Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Aufgaben für die Direktion.
- Unternehmen: Movetia, die nationale Agentur für Austausch und Mobilität.
- Vorteile: Modernes Büro, hybrides Arbeiten, kostenlose Snacks und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung in einem motivierten Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft junger Menschen durch Austausch und Mobilität.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenz- oder Koordinationsfunktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Im Auftrag von Bund und Kantonen fördern wir Austausch-, Mobilitäts- oder Kooperationsaktivitäten auf allen Bildungsstufen - in der Schweiz, in Europa und weltweit. Unsere Vision: Alle Jugendlichen sollen während ihrer Ausbildung eine prägende Erfahrung in einer anderen Sprach- oder Kulturregion machen. Denn Austausch erweitert Perspektiven, stärkt den gesellschaftlichen Zusammenhalt - und fördert zentrale Zukunftskompetenzen wie kritisches Denken, Kreativität, Selbstständigkeit, Offenheit und interkulturelles Verständnis. So leisten wir einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Bildungsraums Schweiz - vernetzt, vielfältig und zukunftsfähig.
Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du denkst voraus, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst gerne dafür, dass andere ihre Arbeit wirkungsvoll machen können? Du organisierst mit Weitsicht, kommunizierst souverän und weisst, was Priorität hat? Dann bist du bei uns genau richtig.
Deine Aufgaben
- Du bist die zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe rund um unsere Direktion.
- Du arbeitest eng mit dem Direktor, dem Direktionsstab und der Geschäftsleitung zusammen und sorgst dafür, dass Termine, Geschäfte, Entscheide und Pendenzen vorausschauend vorbereitet und zuverlässig nachverfolgt werden.
- Eine wichtige Rolle übernimmst du zudem bei der Organisation der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats.
- Vorbereitung von Sitzungen, Terminen, Reisen und Veranstaltungen und Sicherstellung einer zuverlässigen Vor- und Nachbereitung.
- Du behältst Pendenzen, Aufträge und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass nichts verloren geht.
- Du führst die Agenda des Direktors vorausschauend und koordinierst interne und externe Termine, Verpflichtungen und Anfragen.
- Unterstützung bei Korrespondenz, Präsentationen, Unterlagen und weiteren Führungsdokumenten.
- Du organisierst und begleitest die Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats - von der Jahresplanung und Traktandierung über die Sitzungsunterlagen und Protokolle bis zur Dokumentation und Nachverfolgung der Beschlüsse.
- Koordination ausgewählter Führungssitzungen mit externen institutionellen Partnern.
- Du übernimmst selbstständig organisatorische und administrative Dossiers und arbeitest bei bereichsübergreifenden Vorhaben und Projekten mit.
- Du entwickelst Arbeits-, Informations- und Ablageprozesse rund um die Direktion weiter und bringst dich bei der Optimierung und Digitalisierung unserer administrativen Arbeitsweise ein.
Dein Profil
- Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung, idealerweise als Direktionsassistent:in, in Management oder Betriebswirtschaft, oder ein tertiärer Bildungsabschluss mit entsprechender Berufserfahrung.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung oder Direktion.
- Erfahrung in der Organisation und Begleitung von Führungs- oder Leitungsgremien; Erfahrung in einem bildungsnahen, öffentlichen oder politiknahen Umfeld ist von Vorteil.
- Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch oder Französisch sowie sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache. Zudem verfügst du über gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind ein Plus.
- Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit professionell und diskret um.
- Einen sehr sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und ein gutes Verständnis für effiziente digitale Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagement und Informationsorganisation.
- Du bist offen dafür, neue digitale Werkzeuge - auch KI-gestützte Anwendungen - sinnvoll und verantwortungsbewusst einzusetzen.
Was bietet dir Movetia?
- Mehr als nur "ein Job"! Bei uns arbeitest du an Themen, die junge Menschen inspirieren.
- In einem Team von rund 55 motivierten Kolleginnen und Kollegen kannst du aktiv etwas bewirken.
- Unsere Unternehmenskultur bietet dir viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung.
- Freue dich auf ein modernes und schön eingerichtetes Büro mitten in der Stadt Bern.
- Kaffee, Tee und frische Früchte stehen kostenlos in unserem Social-Hub bereit.
- Hybrides Arbeiten mit bis zu 2 Tagen Home Office pro Woche.
- Regelmässige Team-Events.
- Pauschalbeiträge für Handy und ÖV.
- Bezahlte Kurzpausen sowie ein Ausgleichstag für variable Feiertage, die auf ein Wochenende fallen.
