Office Management Associate (m/f/d)

Moxa ist ein führender Anbieter von industriellen Netzwerk-, Computer- und Automatisierungslösungen zur Ermöglichung des Industrial Internet of Things. Mit 35 Jahren Branchenerfahrung hat Moxa mehr als 118 Millionen Geräte weltweit verbunden und verfügt über ein Vertriebs- und Servicenetzwerk, das Kunden in mehr als 87 Ländern erreicht. Wir bieten ein umfassendes Spektrum an innovativen, hochwertigen Lösungen, die in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, darunter Fabrikautomatisierung, intelligente Schiene, intelligentes Netz, intelligente Verkehrssysteme, Öl und Gas, Marine und Bergbau.

Als Office Management Associate (m/w/d) bei Moxa Europe sind Sie im Herzen unserer Büroabläufe tätig und bieten zuverlässige administrative und organisatorische Unterstützung für unsere Mitarbeiter und Stakeholder in unserem Münchener Büro (nahe Leuchtenbergring). Von der Koordination von Meetings und der Unterstützung der täglichen Büroabläufe bis hin zur Veranstaltungsplanung und organisatorischen Aufgaben tragen Sie dazu bei, eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten und die Effizienz und Produktivität unserer Teams zu steigern. Die Position ist ab sofort verfügbar und zunächst als befristeter Arbeitsvertrag für mindestens 12 Monate angeboten, um vorübergehend die Abwesenheit eines Kollegen zu decken, mit der Möglichkeit einer Verlängerung je nach geschäftlichen Bedürfnissen und Umständen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Seien Sie das freundliche Gesicht unseres Münchener Büros, indem Sie Besucher begrüßen, eingehende Anrufe verwalten, Kurierdienste und Sendungen koordinieren und helfen, einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck zu hinterlassen.
• Halten Sie unser Büro am Laufen, indem Sie sich um die tägliche Organisation unseres Arbeitsplatzes kümmern, einschließlich Besprechungsräumen, Küche und Gemeinschaftsbereichen, Büromaterialien, Inventar und anderen praktischen Bedürfnissen, die im Laufe der Zeit auftreten.
• Koordinieren Sie unsere Einrichtungen und externen Partner, indem Sie eng mit Dienstleistern zusammenarbeiten und facility-bezogene Themen, die Verwaltung von Firmenwagen und Leasing unterstützen.
• Arbeiten Sie eng mit dem Management und HR zusammen, indem Sie Meetings koordinieren, Korrespondenz und administrative Aufgaben unterstützen und neuen Kollegen einen reibungslosen Start während der Einarbeitung ermöglichen.
• Bringen Sie Menschen zusammen, indem Sie die Planung und Koordination von Unternehmensveranstaltungen, Meetings und Konferenzen unterstützen und sich um die damit verbundenen Logistik und Anbieter kümmern.
• Unterstützen Sie reibungslose und effiziente Geschäftsreisen, indem Sie unser Reisewerkzeug verwalten, Kollegen bei Buchungen und reisebezogenen Fragen helfen, Probleme lösen und Reisekostenabrechnungen koordinieren.
• Halten Sie die administrative Seite organisiert, indem Sie Rechnungen bearbeiten und relevante Daten und Dokumentationen genau und gemäß unseren Unternehmensrichtlinien pflegen.

Qualifikationen

• Vorherige Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Praktische Erfahrung in einem oder mehreren Bereichen: Reisemanagement, Fuhrpark-/Autoleasing, Veranstaltungskoordination oder Lieferantenmanagement.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit einem praktischen, proaktiven und lösungsorientierten Ansatz.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten unabhängig zu verwalten und sich schnell an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
• Starke Serviceorientierung und selbstbewusste Kommunikation mit Mitarbeitern, Management, Besuchern, Anbietern und externen Dienstleistern.
• Zuverlässiger und detailorientierter Arbeitsstil mit einem hohen Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen Management- und HR-Angelegenheiten.
• Erfahrung in einem internationalen Arbeitsumfeld ist von Vorteil.
• Positive Einstellung und starker Teamgeist.
• Kenntnisse in MS Office und Sicherheit im Umgang mit administrativen Systemen und digitalen Tools.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch; weitere Sprachen sind von Vorteil.

Was wir an Moxa lieben!

• Unternehmen: Bei Moxa Europe verkörpern wir agile Arbeitspraktiken, moderne Führung und eine flache Organisationsstruktur. Wir fördern schnelle Entscheidungsfindung, kontinuierliche Verbesserung und eine teamorientierte, empathische Kultur, die unsere Werte täglich verkörpert. Die Feier unserer Vielfalt mit Kollegen aus 30 verschiedenen Nationalitäten schafft ein dynamisches und bereicherndes Arbeitsumfeld.
• Vergütung & Vorteile: Erleben Sie ein dynamisches Vergütungs- und Leistungspaket, das ein fixes und leistungsorientiertes Gehalt, Freizeit- und Gesundheitsbudgets, ein individuelles Ausbildungsbudget, das auf Ihre Ziele abgestimmt ist, und Vorteile wie umweltfreundliches Pendeln umfasst.
• Zusammenarbeit: In unserem Unternehmen bedeutet Zusammenarbeit mehr als nur Teamarbeit – es geht auch um intensive Einarbeitungsunterstützung mit einem Buddy-Programm, strukturierte Abteilungsintroduktionen, Autonomie in Ihrer Rolle, regelmäßige Teammeetings, eine feedbackorientierte Kultur mit Zielsetzungsdiskussionen und ein Engagement für die Förderung globaler Vielfalt.
• Work-Life-Balance: Wir priorisieren die Work-Life-Balance mit 30 Urlaubstagen, flexiblen Arbeitszeiten, Remote-Optionen und Teilzeitmöglichkeiten. Unser lebendiger Arbeitsplatz bietet moderne Büros, eine malerische Dachterrasse und einen Kalender voller Teambuilding- und Sportveranstaltungen, Oktoberfestbesuche und vieles mehr.