Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte die digitale Zukunft der Verwaltung mit innovativen Dokumentenmanagement-Lösungen.
- Unternehmen: Max-Planck-Gesellschaft, eine der führenden Forschungsorganisationen weltweit.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein Arbeitsplatz im Herzen Münchens.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und forme moderne Verwaltungsprozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Studium in Verwaltungswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im digitalen Dokumentenmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträgerinnen in ihren Reihen. Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Zentralen Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für drei Jahre, für 39 Stunden pro Woche eine e Projektmitarbeiterin Schriftgutverwaltung & Digitalisierung (Kennziffer 52/26).
Das Team der Zentralen Dienste unterstützt die Generalverwaltung (GV) bei der täglichen Arbeit. Zu den Aufgaben gehören die Gewährleistung des Dienstbetriebes, insbesondere der Innere Dienst, die Arbeitssicherheit und die Sicherstellung aller Serviceanforderungen. In dieser Position unterstützen Sie als Teil unseres Teams die Leiterin Zentrale Dienste.
Ihre Aufgaben werden sein:
- Konzeption und Aufbau eines zentralen DMS‑ / E-Akte-Templates für die gesamte Verwaltung und Teilprojektleitung bei der Einführung dieser vorgangsbezogenen Schriftgutverwaltung
- Erfassung, Analyse und Priorisierung fachlicher Anforderungen aus Verwaltung, Organisation und Fachbereichen
- Beratung der Fachbereiche zu Dokumentenmanagement, Registraturprozessen und digitalen Verwaltungsabläufen
- Entwicklung von Soll-Konzepten für Verwaltungsprozesse, digitale Vorgänge, Metadaten und Ablage
- Übersetzung fachlicher Anforderungen in Systemspezifikationen für IT
- Konzeption eines rollenbasierten Berechtigungsmodells
- Mitwirkung bei der Toolauswahl und ‑einführung
- Enge Zusammenarbeit mit IT, Datenschutz, Informationssicherheit und Fachbereichen
- Qualitätssicherung der Aktenführung (Vollständigkeit, Konsistenz, Metadatenqualität, Ordnungsmäßigkeit)
- Schulung, Befähigung und Support für Anwenderinnen in Verwaltung und Fachbereichen
- Unterstützung beim Change-Management
Was Sie mitbringen:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Verwaltungswissenschaften, Informationsmanagement o. Ä.) oder Beschäftigtenlehrgang II (BL II/Verwaltungsfachwirtin) bzw. vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Einführung, Begleitung und Nutzung moderner DMS- und E-Akten-Systeme sowie digitaler Registraturarbeit
- Sehr gute Kenntnisse der Schriftgutverwaltung und ordnungsgemäßen Aktenführung, idealerweise aus der öffentlichen Verwaltung (Kommunen/Ministerien)
- Kenntnisse relevanter Regelwerke und Standards (z. B. DSGVO, Aktenpläne)
- Berufserfahrung in einem Organisationsreferat oder im Verwaltungsmanagement
- Kenntnisse im Prozess- und agilen Projektmanagement
- Projekterfahrung in Digitalisierungsprojekten der Verwaltung
- IT-Verständnis im Verwaltungskontext (Schnittstelle zur IT ohne technische Spezialrolle)
- Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
- Idealerweise Kenntnisse im M365-Umfeld (SharePoint, Teams, Outlook)
- Sehr strukturierte, analytische Arbeitsweise und ausgeprägtes prozessuales Denkvermögen
- Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und rechtliche Anforderungen verständlich aufzubereiten und praxisnah zu übersetzen
- Lösungsorientierte Kommunikation und Moderationskompetenz
- Präzises, selbstständiges, verantwortungsbewusstes Arbeiten sowie Freude an der Gestaltung moderner Verwaltungsprozesse
Das bieten wir Ihnen:
Im Rahmen eines auf drei Jahre befristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 13 TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können:
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerberinnen jeglichen Hintergrunds.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 52/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens, unter: https://www.mpg.de/karriere/gv
Bewerbungsfrist: 1. Juli 2026
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e. V. Generalverwaltung München Abteilung Personal und Personalrecht www.mpg.de
Projekt mitarbeiter*in Schriftgut verwaltung & Digitalisierung Arbeitgeber: MPG GV Personalverw.
Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine attraktive Vergütung und umfassende Sozialleistungen bietet, sondern auch flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. In einem inspirierenden Umfeld in der Münchener Stadtmitte fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und unterstützen aktiv die Vielfalt und Inklusion in unserem Team.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Projekt mitarbeiter*in Schriftgut verwaltung & Digitalisierung erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von MPG GV Personalverw. und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei MPG GV Personalverw. Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Projekt mitarbeiter*in Schriftgut verwaltung & Digitalisierung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei MPG GV Personalverw. von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei MPG GV Personalverw. solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei MPG GV Personalverw. ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei MPG GV Personalverw. gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MPG GV Personalverw. vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei MPG GV Personalverw. sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei MPG GV Personalverw. verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
