Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte das Büroerlebnis und koordiniere Veranstaltungen für internationale Mandanten.
- Unternehmen: Dynamisches internationales Kanzleiumfeld mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, modernes Arbeitsumfeld und viel Raum für Ideen.
- Weitere Informationen: Flexibles Drei-Schicht-System und ein humorvolles Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Sei der erste Eindruck und mache einen Unterschied im Büroalltag.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office- oder Servicebereich und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 50000 € pro Jahr.
- OFFICE EXPERIENCE COORDINATOR (W/X/M)
- Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung | Berlin
Zur Verstärkung unseres Berliner Büros suchen wir ab sofort eine serviceorientierte, strukturierte und hands-on arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Office Experience.
- Ihre Aufgaben
- Empfang & Client Experience
- Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
- Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
- Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthaltserfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
- Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
- Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen
- Conference Center & Veranstaltungsbetreuung
- Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
- Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
- Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
- Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandantenmeetings, Recruiting-Events, Präsentationen)
- Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Re-Konfiguration von Konferenz-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen
- Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)
- Office Services & Facility Management
- Tägliche Kontrollgänge durch Büro- und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
- Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
- Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
- Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen - Kaffeemaschine, etc.)
- Organisation von Büro-Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
- Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
- Administration & interne Unterstützung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsbearbeitung und -prüfung)
- Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
- Unterstützung des Operations-Teams auch bei vertraulichen Themen
- Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien
- Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Positionen im Bereich Sales
- Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Office-, Service- oder Sales-Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei/Unternehmen oder der gehobenen Hotellerie
- Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch, Flexibilität sowie ausgeprägtes Organisationstalent
- Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Das bringen Sie außerdem mit
- Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei-Schicht-System (zwischen 8:00 und 20:00 Uhr) von montags bis freitags
- Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Kanzleiumfeld
- Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
- Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
- Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
- Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an jobs@mofo. com.
Office Experience Coordinator (m/w/d) in Berlin Arbeitgeber: Morrison Foerster
Morrison & Foerster LLP ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Berlin eine dynamische und kollegiale Arbeitsumgebung bietet. Mit erstklassigen Weiterbildungsangeboten über die MoFo Academy und internationalen Karrieremöglichkeiten in unseren Büros in den USA und Asien fördern wir das persönliche und berufliche Wachstum unserer Juristen. Unsere offene Unternehmenskultur und die Möglichkeit, an spannenden Projekten im Bereich Banking & Finance zu arbeiten, machen uns zu einem attraktiven Arbeitgeber für talentierte Rechtsanwälte.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Experience Coordinator (m/w/d) in Berlin erhalten könntest
✨Erlebe den Einzelhandel hautnah!
Schau dir die Geschäfte in deiner Nähe an und frage direkt nach offenen Stellen. Viele Einzelhändler stellen spontan ein, besonders während der Hochsaison oder um Feiertage herum. Das persönliche Gespräch kann dir einen klaren Vorteil verschaffen!
✨Nutze lokale Jobmessen
Besuche lokale Jobmessen oder Karrieretage in deiner Stadt. Es gibt oft spezielle Veranstaltungen für den Einzelhandel, wo du direkt mit Unternehmen in Kontakt treten und dich von Angesicht zu Angesicht vorstellen kannst.
✨Social Media als Schlüssel
Folge Einzelhändlern auf Social Media, da sie oft ihre Stellenangebote dort ankündigen. Viele Firmen haben spezifische Kampagnen, um Talente zu finden – sei also aktiv und zeige dein Interesse!
✨Bewerbung über unsere Website
Wenn du auf der Suche nach einer befristeten Stelle im Einzelhandel bist, besuche unsere Website. Wir haben oft aktuelle Angebote und helfen dir, deinen perfekten Job zu finden. Lass uns gemeinsam an deiner Bewerbung arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Experience Coordinator (m/w/d) in Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Serviceerfahrung hervor!:Für eine Stelle im Einzelhandel ist es super wichtig, dass du deine bisherigen Erfahrungen im Kundenservice klar und prägnant in deinem Lebenslauf darlegst. Denk daran, konkrete Beispiele zu nennen, wie du Kundenanfragen gelöst oder Verkaufszahlen gesteigert hast – das zeigt, dass du die notwendigen Skills mitbringst!
Persönliche Abschlussbemerkung im Anschreiben:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du in deinem Anschreiben betonen, warum du genau jetzt Teil des Teams bei Morrison Foerster werden möchtest. Teile deine Motivation mit, wie du die Herausforderung in einem temporären Job siehst und was du dir davon erhoffst – das kann einen großen Unterschied machen!
Besondere Dokumente einfügen:Falls du bereits spezielle Zertifikate oder Schulungen im Einzelhandel absolviert hast – wie zum Beispiel einen Kassenschein oder Weiterbildungen im Bereich Merchandising –, solltest du diese Dokumente unbedingt anfügen. Das zeigt dein Engagement für die Branche und hebt dich von anderen Bewerbern ab!
Ein kreatives Layout für deinen Lebenslauf:Im Einzelhandel wird viel Wert auf ein einladendes Erscheinungsbild gelegt. Nutze also ein ansprechendes, aber gut lesbares Layout für deinen Lebenslauf und achte darauf, dass alles klar gegliedert ist. So hinterlässt du einen guten ersten Eindruck, denn Präsentation zählt auch hier!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Morrison Foerster vorbereitet
✨Kundenorientierung zeigen
Im Einzelhandel ist es super wichtig, dass du zeigen kannst, wie du mit Kunden umgehst. Bereite dir ein paar Beispiele vor, in denen du erfolgreich auf Kundenanfragen eingegangen bist oder eine schwierige Situation gelöst hast. So kannst du deine Fähigkeiten eindrucksvoll unter Beweis stellen!
✨Produktwissen ist dein Freund
Mach dich mit den Produkten vertraut, die Morrison Foerster anbietet. Du könntest während des Interviews nach deiner Meinung zu einem Produkt gefragt werden oder sogar darüber, wie du es verkaufen würdest. Je mehr du über die Trends und Highlights der Branche weißt, desto besser kannst du überzeugen.
✨Flexibilität selbstbewusst ansprechen
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, wird häufig nach deiner Flexibilität und Verfügbarkeit gefragt. Sei klar darüber, wie du dich schnell in verschiedene Aufgabengebiete hineinfindest und welche Zeiten für dich am besten passen. Das zeigt, dass du bereit bist, das Team zu unterstützen, wann immer es nötig ist!
✨Vorbereitung auf typische Verkaufsgespräche
Sei bereit, in Rollenspielen deine Verkaufsgespräche zu simulieren. Das könnte bedeuten, dass du ein Produkt präsentieren und Fragen dazu beantworten musst. Keine Sorge, das kann auch Spaß machen! Übe das mit Freunden oder vor dem Spiegel, um sicherer zu werden. Das wird dir helfen, dein Verkaufstalent zu zeigen.
