Senior Associate, Administrative Services (m/f/d)

Die größten Erfindungen würden ohne das richtige Projektmanagement und die administrative Unterstützung nicht auf den Markt gebracht werden. In jedes Teil der Organisation integriert, sorgt unser administratives Team dafür, dass unsere Konzepte Realität werden. Der Senior Administrative Assistant (B3) bietet hochrangige administrative und operative Unterstützung für vier Führungskräfte in den Regionen Nord- und Mitteleuropa (NCE) sowie Mittelmeerraum und Baltikum (MEDEBA). Diese Rolle gewährleistet eine nahtlose Koordination, proaktive Termin- und Kommunikationsverwaltung sowie die effektive Umsetzung kritischer Geschäftsprioritäten. Die Position erfordert außergewöhnlichen Professionalismus, starkes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, sensible Informationen zu verwalten, während sie mit globalen Teams zusammenarbeitet.

Verantwortlichkeiten:

• Proaktive Verwaltung der Kalender von Führungskräften, um strategische Prioritäten bei Meetings sicherzustellen, Konflikte vorherzusehen und Terminänderungen rechtzeitig und professionell zu kommunizieren.
• Als primäre Schnittstelle für interne und externe Stakeholder fungieren, um klare, zeitnahe und professionelle Kommunikation bezüglich Prioritäten, Meeting-Updates und aufkommenden Problemen sicherzustellen.
• Planung, Organisation und Koordination von Teammeetings und Workshops (virtuell und persönlich), einschließlich Terminplanung, Logistik, Vorbereitung von Materialien, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen mit Stakeholdern.
• Verwaltung von internationalen Reiseplänen, um die Einhaltung von Visa-, Reisegenehmigungs- und Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
• Verwaltung der Spesenabrechnung für alle zugewiesenen Führungskräfte, einschließlich Bereitstellung von Anleitung, Unterstützung und proaktiver Nachverfolgung nach Bedarf.
• Erstellung von Bestellungen nach Bedarf.
• Verwaltung digitaler Kollaborationsplattformen (SharePoint, Teams, Verteilungslisten), um genaue Inhalte, Zugriffssteuerung und Einhaltung von Governance-Standards sicherzustellen.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Formatierung hochwertiger Präsentationen und Dokumente für Führungskräfte, um Genauigkeit, Klarheit und Übereinstimmung mit der Unternehmensmarke sicherzustellen.
• Unterstützung der Führungskräfte bei der proaktiven Planung und Vorbereitung auf wichtige Meetings (z.B. Führungsteam, regionale und nationale Haushaltsprüfungen).
• Zusammenarbeit mit administrativen Kollegen und funktionsübergreifenden Teams zur Optimierung von Prozessen, zum Austausch bewährter Praktiken und zur Förderung kontinuierlicher Verbesserungen in den administrativen Abläufen.
• Unterstützung und Koordination von Sonderprojekten im Auftrag der Führungskräfte oder innerhalb der Abteilung nach Bedarf.

Ihr Profil:

• Nachgewiesene Erfahrung in der Bereitstellung administrativer Unterstützung für Mitglieder eines Führungsteams in einer internationalen Organisation.
• Erfahrung im Pharmasektor ist von Vorteil.
• Fließende Englischkenntnisse.
• Erfahrung in der Wahrung höchster Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen organisatorischen, finanziellen und personenbezogenen Informationen.
• Koordinierung und Durchführung mehrerer Aufgaben unter Berücksichtigung der Projektprinzipien und technischen Fähigkeiten im Zusammenhang mit eigenen Arbeitsaufträgen.
• Arbeitsprioritäten und -aktivitäten werden mit wenig Aufsicht überprüft.
• Erstellung und Abschluss verschiedener Arbeitsaufträge, die fortgeschrittene analytische Fähigkeiten, unabhängiges Urteilsvermögen, Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten erfordern.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft 365-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools.
• Kommunikationsfähigkeiten müssen auf einem Niveau sein, um effektiv mit den Führungskräften des Unternehmens sowie internen und externen Kunden sowohl vor Ort als auch remote zu interagieren.
• Fähigkeit, gut unter Druck zu arbeiten und ein hohes Maß an Vertraulichkeit zu wahren.
• Sorgfalt und die Fähigkeit, unabhängig und effektiv mit engen Fristen in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Aufmerksamkeit für Details und nachgewiesene Fähigkeit, mehrere konkurrierende Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Fähigkeit, mit einem sehr hohen Maß an Ethik, Integrität, Gerechtigkeitssinn sowie insbesondere Vertraulichkeit und Diskretion zu arbeiten.
• Teamarbeit und Zusammenarbeit: sehr gute Beziehungen zu Kollegen und hochrangigen Stakeholdern.

Erforderliche Fähigkeiten:

• Datenpflege
• Dokumentenmanagement
• Eventplanung
• Aktenverwaltung
• Finanzbudgetierung
• Büroanwendungen
• Bürogeräte
• Prozessverbesserungen
• Projektmanagement
• Terminplanung
• Teamkoordination
• Reiseplanung
• Lieferantenmanagement
• Visaanträge

Unternehmensübersicht:

Unser Unternehmen ist ein führendes biopharmazeutisches Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern in der Schweiz an drei Standorten. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Luzern. Am Standort Zürich betreibt das Unternehmen ein globales Innovations- und Entwicklungszentrum. Darüber hinaus stellen wir Medikamente für globale klinische Studien her und betreiben ein forensisches Labor in Schachen (Kanton Luzern). Wir führen jährlich rund 40 klinische Studien in der Schweiz durch. Die wichtigsten therapeutischen Bereiche umfassen Onkologie, Infektionskrankheiten, Herz-Kreislauf- und kardiometabolische Erkrankungen. Wir haben auch ein breites Portfolio an Impfstoffen zur Prävention von Krankheiten bei Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen und sind eines der führenden Unternehmen in der Tiermedizin. Darüber hinaus nehmen wir unsere Verantwortung gegenüber der lokalen Gemeinschaft ernst und sind seit vielen Jahren an Initiativen wie den «Trendtage Gesundheit Luzern» und der «Alliance Health Competence» beteiligt. One Roof ist unser neues Schweizer Hauptquartier in Luzern, das darauf ausgelegt ist, Teams zusammenzubringen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Auf 15.000 m² modernen Büroflächen vereinen wir Kollegen aus nationalen, regionalen und globalen Funktionen unter einem Dach, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und eine ONE Team-Kultur zu stärken. Der Standort ist zentral gelegen, nur einen kurzen Fußweg vom Bahnhof Luzern entfernt, was nachhaltiges Pendeln unterstützt.