IBD Executive Assistant, Frankfurt/Munich Coverage

Wir suchen jemanden, der unser Team als IBD Executive Assistant in Frankfurt oder München verstärkt. In der Investment Banking-Abteilung bieten wir globale Expertise in Marktanalysen sowie in Beratungs- und Kapitalbeschaffungsdiensten für Unternehmen, Institutionen und Regierungen.

Was Sie in dieser Rolle tun werden:

• Unterstützung des Geschäfts der Investment Banking Division
• Bereitstellung von Sekretariatsunterstützung für zugewiesene Geschäftsteams, einschließlich:
• Reise- und Kalenderverwaltung (Organisation interner und externer Kundentermine sowie Buchung von Konferenzräumen; Planung detaillierter Reiseverläufe und Veranstaltungsorganisation unter Einhaltung der Richtlinien der Firma und der IBD; Organisation und Buchung aller Reiseanforderungen wie Transport, Visa, Unterkunft usw.)
• Büroorganisation (Beantwortung interner und externer Anrufe sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen; effizientes, höfliches und professionelles Bearbeiten interner Anfragen sowie Anfragen von Kunden; Pflege elektronischer Kalender und IBD CRM; genaue Ablage- und Archivierungssysteme aufrechterhalten)
• Spesen- und Lieferantenrechnungen (Vorbereitung und fristgerechte Bearbeitung komplizierter Spesenabrechnungen unter Einhaltung der Richtlinien der Firma und der IBD; Pflege genauer Aufzeichnungen zur Sicherstellung einer fristgerechten Zahlung; Bearbeitung von Lieferantenrechnungen über Smaart in einem angemessenen Zeitraum)
• Übersetzungen vorbereiten (Englisch/Deutsch und Deutsch/Englisch)
• Schulung neu eingestellter Assistenten
• Gute Technologiekenntnisse, schnelle Auffassungsgabe und Nutzung von Technologie zur Verbesserung der Rolle und Steigerung der Produktivität
• Sicherstellung der Vertretung bei Abwesenheit und zusätzliche Unterstützung bei Arbeitsüberlastung

Was Sie für die Rolle mitbringen:

• Bestätigte Erfahrung in der Unterstützung auf Executive-Ebene
• Fließendes Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Erfahrung im Investment Banking (Corporate Finance, M&A Advisory)
• Verantwortung für alle Aufgaben, Nachverfolgung offener Punkte ohne ständiges Nachfragen
• Eine selbstbewusste, freundliche, kontaktfreudige „menschenorientierte“ Persönlichkeit, die mit Menschen auf allen Ebenen kommunizieren kann, um Arbeitsziele zu erreichen
• Nachgewiesene Fähigkeit, ruhig zu bleiben, Prioritäten zu setzen und effektiv mit kurzfristigen Änderungen im Zeitplan umzugehen
• Flexibilität, z.B. die Bereitschaft, Überstunden zu leisten
• Diskrete, professionelle Haltung; Wahrung der Vertraulichkeit in allen Aspekten der Arbeitslast
• Proaktive „Can-Do“-Einstellung
• Fähigkeit, eigene Initiative und Urteilsvermögen zu nutzen und autonom zu arbeiten, wenn der Banker reist, und proaktiv im Voraus zu planen
• Hochgradig organisiert und ausgezeichnete Zeit-/Prioritätsmanagementfähigkeiten; fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, um Fristen einzuhalten und offene Punkte nach Bedarf zu verfolgen
• Artikulierter, effektiver Kommunikator
• Aufmerksamkeit für Details ist unerlässlich
• Fähigkeit, Beziehungen zu internen und externen Ansprechpartnern aufzubauen
• Guter Teamplayer/Kollege für andere Assistenten im Team
• Gute Kenntnisse der Microsoft-Anwendungen (Excel/PowerPoint/Word) und Outlook
• Erfahrung in der Online-Bearbeitung von Spesen (z.B. über Concur)
• Erfahrung in der Buchung von Reisen über ein Online-Buchungstool
• Erfahrung mit Client Relationship Management-Systemen (CRM)
• Mindestens 50 WPM Tippgeschwindigkeit
• Laufende Schulungen zu allen MS-Systemen und -Richtlinien werden bereitgestellt

Was Sie von Morgan Stanley erwarten können:

Bei Morgan Stanley heben, verwalten und verteilen wir Kapital für unsere Kunden – und helfen ihnen, ihre Ziele zu erreichen. Wir tun dies auf eine differenzierte Weise und haben das seit 90 Jahren getan. Unsere Werte – den Kunden an erste Stelle setzen, das Richtige tun, mit außergewöhnlichen Ideen führen, uns für Vielfalt und Inklusion einsetzen und zurückgeben – sind nicht nur Überzeugungen, sie leiten die Entscheidungen, die wir jeden Tag treffen, um das Beste für unsere Kunden, Gemeinschaften und mehr als 80.000 Mitarbeiter in 1.200 Büros in 42 Ländern zu tun.

Bei Morgan Stanley finden Sie die Möglichkeit, an der Seite der Besten und Klügsten zu arbeiten, in einer Umgebung, in der Sie unterstützt und ermächtigt werden. Unsere Teams sind unermüdliche Mitarbeiter und kreative Denker, die von ihren unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen profitieren. Wir sind stolz darauf, unsere Mitarbeiter und deren Familien in jeder Phase ihrer beruflichen Laufbahn zu unterstützen und bieten einige der attraktivsten und umfassendsten Mitarbeiterleistungen und -vorteile in der Branche. Es gibt auch reichlich Gelegenheit, sich innerhalb des Unternehmens zu bewegen, für diejenigen, die Leidenschaft und Durchhaltevermögen in ihrer Arbeit zeigen.

Morgan Stanley ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine Belegschaft aufzubauen und zu erhalten, die in Erfahrung und Hintergrund vielfältig ist. Unsere Rekrutierungsbemühungen spiegeln unser starkes Engagement für eine Kultur der Inklusion wider, in der Einzelpersonen basierend auf ihren Fähigkeiten und Talenten eingestellt, entwickelt und gefördert werden.