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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks, phone calls, and support school administration.
- Arbeitgeber: Join Mönchengladbach, a vibrant city with diverse cultures and a green environment.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy job security, fair pay, health management, and corporate perks.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team impacting students' lives in a dynamic school setting.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office communication or similar fields; MS Office skills preferred.
- Andere Informationen: Work hours are Monday to Friday, with vacation during school holidays.
Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen.
Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Siezum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet.
Vergütung nach Entgeltgruppe E 5 TVöD-V . Der Stundenbedarf für die Schulsekretariate wird jährlich auf Grundlage der Schülerzahlen überprüft. Für das Schuljahr 2024/2025 beträgt die regelmäßige Arbeitszeit wöchentlich 36,5 Stunden.
Aufgaben – Was Sie bei uns erwartet
- Zentrale Sekretariatsaufgaben – Sie sind zuständig für den Telefondienst, sämtliche Terminangelegenheiten sowie die Postbearbeitung. Hierzu gehört auch das Erstellen von Meldungen, Elternbriefen sowie Zeugnisabschriften.
- Unterstützung bei schulorganisatorischen Aufgaben – Sie helfen der Schulleitung bei sämtlichen Aufgaben der Schulorganisation und Verwaltungsführung und sind Anlaufstelle für alle am Schulleben Beteiligte wie das Lehrerkollegium, Schüler*innen und Eltern.
- Allgemeine Büroarbeiten – Sie behalten den Überblick über die Haushaltsmittel inkl. der Materialien und kümmern sich um das Rechnungswesen. Neben der Mitarbeit bei den jährlichen Schulanmeldungen verwalten Sie die Schülerdaten mithilfe des Schulverwaltungsprogramms SCHILD.
- Zur erfolgreichen Aufgabenerfüllung ist Einfühlungsvermögen in den Schulbetrieb sowie Interesse am Umgang mit Lehrenden, Lernenden und Eltern wichtig.
Profil – Was Sie mitbringen
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürogehilfin/Bürogehilfe oder vergleichbarem Abschluss wie Rechtsanwaltsgehilfin/Rechtsanwaltsgehilfe, Notargehilfin/Notargehilfe oder geprüfte*r Sekretär*in alternativ eine vergleichbare Ausbildung
Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:
- Selbständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- Zuverlässige, kooperative und teamorientierte Verhaltensweise
- Angemessenes, respektvolles und verständliches Kommunikationsverhalten
Benefits – Was wir bieten
- Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven – Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst
- Zeitliche und örtliche Flexibilität – Arbeitszeitkonto, 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei, Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Betriebliches Gesundheitsmanagement – u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport
- Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf – Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- Gleichberechtigung und Diversität – Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur
- Karriereförderung – Arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
- Teamwork – Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur
- Gemeinschaftliche Aktivitäten – Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre durch Mitarbeitendenevents
- Finanzielle Leistungen – Zusätzlich zur tariflichen Vergütung: Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
- Vergünstigungen – Deutschlandticket, Corporate Benefits und Prime Benefits
Hinweise
Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein.
Arbeitszeit
Die Wochenarbeitszeit verteilt sich wie folgt auf 5 Arbeitstage:
Wochentag Arbeitszeit Stunden Einsatzort
Montag 07:15 – 15:15 Uhr 7,5 Stunden GGS im Burgbongert
Dienstag 07:15 – 15:30 Uhr 7,75 Stunden GGS Astrid-Lindgren
Mittwoch 07:15 – 15:30 Uhr 7,75 Stunden GGS im Burgbongert
Donnerstag 07:15 – 15:15 Uhr 7,5 Stunden GGS Astrid-Lindgren
Freitag 07:15 – 10:15 Uhr 3 Stunden GGS im Burgbongert
10:15 – 13:15 Uhr 3 Stunden GGS Astrid-Lindgren
Der Urlaub ist grundsätzlich in den Schulferien zu nehmen.
So geht’s weiter:
Noch unsicher? Auf unserer Karriereseite ( erhalten Sie viele Informationen zu einem Einstieg bei der Stadtverwaltung Mönchengladbach.
Fragen zum Job? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich: Alle fachspezifischen sowie tätigkeitsbezogenen Fragen beantwortet Ihnen Franz Echtner (Tel. 02161 25 53725) aus dem Fachbereich Schule und Sport. Zu allen Fragen rund um den Bewerbungsprozess gibt Ihnen Katrin Ix (Tel. 02161 25-3035) seitens des Personalmanagements eine Auskunft.
Unser Stellenangebot überzeugt? Finden wir gemeinsam heraus, ob wir zueinander passen: Wenn Sie sich mit unserem Stellenangebot identifizieren, nutzen Sie einfach und direkt dieMöglichkeit zur Online-Bewerbung .
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
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Schulsekretär*in an der GGS Astrid-Lindgren und der GGS im Burgbongert Arbeitgeber: Moenchengladbach
Kontaktperson:
Moenchengladbach HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsekretär*in an der GGS Astrid-Lindgren und der GGS im Burgbongert
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben eines Schulsekretärs. Besuche die Webseite der Stadt Mönchengladbach, um mehr über die Schullandschaft und die GGS Astrid-Lindgren sowie die GGS im Burgbongert zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Schulen. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und die Kultur der Schule geben, was dir bei deinem Vorstellungsgespräch helfen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine sozialen Kompetenzen und dein Einfühlungsvermögen zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich mit Lehrenden, Lernenden und Eltern kommuniziert hast.
✨Tip Nummer 4
Wenn du noch keine Erfahrung mit dem Programm SCHILD hast, informiere dich über Online-Kurse oder Tutorials, um dir die Grundlagen anzueignen. Dies zeigt deine Bereitschaft, dich weiterzubilden und dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsekretär*in an der GGS Astrid-Lindgren und der GGS im Burgbongert
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen bereit hast. Dazu gehören dein Lebenslauf, ein Anschreiben, relevante Zeugnisse und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass alles aktuell und vollständig ist.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Betone deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich und deine Kenntnisse in MS-Office, insbesondere in Word. Zeige auch deine soziale Kompetenz und dein Interesse am Schulbetrieb.
Auf die Fristen achten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis spätestens 06.01.2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website der Stadt Mönchengladbach ein. Achte darauf, dass du die Kennziffer 40.21-1942 in deiner Bewerbung angibst, damit sie korrekt zugeordnet werden kann.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Moenchengladbach vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Schulsekretärs, insbesondere über Büro- und Schreibarbeiten sowie den Umgang mit Schülerdaten. Zeige im Interview, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
✨Zeige deine soziale Kompetenz
Da der Umgang mit Lehrenden, Lernenden und Eltern wichtig ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, die deine soziale Kompetenz und dein Einfühlungsvermögen verdeutlichen.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Besondere Kenntnisse in Word sind gefordert. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in der Erstellung von Briefen und Serienbriefen zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel aus deiner Vergangenheit anführen.
✨Interesse an Schulorganisation zeigen
Erkläre, warum du Interesse an der Schulorganisation hast und wie du zur Verbesserung des Schulbetriebs beitragen möchtest. Dies zeigt dein Engagement und deine Motivation für die Position.
