Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Vorstände im Tagesgeschäft und organisiere Meetings und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Modernes Unternehmen in Hamburg mit einer offenen und unterstützenden Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge und kostenlose Getränke.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem wertschätzenden Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft aktiv mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Vollzeit, unbefristet, Standort Hamburg.
Deine Aufgaben
- Unterstützt die Vorstände im operativen Tagesgeschäft und sorgt für strukturierte Abläufe, Transparenz, verlässliche Organisation und professionelle Außenwirkung.
- Koordiniert die Kalender der Vorstände und plant Termine, Reisen, Veranstaltungen sowie interne und externe Abstimmungen im Umfeld des Vorstands und der Unternehmensgruppe.
- Bereitet Meetings, Gremiensitzungen und Unternehmensformate organisatorisch vor und nach, inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollierung und Nachhalten vereinbarter Maßnahmen.
- Unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen und strukturiert Informationen adressatengerecht.
- Beobachtet organisatorische Themen, Fristen, Wiedervorlagen und offene Aufgaben und sorgt dafür, dass Themen zuverlässig weiterverfolgt werden.
- Übernimmt zentrale Aufgaben im Büromanagement und arbeitet eng mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern zusammen, z.B. bei Büromaterialien, Werbemitteln, Vorlagen oder organisatorischen Sonderthemen.
- Unterstützt bei Projekten, Sonderthemen und klar definierten Arbeitspaketen, führt eigenständig Recherchen durch und bereitet Beschluss‑ und Arbeitsgrundlagen vor.
- Funktioniert als verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Unternehmensbereichen, externen Partnern und Dienstleistern.
Dein Profil
- Organisation ist eine Leidenschaft, Prioritäten können gesetzt werden und souveräne Handhabung mehrerer gleichzeitig aufkommender Themen.
- Abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung in Geschäftsführungsassistenz, Projektkoordination, Office Management oder vergleichbarer organisatorischer Rolle – idealerweise im Mittelstand.
- Versierter Umgang mit digitalen Arbeits- und Organisationstools wie MS Teams, Outlook und weiteren Projekt- oder Office‑Tools.
- Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen oder Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten.
- Termine, Veranstaltungen und Abläufe mit Blick fürs Detail organisatorisch planen.
- Grundverständnis für IT‑nahe Fragestellungen.
- Sehr sichere Kommunikation auf Deutsch, gute Englischkenntnisse.
- Besitz eines Führerscheins Klasse B.
- Empathie, Fingerspitzengefühl, souveränes Auftreten, lösungsorientiert, proaktiv, diskret, zuverlässig und serviceorientiert.
- Fähigkeit, sich durchzusetzen, ohne die Augenhöhe zu verlieren, Überblick in dynamischen Situationen behalten und Freude daran, Menschen, Themen und Informationen zusammenzubringen.
Das bieten wir Dir
- Flexibles Arbeiten mit Gleitzeit und gelegentlich mobilem Arbeiten.
- Modernes Arbeitsumfeld in Hamburg mit kurzen Entscheidungswegen.
- Eine Kultur, in der Feedback, Unterstützung und Weiterentwicklung gelebt werden.
- Betriebliche Krankenversicherung als Zusatzversicherung.
- Betriebliche Altersvorsorge mit intelligenter Ausgestaltung.
- Zuschuss zum Deutschlandticket.
- 30 Urlaubstage sowie Heiligabend und Silvester frei.
- Eigener Mitarbeiterparkplatz.
- Kostenlose Getränke.
- Ein wertschätzendes Miteinander in einer Unternehmensgruppe, die Tradition, Pragmatismus und Zukunftsorientierung verbindet.
Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d) Arbeitgeber: MR Jobfinder GmbH
Unser Unternehmen in Hamburg bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für die Vorstandsassistenz & Büromanagement. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und einer modernen Büroinfrastruktur fördern wir eine Kultur des Feedbacks und der persönlichen Weiterentwicklung. Unsere Mitarbeiter profitieren von attraktiven Zusatzleistungen wie betrieblicher Krankenversicherung, Altersvorsorge und einem wertschätzenden Miteinander in einem traditionsbewussten und zukunftsorientierten Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Vorstand oder den Entscheidungsträgern zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. So bekommst du Insider-Informationen und kannst deine Chancen erhöhen, wenn du dich bewirbst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmensgruppe und deren Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten und deine Bewerbung hervorzuheben. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Wahl für die Vorstandsassistenz bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du ein Organisationstalent bist!
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du ähnliche Aufgaben gemeistert hast. Das gibt uns einen besseren Eindruck von deinen Fähigkeiten und deinem Potenzial.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MR Jobfinder GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Unternehmensstruktur und die verschiedenen Abteilungen verschaffen. Das hilft dir, die Rolle der Vorstandsassistenz besser zu verstehen und zeigt, dass du dich aktiv mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hast.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um zu zeigen, wie du mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgehst und Prioritäten setzt.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, und sei darauf vorbereitet, Fragen auf Deutsch und Englisch zu beantworten, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um am Ende des Interviews Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Vorstandsassistenz und welche Herausforderungen in der ersten Zeit auf dich zukommen könnten. Das zeigt dein Interesse und deine proaktive Haltung.
