Senior Office Manager:in (m/w/d)

Über uns

Unsere Mission: Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Planeten zu retten – ein Second Hand Produkt nach dem anderen. Du liebst es, Struktur ins Chaos zu bringen und bist Gastgeber:in aus Leidenschaft? Dann bist du bei uns genau richtig. Als Senior Office Manager:in bei momox sorgst du dafür, dass unser Berliner Office reibungslos funktioniert und sich alle momoxians willkommen fühlen. Die Position ist ab sofort in Vollzeit zu besetzen – Montag bis Freitag, vor Ort im Office am Ostkreuz – und zunächst auf ein Jahr befristet.

Wir wertschätzen diverse Teams aus vielen Gründen und freuen uns dich bei uns willkommen zu heißen, unabhängig von deiner Nationalität, ethnischen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexuellen Orientierung. Was für uns zählt, ist, dass du engagiert bist und Lust hast, mit uns zu lernen und zu wachsen.

Aufgaben

• Office-Abläufe gestalten: Du bringst Struktur in unsere Prozesse – organisiert, kreativ und mit Blick fürs Wesentliche.
• Empfang & Gastfreundschaft: Du heißt unsere Gäste auf Deutsch und Englisch willkommen und sorgst für eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen.
• Organisation im Alltag: Du koordinierst unsere Lieferant:innen und Dienstleister:innen, behältst den Überblick über Post, Bestellungen, Terminorganisation und Raumplanung.
• Assistenz der Geschäftsführung: Du unterstützt unser C-Level bei Terminkoordination und organisatorischen Themen.
• Reiseplanung: Du kümmerst dich zuverlässig um die Reisebuchungen unserer Mitarbeiter:innen.
• Finanzen im Griff: Du führst die Verwaltungskasse, prüfst Rechnungen und holst Angebote für Büro- und Geschäftsbedarf ein.
• Events & Teamkultur: Du unterstützt bei Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen.
• Facility-Feingefühl: Du arbeitest eng mit dem Facility-Team zusammen und hast ein detailorientiertes Auge auf die kleinen Dinge, die den Unterschied machen.

Profil

• Erfahrung im Office Management: Du bringst mehrjährige Erfahrung mit und kennst die Abläufe eines gut organisierten Büros.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und behältst auch in stressigen Momenten den Überblick.
• Digitaler Durchblick: Google Workspace und MS Office (insb. Excel & PowerPoint) nutzt du routiniert.
• Zweisprachige Kommunikation: Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und fühlst dich in einem internationalen Umfeld wohl.
• Herz & Haltung: Du hast ein offenes Wesen, bist empathisch und trägst aktiv zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Wir bieten

• Nachhaltigkeit: Wir lieben Second Hand und integrieren unsere nachhaltige Geschäftsidee mit einfachen Methoden in den Büroalltag durch nachhaltiges Verbrauchsmaterial, doppelseitigen Druck, Energiesparmodus an Geräten, Mülltrennung, etc.
• Sport- und Fitnessangebote: Unter der Woche hast du die Möglichkeit, an verschiedenen Sportangeboten teilzunehmen.
• Unternehmensrabatte: Als momoxian kannst du dich jeden Monat auf einen Gutschein für unseren momox Fashion Onlineshop sowie medimops freuen.
• Firmenfeiern: Der Spaß an unserer Arbeit und das gemeinsame Feiern unserer Erfolge sind fest in unseren Werten verankert.
• Offenes Arbeitsumfeld: Wir arbeiten gemeinsam in einem hellen, offenen Großraumbüro.
• Individuelle Arbeitsumgebung: Gestalte deinen ergonomischen Arbeitsplatz ganz nach deinen Wünschen.
• Bürohunde: Unsere Bürohunde tragen zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre bei.
• Reduziertes Ticket für den Nahverkehr: Spare bares Geld mit dem Deutschland- oder Jobticket der Berliner S-Bahn.

Kontakt: Deine Ansprechperson bei Rückfragen: Tina Schimek (she/her) Senior Recruiter and DE&I.