IBD Executive Assistant, Frankfurt/Munich Coverage

Was Sie in der Rolle tun werden

• Unterstützung des Geschäfts der Investment Banking Division
• Bereitstellung von Sekretariatsunterstützung für zugewiesene Geschäftsteams, einschließlich Reise- und Kalenderverwaltung (Organisation interner und externer Kundenmeetings sowie Buchung von Konferenzräumen; Planung detaillierter Reiseverläufe und Veranstaltungsorganisation unter Einhaltung der Richtlinien der Firma und der IBD; Organisation und Buchung aller Reiseanforderungen wie Transport, Visa, Unterkunft usw.)
• Büroorganisation (Beantwortung interner und externer Anrufe sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen; effiziente, höfliche und professionelle Bearbeitung interner Anfragen sowie Anfragen von Kunden; Pflege elektronischer Kalender und IBD CRM; genaue Ablage- und Archivierungssysteme aufrechterhalten)
• Spesen- und Lieferantenrechnungen (Vorbereitung und fristgerechte Bearbeitung komplizierter Spesenabrechnungen unter Einhaltung der Richtlinien der Firma und der IBD; genaue Aufzeichnungen führen, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen; Bearbeitung von Lieferantenrechnungen über Smaart in einem zeitgerechten Rahmen)
• Vorbereitung von Übersetzungen (Englisch/Deutsch und Deutsch/Englisch)
• Schulung neu eingestellter Assistenten
• Gute Technologiekenntnisse, schnelle Auffassungsgabe und Nutzung von Technologie zur Verbesserung der Rolle und Steigerung der Produktivität
• Sicherstellung der Vertretung bei Abwesenheit und zusätzliche Unterstützung bei Arbeitsüberlastung

Was Sie in die Rolle einbringen werden

• Bestätigte Erfahrung in der Unterstützung auf Führungsebene
• Fließendes Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Erfahrung im Investment Banking (Corporate Finance, M&A Beratung)
• Verantwortung für alle Aufgaben, Nachverfolgung offener Punkte ohne ständiges Nachfragen
• Selbstbewusste, freundliche, kontaktfreudige „menschenorientierte“ Persönlichkeit, die mit Menschen auf allen Ebenen kommunizieren kann, um Arbeitsziele zu erreichen
• Nachgewiesene Fähigkeit, ruhig zu bleiben, Prioritäten zu variieren und effektiv mit kurzfristigen Änderungen im Zeitplan umzugehen
• Flexibilität, z.B. Bereitschaft zur Überstundenarbeit
• Diskrete, professionelle Haltung; Wahrung der Vertraulichkeit in allen Aspekten der Arbeitslast
• Proaktive „Can-Do“-Einstellung
• Fähigkeit, eigene Initiative und Urteilsvermögen zu nutzen und autonom zu arbeiten, wenn der Banker reist, und proaktiv im Voraus zu planen
• Hochorganisiert und ausgezeichnete Zeit-/Prioritätsmanagementfähigkeiten; fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, um Fristen einzuhalten und offene Punkte nach Bedarf zu verfolgen
• Artikulierend; effektive Kommunikation
• Aufmerksamkeit für Details ist unerlässlich
• Fähigkeit, Beziehungen zu internen und externen Ansprechpartnern aufzubauen
• Guter Teamplayer / Buddy für andere Assistenten im Team
• Gute Kenntnisse der Microsoft-Anwendungen (Excel / PowerPoint / Word) und Outlook
• Erfahrung in der Online-Bearbeitung von Spesen (z.B. über Concur)
• Erfahrung in der Buchung von Reisen über ein Online-Buchungstool
• Erfahrung in der Arbeit mit Systemen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM)
• Mindestens 50 Wörter pro Minute tippen
• Laufende Schulungen zu allen MS-Systemen und -Richtlinien werden bereitgestellt

Was Sie von Morgan Stanley erwarten können

Bei Morgan Stanley heben wir Kapital für unsere Kunden an, verwalten es und verteilen es – und helfen ihnen, ihre Ziele zu erreichen. Wir tun dies auf eine differenzierte Weise – und das seit 90 Jahren. Unsere Werte – die Kunden an erste Stelle zu setzen, das Richtige zu tun, mit außergewöhnlichen Ideen zu führen, uns für Vielfalt und Inklusion einzusetzen und zurückzugeben – leiten die Entscheidungen, die wir jeden Tag treffen, um das Beste für unsere Kunden, Gemeinschaften und mehr als 80.000 Mitarbeiter in 1.200 Büros in 42 Ländern zu tun. Sie finden die Möglichkeit, neben den Besten und Klügsten zu arbeiten, in einer Umgebung, in der Sie unterstützt und ermächtigt werden. Unsere Teams sind unermüdliche Mitarbeiter und kreative Denker, die von vielfältigen Hintergründen und Erfahrungen geprägt sind. Wir sind stolz darauf, unsere Mitarbeiter und deren Familien auf ihrem gesamten Arbeitsweg zu unterstützen und bieten einige der attraktivsten und umfassendsten Mitarbeiterleistungen und -vorteile in der Branche. Es gibt auch reichlich Gelegenheit, sich im Unternehmen zu bewegen, für diejenigen, die Leidenschaft und Durchhaltevermögen in ihrer Arbeit zeigen.

Zertifizierte Personen regulatorische Anforderungen

Wenn diese Rolle als zertifizierte Rolle angesehen wird, kann es erforderlich sein, dass der Inhaber die erforderlichen regulatorischen Qualifikationen oder internen Unternehmensbenchmarks erfüllt.

Flexible Arbeitsbedingungen

Interessiert an flexiblen Arbeitsmöglichkeiten? Morgan Stanley ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Freiheit bei der Wahl durch flexible Arbeitsregelungen zu haben. Sprechen Sie mit unserem Rekrutierungsteam, um mehr zu erfahren.

Morgan Stanley ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine Belegschaft aufzubauen und zu erhalten, die in Erfahrung und Hintergrund vielfältig ist. Unsere Rekrutierungsbemühungen spiegeln unser starkes Engagement für eine Kultur der Inklusion wider, in der Einzelpersonen basierend auf ihren Fähigkeiten und Talenten eingestellt, entwickelt und gefördert werden. Unsere Belegschaft spiegelt einen breiten Querschnitt der globalen Gemeinschaften wider, in denen wir tätig sind, und bringt eine Vielzahl von Hintergründen, Talenten, Perspektiven und Erfahrungen mit.