IT PMO - Technical knowledge mandatory

Wir freuen uns, eine Stelle für einen Project Management Officer (PMO) in unserem IT-Team am Hauptsitz in Genf anzubieten, der mit unserem Team in Genf und den Remote-Standorten in Italien, Belgien, Griechenland und Indien zusammenarbeitet.

Sie berichten an den Vice President und leiten den Reporting- und Roadmap-Zyklus, treiben die Finanz- und Beschaffungsnachverfolgung voran und bereiten Analysen und Materialien vor, die die Führungsebene für C-Suite-Updates, Anbieterverhandlungen und Entscheidungsfindungen nutzen wird. Sie werden entscheidend dazu beitragen, Bereiche für Prozessverbesserungen zu identifizieren und eng mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, um Lösungen zu implementieren, die die betriebliche Effizienz verbessern.

Hauptverantwortlichkeiten

Reporting Roadmap-Eigentum

• Verantwortung für den wöchentlichen Projektberichtszyklus und den wöchentlichen Ausblick, der die Prioritäten für die Woche festlegt und die Nachverfolgung des Direktors mit Managern zur Beseitigung von Hindernissen vorantreibt.
• Durchführung der vierteljährlichen Roadmap-Überprüfungen und Erstellung dokumentierter Plan-gegen-tatsächliche Abweichungen.

Finanzen, Beschaffung Vertragsanalyse

• Unterstützung des Direktors bei der Vertragsprüfung, Rechnungs- und PO-Management sowie Budgetverfolgung (laufender Status der Ausgaben), Rechnungs-Vorvalidierung.
• Verfolgung des Lebenszyklus von Verträgen und NDAs von der rechtlichen Ausarbeitung und Validierung bis zur vollständigen Unterzeichnung.
• Vorbereitung des Budgets (FTE, non-FTE) für den jährlichen Zyklus in Zusammenarbeit mit den Standortleitern.
• Unterstützung und Erstellung von Präsentationsmaterial für den Direktor, das von vierteljährlichen Projektstatusüberprüfungen bis hin zu Rückblicken für die obere Führungsebene und Anbieteranalysen reicht, die den VP und den Direktor auf strategische Diskussionen vorbereiten.
• Auf Anfrage Überprüfung und Vorschlag von Designverbesserungen für das Präsentationsmaterial des Teams.

Governance Koordination über Standorte hinweg

• Bereitstellung von funktionaler Führung zur Unterstützung des Remote-PMO in Italien, Belgien und Indien sowie der Teamleiter in Genf mit transversalen Aktivitäten.
• Teilnahme an den wöchentlichen Meetings der Abteilung, Festhalten und Verbreiten von Maßnahmen und Nachverfolgung mit Managern, um sie für die von ihnen gemeldeten Verpflichtungen verantwortlich zu machen.
• Kuratiere die Themenlisten für die monatlichen Meetings des Direktors und der Manager, basierend auf offenen Maßnahmen und Eskalationen.

Betrieb Kontinuierliche Verbesserungskoordination

• Unterstützung des Direktors bei der Gestaltung und Implementierung der Strategie und Verantwortung für die Verbesserungen der Betriebsprozesse, die die Abteilung am Laufen halten – z.B. Neugestaltung des Reiseantragsprozesses und Aktualisierung der Urlaubs- und Bereitschaftslisten an den verschiedenen Standorten.
• Sicherstellung des Headcount-Managements/-genauigkeit an den verschiedenen Standorten, einschließlich Berichterstattung über Neueinstellungen und Austritte.
• Beitrag zur Entwicklung von Schulungsmaterial für Mitarbeiter.
• Unterstützung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter und als Referent Bereitstellung eines Überblicks über die Abteilung während der MSC-Akademiesitzungen für neue Mitarbeiter.

Profil des Kandidaten

• Erfahrung als PMO, idealerweise in einem agilen Umfeld in einer IT-Abteilung. Kenntnisse der agilen Methodik (Scrum).
• Ein Verständnis des IT- und Softwareentwicklungszyklus sowie der damit verbundenen Herausforderungen ist ein großer Vorteil.
• Vertrautheit mit Zahlen und Verträgen: Budgetverfolgung, Rechnungen und Kostenanalyse.
• Formale Qualifikation im Projektmanagement ist ein großer Vorteil.
• Starke Kenntnisse der MS Office-Produkte (insbesondere Excel und PowerPoint).
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Europäischer Staatsbürger und in Europa ansässig, keine Umzugsmöglichkeiten.
• Bereitschaft, zweimal im Jahr nach Indien zu reisen, jeweils für 2 Wochen, sowie Reisen nach Italien und Belgien.