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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist das Herzstück der Schule – vom Telefondienst bis zur Unterstützung der Schulleitung.
- Arbeitgeber: Die Stadt Mönchengladbach bietet ein vielfältiges und dynamisches Arbeitsumfeld für über 272.000 Menschen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 24 Urlaubstage und tolle Gesundheitsangebote warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv das Schulleben und trage zur Lebensqualität in deiner Stadt bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich ist erforderlich, Erfahrung im Schulbüro von Vorteil.
- Andere Informationen: Wir fördern Chancengleichheit und freuen uns auf Bewerbungen aller Hintergründe.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen.
Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet.
Vergütung nach Entgeltgruppe E 7 TVöD-V
Der Stundenbedarf für die Schulsekretariate wird jährlich auf Grundlage der Schülerzahlen überprüft. Für das Schuljahr 2025/2026 beträgt die regelmäßige Arbeitszeit wöchentlich 15Stunden.
Aufgaben – Was Sie bei uns erwartet
Mit diesen Tätigkeiten leisten Sie einen aktiven Beitrag für das Gemeinwohl in unserer Stadt:
- Zentrale Sekretariatsaufgaben – Sie sind zuständig für den Telefondienst, sämtliche Terminangelegenheiten sowie die Postbearbeitung. Hierzu gehört auch das Erstellen von Meldungen, Elternbriefen sowie Zeugnisabschriften.
- Unterstützung bei schulorganisatorischen Aufgaben – Sie helfen der Schulleitung bei sämtlichen Aufgaben der Schulorganisation und Verwaltungsführung und sind Anlaufstelle für alle am Schulleben Beteiligte wie das Lehrerkollegium, Schüler*innen und Eltern.
- Allgemeine Büroarbeiten – Sie behalten den Überblick über die Haushaltsmittel inkl. der Materialien und kümmern sich um das Rechnungswesen. Neben der Mitarbeit bei den jährlichen Schulanmeldungen verwalten Sie die Schülerdaten mithilfe des Schulverwaltungsprogramms SCHILD.
Zur erfolgreichen Aufgabenerfüllung ist Einfühlungsvermögen in den Schulbetrieb sowie Interesse am Umgang mit Lehrenden, Lernenden und Eltern wichtig.
Profil – Was Sie mitbringen
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf
Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:
- selbständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- zuverlässige, kooperative und teamorientierte Verhaltensweise
- angemessenes, respektvolles und verständliches Kommunikationsverhalten
- sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten – Besonderer Wert wird auf gute Kenntnisse in dem Programm „Word“ bei der Gestaltung von Briefen und Serienbriefen gelegt.
- Erfahrung als Sekretariatskraft in einem Schulbüro und im Umgang mit Schulverwaltungssystemen (z.B. Schild)
Benefits – Was wir bieten
- Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven – Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst
- Zeitliche und örtlicheFlexibilität– Arbeitszeitkonto, 24 Urlaubstage bei 4-Tage-Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
- Betriebliches Gesundheitsmanagement – u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport
- Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf – Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- Gleichberechtigung und Diversität– Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur
- Karriereförderung – Arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
- Teamwork– Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur
- Gemeinschaftliche Aktivitäten– Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre durch Mitarbeitendenevents
- Finanzielle Leistungen – Zusätzlich zur tariflichen Vergütung: Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
- Vergünstigungen – Deutschlandticket (bei Tarifbeschäftigten), Corporate Benefits und Prime Benefits
Hinweise
Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.
Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein.
Die Wochenarbeitszeit verteilt sich wie folgt auf 4 Arbeitstage:
Wochentag Arbeitszeit Stunden
Montag 07:30 – 12:00 Uhr 4,5 Stunden
Dienstag 07:30 – 11:00 Uhr 3,5 Stunden
Mittwoch 07:30 – 11:00 Uhr 3,5 Stunden
Donnerstag 07:30 – 11:00 Uhr 3,5 Stunden
Freitag – –
Der Urlaub ist grundsätzlich in den Schulferien zu nehmen.
So geht’s weiter:
Noch unsicher? Auf unserer Karriereseite (www.stadt.mg/wirmachenmg) erhalten Sie viele Informationen zu einem Einstieg bei der Stadtverwaltung Mönchengladbach.
Fragen zum Job? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich: Alle fachspezifischen sowie tätigkeitsbezogenen Fragen beantwortet Ihnen Franz Echtner (Tel. 02161 25-53725) aus dem Fachbereich Schule und Sport. Zu allen Fragen rund um den Bewerbungsprozess gibt Ihnen Katrin Ix (Tel. 02161 25-3035) seitens des Personalmanagements eine Auskunft.
Unser Stellenangebot überzeugt? Finden wir gemeinsam heraus, ob wir zueinander passen: Wenn Sie sich mit unserem Stellenangebot identifizieren, nutzen Sie einfach und direkt dieMöglichkeit zur Online-Bewerbung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! #J-18808-Ljbffr
Schulsekretär*in am Berufskolleg Platz der Republik für Technik und Medien Arbeitgeber: Moenchengladbach
Kontaktperson:
Moenchengladbach HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsekretär*in am Berufskolleg Platz der Republik für Technik und Medien
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Schulsekretärs. Besuche die Webseite der Stadtverwaltung Mönchengladbach, um mehr über die Schulleitung und deren Vision zu erfahren. So kannst du in einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielt auf deren Bedürfnisse eingehen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Stadtverwaltung. Nutze Plattformen wie LinkedIn oder lokale Veranstaltungen, um Kontakte zu knüpfen. Diese Verbindungen können dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, empfohlen zu werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich beziehen. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit organisatorische Herausforderungen gemeistert hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Schulorganisation und dem Umgang mit Schülern, Lehrern und Eltern. Bereite einige Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst, um dein Engagement und deine Motivation für die Position zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsekretär*in am Berufskolleg Platz der Republik für Technik und Medien
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Ausbildung im verwaltungsnahen Beruf sowie deine Kenntnisse in MS-Office, insbesondere in Word.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position als Schulsekretär*in interessierst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verbesserung der Schulorganisation beitragen können.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Moenchengladbach vorbereitest
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung Mönchengladbach
Es ist wichtig, dass du dich über die Stadtverwaltung und ihre Werte informierst. Zeige im Interview, dass du die Mission und die Herausforderungen der Stadt verstehst und bereit bist, aktiv zur Lebensqualität beizutragen.
✨Bereite Beispiele für deine Teamarbeit vor
Da Teamarbeit in dieser Position entscheidend ist, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine kooperative und teamorientierte Verhaltensweise verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als Schulsekretär*in mit verschiedenen Personengruppen kommunizieren wirst, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur respektvollen und verständlichen Kommunikation unter Beweis stellst. Übe, wie du Informationen klar und präzise vermitteln kannst.
✨Vertrautheit mit MS-Office und Schulverwaltungssystemen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office, insbesondere in Word, sowie deine Erfahrung mit Schulverwaltungssystemen wie SCHILD hervorhebst. Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zu diesen Programmen zu beantworten.