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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, manage Budgets und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Monte Investments AG - ein innovatives Family Office mit Fokus auf strategische Investitionen.
- Mitarbeitervorteile: Karrierechancen, dynamisches Umfeld und die Möglichkeit, wertvolle Beziehungen aufzubauen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Office-Management Erfahrung und Organisationstalent.
- Andere Informationen: Spannende Projekte und ein unterstützendes Team warten auf dich!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Wer wir sind
Monte Investments AG ist ein Family Office, das sich auf den langfristigen Wertaufbau durch strategische Investitionen, Unternehmensentwicklung und Innovation konzentriert. Wir sind spezialisiert auf den Aufbau und die Verwaltung von Unternehmensbeteiligungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen sowie auf kompetente Beratungsleistungen in den Bereichen Investment und Unternehmensstrategie.
Wen suchen wir:
Vor Ort in unserem Office in Luzern, Beschäftigungsgrad 100%. Wir suchen eine zuverlässige, serviceorientierte und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Team in einer zentralen Rolle unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
- Büromanagement: Sicherstellung eines gut organisierten und gepflegten Büroalltags, inklusive Material- und Verpflegungsmanagement (Budget, Einkauf)
- Führung der Buchhaltung (Rechnungsstellung, Budgetierung, Kostenübersicht, Spesenabrechnungen)
- Koordination der Onboarding- und Offboarding-Logistik in Zusammenarbeit mit dem Talent Team (z. B. Gebäudezugang, Einrichtung von Schreibtischen)
- Wartung und Fehlerbehebung bei Büäten (z. B. Drucker)
- Facility Management: Pflege und Koordination
- Planung und Koordination Meetings und Anlässe: Vorbereitung von Meetingräumen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
- Eingangspost: Verteilung, Pflege und Bearbeitung zentraler E-Mail-Postfächer sowie eingehender Telefonate und schriftlicher Anfragen
- Pflege der Teamagenda und Umsetzung von Terminänderungen
- Laufende CRM-System Pflege und Aktualisierung von Kunden- / Partnerdaten
- Allgemeine Administration, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten für sämtliche Fachbereiche
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Teams (Reiseplanung, ad-hoc Aufgaben)
Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Persönlichkeit & Kompetenzen
- Abgeschlossene Kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung, sowie Office-Management Erfahrung sind zwingend
- Erfahrung in der Verwaltung und Nachverfolgung von Bürobudgets, einschließlich Rechnungsstellung von Lieferanten, Ausgabenabgleich und Berichterstattung
- Sicherer Umgang mit Finanzteams, um eine genaue und zeitnahe Budgetüberwachung zu gewährleisten
- Aufgeweckte, hilfsbereite und teamorientierte Persönlichkeit mit Freude an administrativer Arbeit - Sie sind die zentrale Anlaufstelle
- Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
- Fähigkeit, unter Druck ruhig und gelassen zu bleiben
- Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Prioritätensetzung
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Russischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Tools und CRM-Systemen ein Plus
Warum wir?
Gemeinsam mit unserem Team werden Sie spannende, wegweisende Unternehmen unterstützen und stärken. Diese Rolle bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben und dabei wertvolle sowie langfristige Beziehungen aufzubauen. Sie werden in einem dynamischen und innovativen Umfeld aufblühen, in dem alle an einer gemeinsamen Vision arbeiten. Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Office Manager & Team Assistant Arbeitgeber: Monte Rosa Investments AG
Kontaktperson:
Monte Rosa Investments AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager & Team Assistant
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Team Assistant interessierst, zögere nicht, direkt im Unternehmen nachzufragen. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Monte Investments AG und überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Büromanagement und in der Teamassistenz am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die richtige Person für die zentrale Rolle bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und gibt uns die Möglichkeit, deine Bewerbung schneller zu bearbeiten. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager & Team Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deinem Anschreiben und erzähle uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen im Büro-Management und in der Teamassistenz hervor. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf die Details: Ein gut strukturiertes und fehlerfreies Bewerbungsschreiben ist ein Muss! Achte darauf, dass alles ordentlich formatiert ist und keine Rechtschreibfehler enthalten sind – das zeigt uns, dass du organisiert und sorgfältig bist.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles an die richtige Stelle gelangt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Monte Rosa Investments AG vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über Monte Investments AG und deren Werte. Verstehe, wie sie strategische Investitionen und Unternehmensentwicklung angehen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Teamassistenz verdeutlichen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, deine Methoden zur Organisation von Büroabläufen und zur Verwaltung von Budgets zu erläutern. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für eine erfolgreiche Planung oder Koordination eines Meetings geben.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Frage nach der Teamdynamik und den Erwartungen an die Rolle des Office Managers & Team Assistants. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Zusammenarbeit im Team.