Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Senior Management bei administrativen Aufgaben und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Ideal für Studierende, die praktische Erfahrungen sammeln und ihre Karriere starten möchten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das einen echten Unterschied macht und deine Fähigkeiten weiterentwickelt.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1500 - 2000 € pro Monat.
Wir suchen einen hochorganisierten, detailorientierten Verwaltungsassistenten zur Unterstützung des Senior Managements. Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Operationen in den Bereichen Finanzen, Verwaltung und exekutive Koordination. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für den Informationsfluss, die Dokumentation und die Kommunikation, um der Führungsebene ein effizientes und effektives Arbeiten zu ermöglichen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Finanzen, Dokumentation & externe Koordination
- Vorbereitung und Weiterleitung von Rechnungen und Belegen zur internen Genehmigung oder externen Buchhaltung (USt, Steuererklärungen), unter Gewährleistung von Genauigkeit und Fristgerechtheit.
- Führung organisierter Aufzeichnungen aller finanziellen Dokumente (Rechnungen, Belege, Ausgaben) und Unterstützung bei der Ausgabenverfolgung sowie Kreditkartenabstimmungen.
- Kommunikation mit staatlichen Stellen, Förderagenturen und externen Partnern zur Verwaltung administrativer und compliancebezogener Angelegenheiten.
- Vorbereitung, Zusammenstellung und fristgerechte Einreichung erforderlicher finanzieller und regulatorischer Dokumentationen.
- Korrespondenzmanagement
- Screening und Kategorisierung eingehender elektronischer und physischer Post, Kennzeichnung von Elementen, die dringende Aufmerksamkeit erfordern.
- Unterstützung beim Verfassen von Social-Media-Updates und E-Mail-Kommunikationen nach Bedarf.
- Administrative Unterstützung, Reisen & Veranstaltungen
- Koordination von Meetings, Agenden, Terminplanung und Reiseorganisation für das Senior Management.
- Datenpflege und Verwaltung leichter CRM-Systeme im Zusammenhang mit Investoren, Partnern und Bewerbern.
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen.
Qualifikationen
- 2–5 Jahre Erfahrung in einer administrativen, exekutiven Assistenz- oder Betriebsrolle.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld einzuhalten.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch von Vorteil).
- Komfort im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
- Kenntnisse in gängigen Büroanwendungen (z.B. Google Workspace, Microsoft Office) und grundlegenden CRM-Systemen (Notion).
- Erfahrung in der Unterstützung von Finanz- oder Buchhaltungsabläufen ist von Vorteil.
Was wir suchen
- Proaktive und einfallsreiche Denkweise.
- Starkes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
- Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und Probleme eigenständig zu lösen.
- Professioneller, gepflegter Kommunikationsstil.
Administrative Assistant (Part-time) Arbeitgeber: Moonlight AI AG
Moonlight AI ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Teamarbeit und Innovation gefördert werden. Mit einem klaren Fokus auf die Entwicklung von KI-Technologien in Europa und Tunesien, bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, an spannenden Projekten zu arbeiten, sondern auch kontinuierliche Weiterbildung und persönliche Entwicklung. Die offene Unternehmenskultur und die flexiblen Arbeitsbedingungen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten zu entfalten und aktiv zur Gestaltung der Zukunft der Technologie beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant (Part-time) erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Moonlight AI AG sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Moonlight AI AG direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant (Part-time) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Moonlight AI AG zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Moonlight AI AG vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Moonlight AI AG. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
