Executive Assistant (all genders) - CFO

Schließen Sie sich uns als Executive Assistant (alle Geschlechter) in unserem CFO-Team an und helfen Sie, die Zukunft der autonomen Mobilität zu gestalten! Als Executive / Personal Assistant des CFO sind Sie im Herzen unserer Finanzorganisation tätig und sorgen für reibungslose Abläufe, starke Koordination und klare Kommunikation innerhalb des CFO-Büros und der Abteilung. Als vertrauenswürdiger Partner des CFO verwalten Sie die tägliche Unterstützung auf Führungsebene, überwachen die Terminplanung und Prioritäten, koordinieren Vorstandssitzungen und -veranstaltungen und treiben wichtige operationale Themen voran.

Was Sie tun werden:

• Besitzen und optimieren Sie den Kalender des CFO.
• Verwalten Sie Prioritäten und die tägliche Terminplanung in einem dynamischen Umfeld.
• Sichern Sie effiziente Abläufe im CFO-Büro, indem Sie Unterschriften- und Büroprozesse übernehmen, Reisen koordinieren, Spesenabrechnungen bearbeiten, wichtige Dokumentationen pflegen und interne Kommunikation unterstützen.
• Dienen Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CFO-Büro und anderen C-Level/Senior Management Büros, um abgestimmte Zeitpläne, klare Kommunikation und reibungslose Koordination der Prioritäten sicherzustellen.
• Planen und organisieren Sie Geschäftsreisen, Vorstandsevents und Führungstreffen - dabei gewährleisten Sie exzellente und effiziente Logistik.
• Geheimhaltungsinformationen mit Diskretion und Professionalität behandeln.

Was Ihnen helfen wird, Ihre Rolle zu erfüllen:

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre oder eines vergleichbaren Fachs oder gleichwertige praktische Erfahrung.
• Nachgewiesene Erfahrung als Executive oder Personal Assistant, idealerweise mit Unterstützung der Unternehmensführung (C-Level ist von Vorteil).
• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und eine strukturierte, lösungsorientierte Denkweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Professionalität.
• Selbstbewusster Umgang mit MS Office-Tools, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook.
• Business-fließendes Deutsch und Englisch (mindestens C1-Niveau), schriftlich und mündlich.
• Proaktive Einstellung, Detailgenauigkeit und starke zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Nice-to-have:

• Erfahrung in einem schnelllebigen, technologiegetriebenen oder mobilitätsbezogenen Umfeld.
• Vertrautheit mit modernen Kollaborationstools und KI-unterstützten Produktivitätstools.

Wir begrüßen Bewerber aus verschiedenen Hintergründen – auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wenn Sie sich für die Rolle und die Mission von MOIA begeistern, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!

Unsere Vorteile im Überblick:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt (einschließlich Bonus)
• Hybrides Arbeitssetup: Arbeiten Sie von zu Hause oder in einem unserer Büros - Sie und Ihr Team entscheiden, wie oft Sie sich treffen, und kombinieren Flexibilität mit Zusammenarbeit!
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit flexibler Arbeitsregelungen je nach Ihren Bedürfnissen (Elternschaft, Pflegearbeit, Ehrenamt usw.)
• Budget und monatliche Auslagenpauschale für die Einrichtung des Homeoffice
• Möglichkeit der Remote-Arbeit von außerhalb Deutschlands für bis zu 6 Wochen pro Jahr aus über 35 Ländern
• Öffentliches Verkehrsticket (vollständig subventioniertes "Deutschlandticket") für Pendeln und Reisen in ganz Deutschland und Rabatt auf MOIA-Fahrten
• Subventionierte Fitnessstudio-Mitgliedschaft oder Fahrrad-Leasing
• Lernumfeld mit kontinuierlichen Lerntagen, Jobrotation, Schulungen und Workshops, Coaching, Konferenzen, Büchern und Sprachkursen
• Unterstützung der psychischen Gesundheit, 1:1-Sitzungen mit externen Fachleuten und Workshops zur mentalen Entlastung
• 30 Urlaubstage, Sabbatical und unbezahlte Freistellungsmöglichkeiten
• Umzugshilfe mit Dienstleister (Visum, Verwaltung usw.)
• Hunde-freundliche Büros

Für Studenten- und Praktikumspositionen haben wir ein angepasstes Set von Vorteilen.

