HR Administration & Back Office Specialist

Die HR Administration & Back Office Specialist spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des reibungslosen und effizienten Betriebs der EMEA-Organisation mit Fokus auf DACH- und UK-Aktivitäten, indem sie die HR-Administration, Bürooperationen, Anbieterkoordination und Back-Office-Aktivitäten verwaltet. Sie fungiert als vertrauenswürdiger Unterstützungspartner für den Country Manager DACH und das lokale Team und trägt zu einer positiven Mitarbeitererfahrung, operativer Exzellenz, Compliance und effektiver Geschäftskontinuität in Deutschland und ausgewählten EMEA-Märkten bei.

Hauptverantwortlichkeiten

• HR-Administration, Gesundheit & Sicherheit und Mitarbeitersupport

• In Zusammenarbeit mit der EMEA HR die HR-Administrationsprozesse einschließlich Mitarbeiter-Onboarding, Dokumentation und Koordination mit lokalen Behörden und dem Finanzamt verwalten.
• Als Hauptansprechpartner für den deutschen Lohnbuchhaltungsberater fungieren und die fristgerechte Sammlung und Einreichung von lohnbezogenen Dokumenten sicherstellen.
• Das Zeiterfassungssystem „Zucchetti“ verwalten, einschließlich Anwesenheit, Urlaub und Krankheitsurlaub für alle Mitarbeiter (Büro und Geschäfte).
• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter in Bezug auf HR-bezogene Anfragen, Dokumentation und administrative Unterstützung sein.
• Mit rechtlichem Beistand zusammenarbeiten, um beschäftigungsbezogene Angelegenheiten zu unterstützen, einschließlich Kündigungen und Abfindungsprozesse, in Zusammenarbeit mit der EMEA HR.
• Sicherheitsbeauftragter für Deutschland, einschließlich Überwachung der Arbeitssicherheit, Risikobewertungen, H&S-Überwachung, Förderung sicherer Verhaltensweisen und Koordination von Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen.
• Unterstützung bei der Rekrutierung, einschließlich Sichtung von Bewerbungen und Durchführung erster Interviews.

• Management des deutschen Fuhrparks einschließlich Verträge, Versicherungen, Tankkarten usw.
• Überwachung des Empfangs und der Büroverwaltung für das Kölner Büro, einschließlich der Verwaltung der Hauptfestnetznummer und des gemeinsamen E-Mail-Postfachs, Post- und Versanddienste, Büroinstandhaltung, allgemeine Arbeitsplatzorganisation und Einkauf von Büromaterialien.
• Verträge und Beziehungen zu externen Anbietern für Einzelhandels- und Bürodienstleistungen verwalten, einschließlich Reinigungsunternehmen, Internet- und Mobilfunkanbietern, Fahrradleasingdiensten, Betriebsarzt, Stromanbietern und anderen operativen Lieferanten.

• Erstellen und Verwalten von Bestellungen und Rechnungsbearbeitung für allgemeine Dienstleistungen, die HR-Abteilung in Deutschland sowie Einzelhandels- und Marketingaktivitäten in Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich.
• Unterstützung bei Buchhaltungs- und Berichtstätigkeiten, einschließlich Verkaufsprovisionsberichte für die Finanzabteilung.
• Unterstützung lokaler Finanzaktivitäten, Sicherstellung eines Ansprechpartners mit dem Finanzteam in der Zentrale in Italien; Verwaltung administrativer Aktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten, die nur in Papierform vorliegen, Mitteilungen von der lokalen Regierung, lokale Archive.

• Sicherstellen einer genauen Ablage, Dokumentation und Einhaltung interner Verfahren und lokaler Vorschriften.
• Daten für CO2-Berichterstattung im Zusammenhang mit Einzelhandelsoperationen in Deutschland und den Niederlanden, deutschen Bürooperationen, Firmenwagenflotte und Geschäftsreisedaten sammeln und bereitstellen.

Profil & Qualifikationen

• Vorherige Erfahrung in der HR-Administration, Büroverwaltung, Buchhaltungsunterstützung oder einer ähnlichen Back-Office-Rolle.
• Gutes Verständnis der HR-Administrations- und Lohnprozesse sowie der H&S-Koordination.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Stakeholder zu managen.
• Erfahrung im Bestellmanagement und in der Rechnungsbearbeitung.
• Selbstbewusste Kommunikationsfähigkeiten und serviceorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office und HR-/Zeiterfassungssystemen.
• Fließend in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Was wir anbieten:

• Einzigartige Marke zu entdecken.
• Rabatt auf unsere Produkte.
• Dynamische Atmosphäre in einem internationalen Umfeld.
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