1. Auftraggeberin
Moosalp Tourismus AG, Ronalpstrasse 38, 3935 Bürchen, Schweiz.
2. Vergabeart
Offene Ausschreibung.
Das Mandat wird für eine Dauer von drei Jahren vergeben: – . Es besteht die Option auf Verlängerung um weitere zwei Jahre.
Die Auftraggeberin beauftragt die/den Mandatnehmer/in mit der Durchführung von Aufgaben im Bereich Gästebetreuung und touristischer Dienstleistungen zugunsten der Gäste und Besucher der Moosalpregion.
Ziel des Mandats ist die professionelle, freundliche und serviceorientierte Betreuung der Gäste sowie die Unterstützung eines positiven Erscheinungsbildes der Destination.
5. Aufgabenbereich
5.1 Gästeempfang und Information
Freundlicher Empfang und persönliche Betreuung von Gästen, Tagesbesuchern und Gruppen
Erteilen von Auskünften über touristische Angebote, Sehenswürdigkeiten, Wanderwege, Aktivitäten, Bergbahnen, Unterkünfte, Restaurants und Veranstaltungen
Unterstützung bei allgemeinen Fragen zur Region, Anreise, Wetter- und Schneeverhältnissen sowie Freizeitmöglichkeiten
Vermittlung eines positiven und professionellen Erscheinungsbildes der Destination
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5.2 Beratung und Unterstützung der Gäste
Unterstützung der Gäste bei Reservationen, Buchungen und organisatorischen Anliegen
Hilfestellung bei der Planung von Aktivitäten und Ausflügen
Unterstützung bei Problemen oder besonderen Anliegen der Gäste
Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Reklamationen oder Verbesserungsvorschlägen
5.3 Kommunikation und Administration
Bearbeitung von Gästeanfragen per Telefon, E-Mail und über Online-Plattformen
Pflege und Aktualisierung von Informationsmaterialien wie Öffnungszeiten und Flyer sowie von allgemeinen Aushängen und Gästeinformationen
Führen des monatlichen Eventkalenders und Erfassen der Events in der App
Regelmässige Befüllung der Schaukästen Postautostation und Bodmen
Bearbeitung der Post
Weiterleitung relevanter Informationen an die beteiligten Leistungsträger
Bestellungen von Merch sowie Broschüren bearbeiten und versenden
Erstellung des monatlichen Cockpits
Unterkunftsverzeichnis anpassen
Selbstdeklarationen der Zweitwohnungsbesitzer eintragen
App-Beiträge vorbereiten
e-guma Tickets und Gutscheine verwalten und versenden
Barumsätze von Spielbagger, Merch, Minigolf, Schlitten und Alpuschnaager einsammeln und verbuchen
Geschäftsbericht MTAG
Beantworten von Umfragen und Anfragen von Partnern (VWP, Schweiz Tourismus etc.)
Kontrolle von Einträgen auf Partnerseiten (Bergfex, Swiss Activities etc.)
Inhaltliche Pflege von Infosnow
5.4 Betreuung touristischer Infrastruktur
Kontrolle und Sicherstellung eines sauberen, ordentlichen und einladenden Erscheinungsbildes der Gäste- und Informationsbereiche im Info Center Bodmen, Törbel und Lädeli
Auffüllen und Kontrollieren der Merch-Artikel
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Betreuung Mietauto sowie Ladestation Bodmen
Meldung von Schäden, Sicherheitsmängeln oder besonderen Vorkommnissen an die zuständigen Stellen
Mithilfe bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Grossveranstaltungen und Events
Betreuung des Infostands während Veranstaltungen
Unterstützung bei Auf- und Abbauarbeiten sowie bei organisatorischen Abläufen
Koordination mit Partnerbetrieben, Vereinen und Dienstleistern
Winter-Apéros in Zusammenarbeit mit dem Erlebnisland
Organisation der Sommer-Apéros in Bürchen und Törbel
Koordination Moosalp Markt
Moosalp Hock und Infoveranstaltungen
Kalender freischalten und Anpassungen vornehmen
Verwaltung des Fahrplans, wenn nötig Anpassungen vornehmen
Extrafahrten und Teamevents koordinieren
Schnaagerznacht mit den Leistungsträgern koordinieren
Buchungsverwaltung
Kommunikation mit den Schnaagerfahrern über Beekeeper
Statistik führen
Kalender freischalten und Profil-Anpassungen vornehmen
Verwaltung der Buchungen und Gästekommunikation
Gästekarten und Jahresgästekarten
Prospektbestellungen
Chalet-Verwaltung
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5.9 Zusammenarbeit und Repräsentation
Enge Zusammenarbeit mit Hotels, Restaurants, Bergbahnen, Leistungsträgern und weiteren touristischen Partnern
Professionelle Vertretung der Interessen der Moosalp Tourismus AG gegenüber Gästen und Partnern
Förderung der Destination durch aktive, freundliche und lösungsorientierte Kommunikation
Messeauftritte
Ruraktive Törbel
Generalversammlungen: Einladungen, Protokoll, Vorbereitung etc.
6. Organisation & Zusammenarbeit
Enge Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen für Infrastruktur und Marketing
Fix definierte Ansprechpartner:innen
Regelmässige Meetings für Austausch und Planung
Jahresplanung gemäss Zielsetzungen des Verwaltungsrats
Regelmässige operative Abstimmungen
7. Vertrags- und Abrechnungsmodell
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