Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte HR-Administration und unterstütze das Team bei täglichen Abläufen.
- Unternehmen: Dynamisches internationales Unternehmen mit einem einzigartigen Markenimage.
- Vorteile: Rabatte auf Produkte, flexibles Arbeiten und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle dich in einer dynamischen Atmosphäre mit internationalen Einflüssen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Vielfalt schätzt und deine Ideen zählt.
- Qualifikationen: Erfahrung in HR-Administration und gute Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Die Mission der Rolle ist es, einen reibungslosen und effizienten Betrieb der EMEA-Organisation mit Fokus auf DACH- und UK-Aktivitäten sicherzustellen, indem die HR-Administration, Bürooperationen, Anbieterkoordination und Back-Office-Aktivitäten verwaltet werden. Als vertrauenswürdiger Unterstützungspartner des DACH-Landesmanagers und des lokalen Teams trägt die Rolle zu einer positiven Mitarbeitererfahrung, operativer Exzellenz, Compliance und effektiver Geschäftskontinuität in Deutschland und ausgewählten EMEA-Märkten bei.
Hauptverantwortlichkeiten
- HR-Administration, Gesundheit & Sicherheit und Mitarbeitersupport
- In Zusammenarbeit mit der EMEA-HR die HR-Administrationsprozesse verwalten, einschließlich Mitarbeiter-Onboarding, Dokumentation und Koordination mit lokalen Behörden und dem Finanzamt
- Hauptansprechpartner für den deutschen Lohnbuchhaltungsberater sein und die rechtzeitige Sammlung und Einreichung von lohnbezogenen Dokumenten sicherstellen
- Das Zeiterfassungssystem "Zucchetti" verwalten, einschließlich Anwesenheit, Urlaub und Krankheitsurlaub für alle Mitarbeiter (Büro und Geschäfte)
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter in Bezug auf HR-Anfragen, Dokumentation und administrative Unterstützung
- Koordination mit Rechtsberatern zur Unterstützung von beschäftigungsbezogenen Angelegenheiten, einschließlich Kündigungen und Abfindungsprozessen
- Sicherheitsbeauftragter für Deutschland, einschließlich Überwachung der Arbeitsplatzsicherheit, Risikobewertungen, H&S-Überwachung, Förderung sicherer Verhaltensweisen und Koordination von Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen
- Unterstützung bei der Rekrutierung, einschließlich Sichtung von Bewerbungen und Durchführung erster Interviews
- Allgemeine Dienst- und Büroanbieterverwaltung
- Management des deutschen Fuhrparks, einschließlich Verträge, Versicherungen, Tankkarten usw.
- Überwachung der Empfangs- und Büroverwaltung für das Büro in Köln, einschließlich Verwaltung der Hauptfestnetznummer und des gemeinsamen E-Mail-Postfachs, Post- und Versanddienste, Büroinstandhaltung, allgemeine Arbeitsplatzorganisation und Einkauf von Büromaterialien
- Verwaltung von Verträgen und Beziehungen zu externen Anbietern für Einzelhandels- und Bürodienste
- Back Office & Bestellmanagement
- Erstellung und Verwaltung von Bestellungen sowie Rechnungsbearbeitung für allgemeine Dienstleistungen, die HR-Abteilung in Deutschland und Einzelhandelsmarketingaktivitäten in Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich
- Unterstützung von Buchhaltungs- und Berichtstätigkeiten, einschließlich Verkaufsprovisionsberichte für die Finanzabteilung
- Unterstützung lokaler Finanzaktivitäten, Sicherstellung eines Ansprechpartners mit dem Finanzteam in der Zentrale in Italien
- Berichterstattung & Compliance
- Sicherstellung einer genauen Ablage, Dokumentation und Compliance mit internen Verfahren und lokalen Vorschriften
- Datensammlung und Bereitstellung für CO2-Berichterstattung im Zusammenhang mit Einzelhandelsoperationen in Deutschland und den Niederlanden
Profil & Qualifikationen
- Vorherige Erfahrung in der HR-Administration, Büroverwaltung, Buchhaltungsunterstützung oder einer ähnlichen Back-Office-Rolle
- Gutes Verständnis der HR-Administrations- und Lohnprozesse sowie der H&S-Koordination
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Stakeholder zu managen
- Erfahrung im Management von Bestellungen und Rechnungsbearbeitung
- Selbstbewusste Kommunikationsfähigkeiten und serviceorientierte Denkweise
- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten
- Kenntnisse in Microsoft Office und HR-/Zeiterfassungssystemen
- Fließend in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
Was wir bieten:
- Einzigartige Marke zu entdecken
- Rabatt auf unsere Produkte
- Dynamische Atmosphäre in einem internationalen Umfeld
- Gelegenheit, Einfluss zu nehmen und Entscheidungsträger zu werden
- Wettbewerbsfähige Smart Working Policy
Moleskine ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir erkennen die Vorteile an, die Vielfalt für unseren Arbeitsplatz, unser Geschäft und unsere Kunden mit sich bringt. Wir begrüßen und berücksichtigen alle Bewerbungen unabhängig von Rasse und Nationalität, Religion, Farbe, Geschlecht, Elternstatus, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Alter, Status als Person mit Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.
HR Administration Back Office Specialist Arbeitgeber: Moleskine
Moleskine ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Köln eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung, einem wettbewerbsfähigen Smart Working Policy und der Möglichkeit, Einfluss zu nehmen und Entscheidungen zu treffen, fördert das Unternehmen eine positive Unternehmenskultur, die Vielfalt schätzt und Chancengleichheit bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so HR Administration Back Office Specialist erhalten könnten
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Moleskine aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Moleskine, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um HR Administration Back Office Specialist mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Moleskine klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Moleskine vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Moleskine die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
