Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftler*innen an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Verlängerung des Arbeitsverhältnisses wird jedoch angestrebt.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Konferenzen, Workshops, Vortragsveranstaltungen und weiterer Veranstaltungsformate in enger Zusammenarbeit mit den Wissenschaftler*innen und weiteren internen Fachbereichen
• Koordination und Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen, insbesondere aus den Bereichen Catering, Veranstaltungstechnik, Hotellerie und Agenturen
• Organisation des Teilnehmenden- und Referierendenmanagements, insbesondere Einladungsmanagement, Anmeldeverfahren sowie Reise- und Hotelkoordination
• Korrespondenz und Kommunikation mit nationalen und internationalen Gästen in deutscher und englischer Sprache (mündlich und schriftlich)
• Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsunterlagen in Abstimmung mit den Wissenschaftler*innen und gegebenenfalls dem Team Wissenschaftskommunikation
• Unterstützung bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und Veranstaltungsabrechnung, einschließlich Rechnungsprüfung und Zusammenarbeit mit Einkauf und Finanzverwaltung
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Professionalisierung des Veranstaltungsmanagements, insbesondere durch die Standardisierung von Prozessen, die Erstellung und Pflege von Checklisten und Vorlagen sowie die Einführung und Nutzung digitaler Werkzeuge und Veranstaltungsmanagementsysteme (z. B. Indico)
• Unterstützung des Eventteams bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben sowie Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität und organisatorischen Abläufe

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder veranstaltungsnahen Bereich, beispielsweise im Veranstaltungsmanagement oder in der Hotellerie, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement oder in einer vergleichbaren koordinierenden Tätigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch oder Spanisch, sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrungen im Teilnehmenden- und Referierendenmanagement sowie im Umgang mit digitalen Veranstaltungsmanagement- und CRM-Systemen, z. B. Indico und Cobra CRM, sind von Vorteil
• Bereitschaft, sich in weitere digitale Werkzeuge (z. B. Adobe InDesign) einzuarbeiten und an der Digitalisierung und Professionalisierung des Veranstaltungsmanagements mitzuwirken
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld

Wir bieten:

• Umfassende Einarbeitung
• Ein attraktives, international geprägtes Arbeitsumfeld
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
• Vergütung gemäß Qualifikation und Aufgabenprofil bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD Bund inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• 30 Tage Urlaubsanspruch, ab 2027 31 Tage, zusätzliche freie Tage an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung im Ruhestand
• Jahressonderzahlung sowie die Möglichkeit Teile der Jahressonderzahlung in bis zu 3 freie Tage umzuwandeln
• Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität
• Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze
• Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie vier angegliederte Kindertagesstätten

Bewerbung:

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen Dr. Radu Carciumaru unter carciumaru@mpil.de.

Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Im Neuenheimer Feld 5
69120 Heidelberg
www.mpil.de