Sei, wer du bist! Wir sind Mitglied der Charta der Vielfalt und setzen uns aktiv dafür ein, einen Arbeitsplatz zu fördern, der Vielfalt in verschiedenen Aspekten wie Alter, Geschlechtsidentität, Rasse, sexueller Orientierung, körperlicher oder kognitiver Fähigkeit und Ethnizität feiert und fördert. Bei MOIA leben wir eine Kultur, in der Menschen akzeptiert, respektiert, geschätzt, anerkannt und einbezogen werden.

Wie wir arbeiten:

Bei MOIA sind unsere Teams typischerweise über Standorte verteilt und arbeiten in einem hybriden Setup. Wir arbeiten sowohl remote als auch vor Ort und wählen die Art der Zusammenarbeit, die zum Kontext, zur Arbeit und zum Rhythmus jedes Teams passt. Zeit miteinander in unseren Büros zu verbringen, ist ein wichtiger Teil davon, wie wir verbunden bleiben, Vertrauen aufbauen und komplexe Probleme lösen. Gleichzeitig schätzen wir Flexibilität und geben Teams und Einzelpersonen die Autonomie, ihre Arbeitsweisen zu gestalten, wobei jeder die Freiheit hat, seine Routinen so zu organisieren, dass sie mit seiner Arbeit und den Bedürfnissen seines Teams übereinstimmen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir arbeiten, besuchen Sie unseren Blog für Einblicke in unsere Kultur und unseren Einstellungsprozess oder folgen Sie uns auf Instagram für einen Blick hinter die Kulissen bei MOIA.

Wer wir sind:

Bei MOIA stellen wir die Zukunft der Mobilität neu vor – sicher, autonom und auf die Bedürfnisse der Städte und ihrer Menschen zugeschnitten. Als Technologieunternehmen mit mehr als 400 Mitarbeitern entwickeln wir Mobilitätslösungen, die Städte wirklich voranbringen. Wir haben unseren Ridepooling-Service 2019 in Hamburg gestartet und sind seit 2023 Teil des öffentlichen Verkehrssystems der Stadt. Seit der Einführung haben wir über 12 Millionen Passagiere transportiert. Derzeit entwickelt sich MOIA von einem Mobilitätsanbieter zu einem Technologieanbieter, der eine skalierbare und sichere schlüsselfertige Lösung für autonomes Fahren anbietet.

Mit Büros in Berlin und Hamburg arbeitet unser diverses und internationales Team, das mehr als 60 Nationalitäten umfasst, gemeinsam auf diese gemeinsame Mission hin. MOIA ist mehr als ein Technologieanbieter – wir sind ein Partner für Städte und öffentliche Verkehrsbetreiber, der sich verpflichtet hat, lebenswertere Räume zu schaffen und Mobilitätslösungen anzubieten, die zuverlässig, sicher und komfortabel sind.

Ihre Bewerbung bei MOIA:

Wir schätzen Authentizität und persönliche Einblicke in Ihren Bewerbungsantworten. Während KI-Tools nützlich sein können, ermutigen wir Sie, die folgenden Fragen basierend auf Ihren eigenen Erfahrungen und Ihrem Verständnis zu beantworten. Dies hilft uns, einen menschlichen Touch zu bewahren und Ihre einzigartige Perspektive und Eignung für die Rolle besser zu bewerten. Um einen unvoreingenommenen Screening-Prozess zu gewährleisten, bitten wir Sie, Ihr Bild, Ihr Alter, Ihre Adresse oder andere Details, die nicht mit Ihren Qualifikationen und Ihrer Eignung für die Rolle zusammenhängen, nicht einzuschließen. Darüber hinaus anonymisieren wir Bewerbungen während der ersten Überprüfungsphase, indem wir persönlich identifizierbare Informationen entfernen. Dies stellt sicher, dass unsere Bewertung sich ausschließlich auf Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Potenziale konzentriert – und unterstützt einen fairen und inklusiven Einstellungsprozess für alle Kandidaten.