Sachbearbeiter*in Projektkoordination

Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen. Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis . Vergütung nach Entgeltgruppe E 10 TVöD-V.

Aufgaben - Was Sie bei uns erwartet

• Projektkoordination – Sie koordinieren Projekte mit Bezug zum Rechnungswesen, insbesondere zur Einführung und Weiterentwicklung des elektronischen Rechnungsworkflows und des E-Rechnungs-Empfangs.
• Projektsteuerung – Sie leiten (Teil-)Projekte oder wirken darin mit, überwachen Projektfortschritte und unterstützen die operative Steuerung durch Terminmanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen.
• Systemoptimierung – Sie entwickeln den elektronischen Rechnungsworkflow kontinuierlich weiter, koordinieren individuelle Anpassungen an den Standardsollprozess und tragen zur Optimierung digitaler Abläufe bei.
• Support & Beratung – Sie beraten und unterstützen Fachbereiche im Umgang mit der eingesetzten Software, zu Berechtigungsstrukturen und zur elektronischen Postverteilung und übernehmen die Anwenderbetreuung.
• Dokumentation & Schulung – Sie erstellen Projektdokumentationen, Dienst- und Benutzeranweisungen sowie Schulungsunterlagen und führen Schulungen in Präsenz- und Videoformaten durch.
• Change & Zusammenarbeit – Sie begleiten Change‑Management‑Prozesse, arbeiten eng mit Fachbereichen sowie externen IT‑Dienstleistern wie "krzn" und "ITK" zusammen und übernehmen administrative Rechteverwaltungen.

Profil - Was Sie mitbringen

• Abgeschlossener Verwaltungslehrgang II oder abgeschlossenes Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation jeweils mit verwaltungs-, rechts- oder wirtschaftswissenschaftlichem Fokus sowie stellenbezogenen Lehrinhalten; zusätzlich wird mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt.
• Alternativ Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (Ein Einsatz im befristeten Bedarf ist lediglich im Beschäftigtenverhältnis möglich).
• Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit: Selbstständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation, Organisationstalent zur effizienten Bearbeitung des Aufgabenvolumens, Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft in Bezug auf das Aufgabengebiet, kooperative Zusammenarbeit sowie die Fähigkeit, fachliche Sachverhalte verständlich darzustellen und beratend tätig zu sein.
• Kenntnisse und praktische Erfahrung im neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF), Erfahrungen im Projekt- und Changemanagement, Erfahrung im Umgang mit einer Finanzsoftware (z. B. SAP, Rechnungsworkflow).

Benefits - Was wir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven – Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst.
• Zeitliche und örtliche Flexibilität – Arbeitszeitkonto, Gleitzeit 6:30‑20:00 Uhr ohne Kernarbeitszeit, 30 Urlaubstage bei 5‑Tage‑Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei, Möglichkeit zur mobilen Arbeit.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement – u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport.
• Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf – Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten.
• Gleichberechtigung und Diversität – Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur.
• Karriereförderung – Arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Teamwork – Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur.
• Gemeinschaftliche Aktivitäten – Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre durch Mitarbeitendenevents.
• Finanzielle Leistungen – Zusätzlich zur tariflichen Vergütung: Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge.
• Vergünstigungen – Deutschlandticket (bei Tarifbeschäftigten), Corporate Benefits und Prime Benefits.

Hinweise: Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein. Daher bitten wir darum, entsprechende Unterlagen bereits mit der Bewerbung einzureichen. In Vollzeit beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 39 Stunden bei Tarifbeschäftigung. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich, soweit es der Dienstbetrieb zulässt.