Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme mit internationalem Flair.
- Vorteile: Zweijahresvertrag, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsförderung.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit und Vielfalt sind uns wichtig – bewirb dich jetzt!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an spannenden Forschungsprojekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Assistenzbereich, gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41018 - 50133 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme (MPI-IS) forscht an intelligenten Systemen, die wahrnehmen, lernen und interagieren. Unsere Grundlagenforschung in algorithmischen, physischen und sozialen Dimensionen treibt Künstliche Intelligenz und Robotik für das Gemeinwohl voran. Die Verwaltung des Instituts unterstützt in allen administrativen Belangen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Personal.
Wir suchen für den Standort in Stuttgart eine Unterstützung der Verwaltungsleitung.
Aufgaben:
- Unterstützung und Koordination bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Verwaltungsleitung
- Ansprechpartner extbf{*}in für die Abteilungen sowie alle anderen Bereiche des Instituts
- Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion der Intranetseiten, Erstellung von Präsentationen, Organigrammen und Formularen, Erfassung von Prozessen in einer Datenbank
- Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen
- Erstellung und Verteilung von Budgetberichten
- Unterstützung bei der Aktualisierung interner Regelungen und bei Anfragen der internen Revision
- Allgemeine Assistenztätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung und -abrechnung, Materialbeschaffung und -verwaltung)
Wir suchen eine zuverlässige, gewissenhafte und vertrauenswürdige Person, die sich darauf freut, Teil eines dynamischen, internationalen Arbeitsumfelds zu werden. Die Max-Planck-Gesellschaft garantiert allen qualifizierten Bewerbenden Chancengleichheit.
Ausbildung und Erfahrung:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder über mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich oder im kaufmännischen Bereich.
- Sie verfügen über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von und Kommunikation mit Führungskräften, idealerweise im interkulturellen Umfeld.
- Sie sind reaktionsschnell und die Beherrschung insbesondere der englischen, aber auch der deutschen Sprache ist für Sie genauso selbstverständlich wie Ihre sehr guten Kommunikationsfähigkeiten.
- Sie überzeugen mit Ihrer genauen, zuverlässigen und eigenständigen Arbeitsweise, Ihrem Organisationsgeschick sowie Ihrem Durchsetzungsvermögen. Sie sind gut strukturiert und besitzen zugleich die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben parallel zu erledigen.
- Fundierte Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint), ausgeprägte IT-Affinität sowie die Fähigkeit, neue digitale Systeme schnell zu erlernen und sicher zu nutzen.
- Sie nehmen aktiv am Büroleben teil, sind flexibel und bereit, andere Kolleg extbf{*}innen zu unterstützen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
- Sie bauen sich schnell ein Netzwerk zu den wichtigsten Ansprechpartner extbf{*}innen auf und gehen offen und professionell auf Menschen aller Hierarchieebenen zu.
Unser Angebot:
- interessante, herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen und dynamischen Forschungsinstitut
- einen Zweijahresvertrag mit der Möglichkeit einer Festanstellung
- je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund)
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle, die Anbindung an eine Kindertagesstätte und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Bewerbung:
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung, einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens, einen Lebenslauf sowie relevanten Zeugnissen über unser Bewerbungsportal. Anfragen zur Stelle richten Sie bitte an jobs@is.mpg.de. Die Stelle ist bis zur Besetzung ausgeschrieben. Bewerbungen, die bis zum 05.10.2026 eingehen, werden vorrangig berücksichtigt.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber extbf{*}innen jeglichen Hintergrunds.
Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) 50–75 % in Stuttgart Arbeitgeber: MPI f. Intellig. Systeme
Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme in Stuttgart bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die von einem internationalen und dynamischen Team geprägt ist. Als Arbeitgeber fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung durch individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und flexible Arbeitszeitmodelle, um eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu gewährleisten. Zudem profitieren Sie von attraktiven Sozialleistungen, wie einer betrieblichen Altersvorsorge und vergünstigten Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) 50–75 % in Stuttgart erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei MPI f. Intellig. Systeme
Wenn du auf der Website von MPI f. Intellig. Systeme stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) 50–75 % in Stuttgart mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei MPI f. Intellig. Systeme erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MPI f. Intellig. Systeme vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
