Senior Administrative Associate

Wir suchen derzeit einen Lead Assoc, Administrative Services für den VP von International Market Access mit Sitz in Luzern.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Bereitstellung von hochrangiger administrativer Unterstützung für den Leiter des International Market Access (VP) und sein Regional Leadership Team durch das Management komplexer Zeitpläne, Kalender, Reisen, Ausgaben, Planung, Terminierung von Interviews, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Erstellung von Bestellungen mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit.
• Koordination von Meetings und Planung weltweit (einschließlich Agenda-Generierung) und Terminplanung in verschiedenen Zeitzonen.
• Planung von Reisen, einschließlich nationaler und internationaler Reisen sowie Bearbeitung von Visa nach Bedarf.
• Verwaltung der Spesenabrechnung für mehrere Führungskräfte.
• Überwachung der Ausgaben im Vergleich zum Budget und Hervorhebung von Abweichungen/Risiken. Unterstützung bei Rückstellungen, Prognoseaktivitäten und Kostenstellenabstimmung.
• Unterstützung der Abteilungsarbeit und Initiativen, wie Website, TeamSite, Pflege des globalen Adressverzeichnisses, Organigramme und Dokumentenmanagement.
• Unterstützung und Koordination von Sonderprojekten innerhalb der Gruppe und Abteilung, die den geschickten Einsatz von Microsoft Outlook, Word, PowerPoint und Excel erfordern.
• Verfassen und Verteilen von Abteilungsmitteilungen.
• Durchführung allgemeiner administrativer und bürokratischer Aufgaben.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit Detailgenauigkeit zu priorisieren und unabhängig zu arbeiten, da die tägliche Arbeit mit wenig Aufsicht durchgeführt und überprüft wird.
• Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren und mit den Führungskräften unseres Unternehmens sowie internen und externen Stakeholdern sowohl vor Ort als auch remote zu interagieren, um den Workflow weltweit aufrechtzuerhalten.
• Verständnis für den richtigen Umgang mit vertraulichen Informationen und Dokumenten.
• Fähigkeit, Arbeitsaktivitäten, die MS Office-Software erfordern, effizient auszuführen und schnell die internen Systeme unseres Unternehmens zu erlernen.
• Fähigkeit, angemessen und selbstbewusst in der Handhabung von Situationen, Problemen und Anfragen zu denken und zu handeln; zu wissen, wann man eine Entscheidung treffen und wann man Hilfe suchen sollte.
• Schnelles Erlernen und Anwenden neuer Technologiesysteme und Plattformen unseres Unternehmens für die Arbeitsaufgaben (wie neue Videokonferenzen, Spesenabrechnung, Zusammenarbeit in Teamräumen, Workday).

Ihr Profil:

Bildung:

• Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertig.

Erforderlich:

• Umfangreiche Erfahrung als Senior Administrative.
• Erfahrung in der Unterstützung von VPs, AVPs & Executive Directors.
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) & SharePoint TeamSites sowie Betrieb anderer Peripheriegeräte.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management komplexer Kalender mit Detailorientierung.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Planung und Koordination komplexer, mehrstufiger nationaler und internationaler Reisen.
• Erfahrung mit SAP zur Verarbeitung von Spesenabrechnungen, Bestellungen und Zahlungsanforderungen.
• Ein Verständnis für den richtigen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Hervorragende, professionelle Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Außergewöhnliche Detailgenauigkeit in allen Aufgaben.
• Fähigkeit, eine große Anzahl gleichzeitiger Aufgaben zu bewältigen und zu priorisieren.
• Fortgeschrittene sekretarielle und bürokratische Fähigkeiten mit einer Geschichte hoher Leistung.
• Dokumentierte Erfahrung als starker Performer in aktuellen und früheren Positionen.

Bevorzugte Erfahrung:

• Fortgeschrittene Ausbildung oder Zertifizierungen (z.B. Certified Administrative Professional, Project Management Professional Certification, Professional in Human Resources Certification usw.).
• Eventplanung und -koordination.

Das Unternehmen:

Unser Unternehmen ist ein führendes biopharmazeutisches Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern in der Schweiz an drei Standorten. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Luzern. Am Standort Zürich betreibt das Unternehmen ein globales Innovations- und Entwicklungszentrum. Darüber hinaus stellen wir Medikamente für globale klinische Studien her und betreiben ein forensisches Labor in Schachen (Kanton Luzern). Wir führen jährlich rund 40 klinische Studien in der Schweiz durch. Die wichtigsten therapeutischen Bereiche umfassen Onkologie, Infektionskrankheiten, Herz-Kreislauf- und kardiometabolische Erkrankungen. Wir haben auch ein breites Portfolio an Impfstoffen zur Prävention von Krankheiten bei Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen und gehören zu den führenden Unternehmen in der Tiermedizin. Darüber hinaus nehmen wir unsere Verantwortung gegenüber der lokalen Gemeinschaft ernst und sind seit vielen Jahren an Initiativen wie den «Trendtage Gesundheit Luzern» und der «Alliance Health Competence» beteiligt.

Wir sind stolz darauf, als „Top Employer Switzerland“ und „Top Employer Europe“ zertifiziert zu sein, was das Engagement des Unternehmens für unsere Mitarbeiter und die Gemeinschaft um uns herum zeigt. One Roof ist unser neues Schweizer Hauptquartier in Luzern, das darauf ausgelegt ist, Teams zusammenzubringen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Auf 15.000 m² modernen Büroflächen vereinen wir Kollegen aus nationalen, regionalen und globalen Funktionen unter einem Dach, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und eine ONE Team-Kultur zu stärken. Der Standort ist zentral gelegen, nur einen kurzen Fußweg vom Bahnhof Luzern entfernt, was nachhaltiges Pendeln unterstützt.

Erforderliche Fähigkeiten:

• Datenverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Eventplanung
• Dateiverwaltung
• Finanzbudgetierung
• Finanzverfolgung
• Stellenbeschreibungen
• Büroanwendungen
• Bürogeräte
• Prozessverbesserungen
• Projektmanagement
• Öffentliche Verwaltung
• Bestellmanagement
• Berichterstattung und Analyse
• Terminplanung
• Lieferantenmanagement
• Reiseplanung
• Lieferantenbeziehungsmanagement