Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, manage Budgets und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Monte Rosa Investments AG - ein innovatives Family Office in Luzern.
- Vorteile: Karrierechancen, dynamisches Umfeld und die Möglichkeit, wertvolle Beziehungen aufzubauen.
- Weitere Informationen: Einzigartige Gelegenheit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und unterstütze spannende Unternehmen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Office-Management Erfahrung und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wer wir sind: Monte Rosa Investments AG ist ein Family Office, das sich auf den langfristigen Wertaufbau durch strategische Investitionen, Unternehmensentwicklung und Innovation konzentriert. Wir sind spezialisiert auf den Aufbau und die Verwaltung von Unternehmensbeteiligungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen sowie auf kompetente Beratungsleistungen in den Bereichen Investment und Unternehmensstrategie.
Wen suchen wir:
Vor Ort in unserem Office in Luzern, Beschäftigungsgrad 100%. Wir suchen eine zuverlässige, serviceorientierte und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Team in einer zentralen Rolle unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
- Büromanagement: Sicherstellung eines gut organisierten und gepflegten Büroalltags, inklusive Material- und Verpflegungsmanagement (Budget, Einkauf)
- Führung der Buchhaltung (Rechnungsstellung, Budgetierung, Kostenübersicht, Spesenabrechnungen)
- Koordination der Onboarding- und Offboarding-Logistik in Zusammenarbeit mit dem Talent Team (z. B. Gebäudezugang, Einrichtung von Schreibtischen)
- Wartung und Fehlerbehebung bei Bürogeräten (z. B. Drucker)
- Facility Management: Pflege und Koordination
- Planung und Koordination von Meetings und Anlässen: Vorbereitung von Meetingräumen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
- Eingangspost: Verteilung, Pflege und Bearbeitung zentraler E-Mail-Postfächer sowie eingehender Telefonate und schriftlicher Anfragen
- Pflege der Teamagenda und Umsetzung von Terminänderungen
- Laufende CRM-Systempflege und Aktualisierung von Kunden- / Partnerdaten
- Allgemeine Administration, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten für sämtliche Fachbereiche
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Teams (Reiseplanung, ad-hoc Aufgaben)
Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Persönlichkeit & Kompetenzen:
- Abgeschlossene Kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung, sowie Office-Management Erfahrung sind zwingend
- Erfahrung in der Verwaltung und Nachverfolgung von Bürobudgets, einschließlich Rechnungsstellung von Lieferanten, Ausgabenabgleich und Berichterstattung
- Sicherer Umgang mit Finanzteams, um eine genaue und zeitnahe Budgetüberwachung zu gewährleisten
- Aufgeweckte, hilfsbereite und teamorientierte Persönlichkeit mit Freude an administrativer Arbeit
- Sie sind die zentrale Anlaufstelle
- Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
- Fähigkeit, unter Druck ruhig und gelassen zu bleiben
- Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Prioritätensetzung
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Russischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Tools und CRM-Systemen ein Plus
Warum wir?
- Gemeinsam mit unserem Team werden Sie spannende, wegweisende Unternehmen unterstützen und stärken
- Diese Rolle bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben und dabei wertvolle sowie langfristige Beziehungen aufzubauen
- Sie werden in einem dynamischen und innovativen Umfeld aufblühen, in dem alle an einer gemeinsamen Vision arbeiten
Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Office Manager & Team Assistant Arbeitgeber: Monte Rosa Investments AG
Die Monte Rosa Investments AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Luzern ein inspirierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einer zentralen Rolle zur Optimierung von Geschäftsprozessen beizutragen und Ihre Karriere durch wertvolle Erfahrungen und langfristige Beziehungen voranzutreiben. Unsere teamorientierte Kultur fördert persönliches Wachstum und Innovation, während wir gemeinsam an spannenden Projekten arbeiten.
Kontaktdaten:
Monte Rosa Investments AG Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Team Assistant erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Team Assistant interessierst, zögere nicht, direkt im Unternehmen nachzufragen. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei Monte Rosa Investments AG arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen perfekt zur Rolle des Office Managers passen. Zeige, dass du die richtige Person für die zentrale Anlaufstelle bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Team Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass dein Anschreiben an!:Stell sicher, dass du dein Anschreiben auf die Stelle als Office Manager & Team Assistant zuschneidest. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zu den Anforderungen in der Stellenbeschreibung passen.
Achte auf Details!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen, bevor du sie abschickst. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Monte Rosa Investments AG vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über Monte Rosa Investments AG und deren Werte. Verstehe, wie sie strategische Investitionen und Unternehmensentwicklung angehen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Teamassistenz verdeutlichen. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert hast. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet oder ein Event geplant? Solche Geschichten zeigen, dass du die richtige Person für die Rolle bist.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Frage nach der Teamdynamik und den Erwartungen an die Rolle. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt und zur gemeinsamen Vision beitragen kannst.
