Mitarbeiter Empfang & Front Office (m/w/d)

Morrison & Foerster LLP ist eine internationale Wirtschaftskanzlei mit über 2.000 Mitarbeiter*innen an 19 Standorten in Europa, Asien-Pazifik und den USA. Zu unseren Mandanten gehören namhafte Unternehmen, von Start-ups und Tech Unicorns bis hin zu großen DAX-Konzernen und Global Playern. Wir unterstützen sie rechtlich dabei, ihre Geschäftsstrategie umzusetzen und zu überwachen, aber auch immer dann, wenn es kritisch wird und entscheidend ist, Risiken rechtzeitig zu antizipieren und Konflikte zu lösen.

Unser Berliner Büro zählt ca. 40 Rechtsanwält*innen und 70 Business Professionals.

Aufgaben

• Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
• Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthalts-erfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
• Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
• Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen
• Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
• Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
• Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
• Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandanten-meetings, Recruiting-Events, Präsentationen)
• Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Re-Konfiguration von Konferenz-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen
• Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)
• Tägliche Kontrollgänge durch Büro- und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
• Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
• Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen – Kaffeemaschine, etc.)
• Organisation von Büro-Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
• Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
• Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsprüfung)
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
• Unterstützung des Operations-Teams auch bei vertraulichen Themen
• Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Empfangs-, Service- oder Office-Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei oder der gehobenen Hotellerie
• Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Selbstständige, strukturierte, hands-on Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bringen Sie außerdem mit

• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei-Schicht-System (montags bis freitags zwischen 8:00 und 20:00 Uhr)

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Kanzleiumfeld
• Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
• Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
• Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
• Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin
• Fahrtkostenzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, ein Mental Health & Wellbeing Programm, uvm.