Assistante administrative FR-ANG

Notre client est une fondation privée reconnue, active dans le domaine culturel, avec un rayonnement international. Rattachée à un groupe familial de premier plan, elle gère un patrimoine d'exception et mène des projets d'envergure en lien avec des institutions culturelles et philanthropiques.

Vos responsabilités :

• Sous la supervision de l'Assistante Exécutive, vous apportez un soutien opérationnel de qualité à l'Assistante Exécutive et aux membres de la direction : gestion du courrier, rédaction de correspondances en français et en anglais, coordination d'agendas multiples et de réunions sur site et à distance.
• Vous assistez l'Assistante Exécutive dans la préparation logistique des réunions de direction, la coordination des déplacements, le suivi budgétaire des frais généraux ainsi que le traitement des factures.
• Vous gérez les envois à destination de partenaires nationaux et internationaux, le suivi des boîtes email, la réception téléphonique, le classement documentaire et la prise de procès-verbaux, tout en respectant les plus hautes exigences de rigueur et de confidentialité.
• Vous collaborez étroitement avec les autres assistantes afin d'assurer une coordination fluide des activités et une continuité optimale des opérations.

Votre profil :

• Vous disposez d'environ 5 ans d'expérience en assistance administrative, idéalement acquise dans un environnement exigeant et confidentiel (family office, structure privée, institution ou siège d'entreprise).
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et faites preuve d'aisance avec les nouvelles technologies, avec une curiosité naturelle pour les évolutions digitales.
• Vous maîtrisez le français et l'anglais tant à l'écrit qu'à l'oral, avec une rigueur rédactionnelle et une expression orale soignée indispensables dans cet environnement.
• Vous avez un esprit d'équipe développé ainsi qu'une capacité à structurer l'information et à anticiper les besoins.
• Doté(e) d'un sens aigu de la confidentialité et d'une culture du service haut de gamme, vous êtes à l'aise avec des interlocuteurs de niveaux hiérarchiques variés.
• Soucieux(se) du détail, organisé(e), flexible dans vos horaires et dans votre rythme de travail, vous gérez les priorités avec sang-froid et savez prendre des initiatives pour répondre aux besoins de l'équipe dans un environnement en constante évolution.