Direktionsassistent:In 60-80% - Teilzeit Arbeitgeber: Movetia
Movetia ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Projekten zur Förderung von Austausch und Mobilität für junge Menschen zu arbeiten. In einem dynamischen Team in Bern profitierst du von einer offenen Unternehmenskultur, flexiblen Arbeitszeiten und zahlreichen Entwicklungsmöglichkeiten, während du aktiv zur Weiterentwicklung des Bildungsraums beiträgst. Unsere modernen Büros und die Unterstützung durch regelmäßige Team-Events sowie Home-Office-Möglichkeiten machen uns zu einem attraktiven Arbeitsplatz.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Direktionsassistent:In 60-80% - Teilzeit erhalten könntest
✨Engagiere dich in der E-Learning-Community
Such dir digitale Bildungsprojekte oder Online-Foren, in denen sich Fachleute der Branche austauschen. Dadurch kannst du wichtige Kontakte knüpfen und die neusten Trends im E-Learning kennenlernen, was dir bei deiner Bewerbung helfen kann.
✨Nutze soziale Medien gezielt
Folge Influencern und Unternehmen im Bereich digitale Bildung auf Plattformen wie LinkedIn oder Twitter. Teile interessante Inhalte und diskutiere mit, um deine Sichtbarkeit zu erhöhen und vielleicht sogar die Aufmerksamkeit von Movetia auf dich zu ziehen.
✨Schau dir Praktikumsmöglichkeiten genau an
Da du in Teilzeit arbeiten möchtest, fokussiere dich auf Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten anbieten. Informiere dich über aktuelle Ausschreibungen auf unseren eigenen Seiten und nutze die Gelegenheit, Erfahrungen zu sammeln, während du dich weiter bildest.
✨Sei proaktiv bei Movetia
Wenn dich Movetia interessiert, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Stelle gezielte Fragen zu der Teilzeitstelle, um mehr über die Unternehmenskultur und die Anforderungen zu erfahren. Wer frühzeitig Interesse zeigt, bleibt im Gedächtnis!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Direktionsassistent:In 60-80% - Teilzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Erfahrungen im digitalen Lernen sichtbar!:In der e-Learning- und digitalen Bildungsbranche sind praktische Erfahrungen entscheidend. H ggf. deine bisherigen Projekte, wie Workshops oder Online-Kurse, in deinem Lebenslauf hervor und zeige, wie du digitale Tools verwendet hast, um Lerninhalte zu vermitteln oder Lernende zu unterstützen.
Zeige dein Engagement für Weiterbildung!:In einem Teilzeitjob in der digitalen Bildung ist es wichtig, dass du deine Lernbereitschaft und Weiterbildungsmaßnahmen im Lebenslauf oder Anschreiben präsentierst. Nenn spezielle Online-Kurse oder Zertifikate, die du absolviert hast, um deine Fähigkeiten auszubauen — das zeigt, dass du in diesem schnelllebigen Bereich am Puls der Zeit bist.
Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor!:Da die digitale Bildung oft hybride Formate verbindet, sind starke Kommunikationsfähigkeiten gefragt. Betone in deinem Anschreiben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Lernenden, Kollegen oder Stakeholdern kommuniziert hast, und nutze Beispiele, um das zu untermauern.
Pass deine Unterlagen an Movetia an!:Jede Bewerbung sollte individuell sein! Schau dir die Vision und die Werte von Movetia an und versuche, das in deinen Bewerbungsunterlagen widerzuspiegeln. Zeige, warum du perfekt zum Team passt, besonders bei einem Teilzeitjob, in dem du flexibel und engagiert sein solltest.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Movetia vorbereitet
✨Deine Leidenschaft für E-Learning zeigen
Erzähle im Interview, warum du E-Learning und digitale Bildung so spannend findest! Zeig auf, welche eigenen Erfahrungen du gemacht hast, sei es durch Online-Kurse oder eigene Projekte. Das hilft uns, deine Motivation und Affinität zum Tätigkeitsfeld zu verstehen.
✨Tools und Plattformen im E-Learning kennen
Mach dich mit den gängigen Tools und Plattformen vertraut, die in der digitalen Bildung verwendet werden, wie Moodle oder Articulate 360. Bei einem Teilzeitjob im E-Learning wirst du wahrscheinlich auch praktische Fragen dazu bekommen, wie man effektive Online-Lernmodule gestaltet.
✨Flexibilität und Zeitmanagement betonen
Als Teilzeitkraft im E-Learning ist es wichtig, dass du deine Zeit gut managen kannst. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, bei denen du flexibel auf wechselnde Anforderungen reagiert hast. Das zeigt deinen zukünftigen Arbeitgebern, dass du dich gut in einem dynamischen Umfeld bewegen kannst.
✨Interaktive Inhalte in deiner Portfolio präsentieren
Wenn du bereits an E-Learning-Projekten gearbeitet hast, bringe deinen Lebenslauf oder dein Portfolio mit! Zeige dabei interaktive Inhalte, die du erstellt hast. Das gibt uns einen direkten Einblick in deine praktischen Fähigkeiten und deinen kreativen Ansatz im E-Learning.
