie klären Abrechnungsdifferenzen mit Kunden, koordinieren sich mit internen Fachabteilungen und stellen die korrekte Erfassung von Verbrauchsdaten und Tarifen sicher.
• Beschwerdemanagement: Sie nehmen Kundenbeschwerden entgegen, analysieren die Sachverhalte und erarbeiten sachgerechte sowie kundenorientierte Lösungen. Dabei wahren Sie stets eine professionelle und wertschätzende Kommunikation und tragen aktiv zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Die vollständige Dokumentation und Nachverfolgung aller Beschwerdeprozesse liegt in Ihrer Verantwortung.
• Forderungsmanagement: Sie begleiten den Mahnprozess und bearbeiten offene Forderungen in enger Abstimmung mit dem kaufmännischen Bereich. Sie führen Klärungsgespräche mit säumigen Kunden, erarbeiten individuelle Ratenzahlungsvereinbarungen und koordinieren weiterführende Maßnahmen bei anhaltenden Zahlungsrückständen – stets mit dem Ziel, eine einvernehmliche und nachhaltige Lösung zu finden.
• Kundenservice allgemein: Sie bearbeiten allgemeine Kundenanfragen zu Verträgen, Tarifen, Versorgungsleistungen und technischen Sachverhalten schriftlich und administrativ. Sie pflegen Kundenstammdaten im CRM-System, erstellen Auswertungen und unterstützen bei der kontinuierlichen Optimierung interner Serviceprozesse.
• Nutzerwechsel: Sie begleiten und administrieren Nutzerwechselvorgänge bei Eigentümer- oder Mieterwechseln vollständig. Dazu gehören die Aufnahme und Prüfung der erforderlichen Unterlagen, die Anlage neuer Verträge, die Abmeldung ausscheidender Kunden sowie die Kommunikation mit allen beteiligten Parteien – darunter Hausverwaltungen, Eigentümer und Mieter.
• Zahlungseingänge: Sie überwachen und verbuchen eingehende Zahlungen, klären ungeklärte Zahlungseingänge und stimmen sich bei Abweichungen mit dem Rechnungswesen ab. Sie stellen eine korrekte Zuordnung von Zahlungen zu den jeweiligen Kundenkonten sicher und bearbeiten Rückbuchungen sowie Erstattungsanfragen zügig und sorgfältig.

Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Energiewirtschaft, Versorgungswirtschaft oder einer vergleichbaren Branche.
• Berufserfahrung: Mindestens 1–2 Jahre Erfahrung im Kundenservice oder Backoffice, vorzugsweise in der Energie- oder Versorgungswirtschaft.
• Fachkenntnisse: Kenntnisse in der Fernwärme- oder Energieabrechnung sowie im Forderungsmanagement von Vorteil.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit CRM- oder ERP-Systemen (z. B. SAP IS-U, Schleupen, kVASy) wünschenswert.
• Kommunikation: Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch; strukturierte, präzise und adressatengerechte Arbeitsweise.
• Persönlichkeit: Ausgeprägte Kundenorientierung, Belastbarkeit, Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit.
• Arbeitsweise: Sorgfältig, strukturiert und lösungsorientiert – auch bei hohem Arbeitsaufkommen und komplexen Sachverhalten.

Benefits

Wir legen großen Wert darauf, unseren Mitarbeitenden ein attraktives, wertschätzendes und zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld zu bieten. Bei uns erwartet Sie: Eine unbefristete Festanstellung in einem zukunftssicheren Unternehmen der regionalen Energieversorgung sowie ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach erfolgreicher Einarbeitung. Eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen ist für uns selbstverständlich. Darüber hinaus unterstützen wir Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch gezielte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. Sie erhalten eine attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag sowie Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Jobticket und weitere Benefits. Unsere modernen Arbeitsplätze sind mit zeitgemäßer digitaler Infrastruktur ausgestattet.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung. Wir begrüßen Bewerbungen aller Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.