IBD Executive Assistant, Frankfurt Coverage

Wir suchen jemanden, der unser Team als IBD Executive Assistant in Frankfurt verstärkt. In der Investment Banking-Abteilung bieten wir globale Expertise in Marktanalysen sowie Beratungs- und Kapitalbeschaffungsdiensten für Unternehmen, Institutionen und Regierungen.

Was Sie in dieser Rolle tun werden:

• Unterstützung des Geschäfts der Investment Banking Division.
• Bereitstellung von Sekretariatsunterstützung für zugewiesene Geschäftsteams, einschließlich Reise- und Kalenderverwaltung.
• Organisation interner und externer Kundentermine, Buchung von Konferenzräumen, Planung detaillierter Reiseverläufe und Veranstaltungsorganisation unter Einhaltung der Richtlinien der Firma und der IBD.
• Organisation und Buchung aller Reiseanforderungen wie Transport, Visa, Unterkunft und verwandte Punkte.
• Büroorganisation: Beantwortung interner und externer Anrufe, Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen, professionelle Bearbeitung interner und Kundenanfragen, Pflege elektronischer Kalender und IBD CRM, genaue Ablage- und Archivierungssysteme.
• Spesen- und Lieferantenrechnungen: Vorbereitung und fristgerechte Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Pflege von Aufzeichnungen für pünktliche Zahlungen, zeitnahe Bearbeitung von Lieferantenrechnungen über Smaart.
• Vorbereitung von Übersetzungen (Englisch/Deutsch und Deutsch/Englisch).
• Schulung neu eingestellter Assistenten.
• Nutzung von Technologiekenntnissen, schnelles Erlernen neuer Tools und Einsatz von Technologie zur Steigerung der Produktivität.
• Bereitstellung von Vertretung und zusätzlicher Unterstützung bei erhöhtem Arbeitsaufkommen.

Was Sie für die Rolle mitbringen:

• Bestätigte Erfahrung in der Unterstützung auf Führungsebene.
• Fließendes Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Erfahrung im Investment Banking (Corporate Finance, M&A-Beratung).
• Verantwortung für alle Aufgaben, Nachverfolgung offener Punkte ohne Nachfragen.
• Selbstbewusste, freundliche, kontaktfreudige „menschenorientierte“ Persönlichkeit zur Kommunikation mit allen Ebenen.
• Fähigkeit, ruhig zu bleiben, wenn sich Prioritäten ändern, und letzte Änderungen im Zeitplan effizient zu bewältigen.
• Bereitschaft, Überstunden nach Bedarf zu leisten.
• Diskrete, professionelle Haltung; Wahrung der Vertraulichkeit.
• Proaktive „Can-Do“-Einstellung.
• Initiative und Urteilsvermögen; Fähigkeit, autonom zu arbeiten, wenn Banker reisen.
• Hochgradig organisiert und ausgezeichnete Zeit-/Prioritätsmanagementfähigkeiten; fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, um Fristen einzuhalten.
• Effektive Kommunikation, artikuliert.
• Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, Beziehungen zu internen und externen Partnern aufzubauen.
• Teamplayer, unterstützend gegenüber anderen Assistenten.
• Gute Kenntnisse von Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) und Outlook.
• Erfahrung in der Online-Bearbeitung von Spesen (z.B. Concur).
• Erfahrung in der Buchung von Reisen über Online-Tools.
• Erfahrung mit Systemen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM).
• Tippschnelligkeit von mindestens 50 Wörtern pro Minute.
• Es wird eine fortlaufende Schulung zu MS-Systemen und -Richtlinien angeboten.

Zertifizierte Personenregulierungsanforderungen:

Wenn diese Rolle als zertifizierte Rolle angesehen wird, müssen die Inhaber möglicherweise erforderliche regulatorische Qualifikationen aufrechterhalten oder interne Unternehmensbenchmarks erfüllen.

Flexible Arbeitsbedingungen:

Morgan Stanley ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Freiheit bei der Wahl ihrer Arbeitsbedingungen durch flexible Arbeitsarrangements zu haben. Sprechen Sie mit unserem Rekrutierungsteam, um mehr zu erfahren.

Chancengleichheit:

Morgan Stanley ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine vielfältige Belegschaft aufzubauen und zu erhalten, die in Erfahrung und Hintergrund vielfältig ist. Unsere Rekrutierungsbemühungen spiegeln unser starkes Engagement für eine Kultur der Inklusion wider, in der Einzelpersonen basierend auf ihren Fähigkeiten und Talenten eingestellt, entwickelt und gefördert werden. Unsere Belegschaft spiegelt einen breiten Querschnitt der globalen Gemeinschaften wider, in denen wir tätig sind, und bringt eine Vielzahl von Hintergründen, Talenten, Perspektiven und Erfahrungen mit.