Auf einen Blick
- Aufgaben: Biete hochrangige administrative Unterstützung für das internationale Marktteam.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen im internationalen Markt mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Wettbewerbsfähiges Gehalt und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hybrid-Arbeitsmodell mit vielen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des internationalen Marktzugangs und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften und ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen derzeit einen Lead Associate für Administrative Services für den VP des International Market Access mit Sitz in Luzern.
Verantwortlichkeiten
- Bereitstellung von hochrangiger administrativer Unterstützung für den Leiter des International Market Access (VP) und sein Regional Leadership Team durch das Management komplexer Zeitpläne, Kalender, Reisen, Ausgaben und Planung.
- Koordination von Meetings und Planung weltweit, einschließlich der Erstellung von Agenden und der Terminplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg.
- Planung von nationalen und internationalen Reisen, Bearbeitung von Visa nach Bedarf und Verwaltung der Spesenabrechnung für mehrere Führungskräfte.
- Überwachung der Ausgaben im Vergleich zum Budget, Hervorhebung von Abweichungen und Risiken sowie Unterstützung bei Rückstellungen, Prognoseaktivitäten und Kostenstellenabstimmung.
- Unterstützung der Abteilungsarbeit und Initiativen wie Website, TeamSite, Pflege des globalen Adressverzeichnisses, Organigramme und Dokumentenmanagement.
- Koordination von Sonderprojekten innerhalb der Gruppe und Abteilung unter Verwendung von Microsoft Outlook, Word, PowerPoint und Excel.
- Verfassen und Verteilen von Abteilungskommunikationen.
- Durchführung allgemeiner administrativer und bürokratischer Aufgaben.
- Priorisierung und Durchführung mehrerer Aufgaben mit Aufmerksamkeit für Details bei selbstständiger Arbeitsweise.
- Effektive Kommunikation mit Führungskräften, internen und externen Stakeholdern, sowohl vor Ort als auch remote.
- Ordnungsgemäße Handhabung vertraulicher Informationen und Dokumente.
- Ausführung von Arbeitsaktivitäten, die MS Office erfordern, und schnelles Erlernen interner Systeme.
- Treffen fundierter Entscheidungen und Einholen von Hilfe, wenn nötig.
- Aufrechterhaltung des Wissens über Unternehmensrichtlinien und -praktiken unter Anwendung unabhängiger Urteilsfähigkeit.
- Erlernen und Anwenden neuer Technologiesysteme und Plattformen wie Videokonferenzen, Spesenabrechnung, Kollaborationsräume und Workday.
Erforderliche Qualifikationen
- Abschluss der High School oder gleichwertig.
- Umfangreiche Erfahrung als Senior Administrative Professional.
- Erfahrung in der Unterstützung von VPs, AVPs und Geschäftsführern.
- Fortgeschrittene Computerkenntnisse mit Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und SharePoint TeamSite sowie Betrieb von Peripheriegeräten.
- Nachgewiesene Erfahrung im Management komplexer Kalender mit Detailorientierung.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Planung und Koordination komplexer, mehrstufiger nationaler und internationaler Reisen.
- Erfahrung mit SAP zur Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Bestellungen und Zahlungsanforderungen.
- Verständnis für den Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Hervorragende professionelle Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details.
- Fähigkeit, eine große Anzahl gleichzeitiger Aufgaben zu bewältigen und zu priorisieren.
- Fortgeschrittene sekretariats- und bürokratische Fähigkeiten mit einer Erfolgsbilanz hoher Leistung.
- Dokumentierte Erfahrung als starke Leistungsträgerin in aktuellen und früheren Positionen.
Bevorzugte Erfahrungen
- Fortgeschrittene Ausbildung oder Zertifizierungen wie Certified Administrative Professional, Project Management Professional oder Professional in Human Resources.
- Erfahrung in der Veranstaltungsplanung und -koordination.
Arbeitsbedingungen
- Beschäftigungsstatus: Regelmäßig
- Umzug: Nein
- VISA-Sponsoring: Nein
- Reiseanforderungen: Keine Reisen erforderlich
- Flexible Arbeitsregelungen: Hybrid
- Schicht: Nicht angegeben
- Gültiger Führerschein: Nein
- Gefährliche Materialien: N/A
Stellenanzeige Enddatum: 06/10/2026
Requisitions-ID: R
Senior Administrative Associate Arbeitgeber: MSD Switzerland
Als Arbeitgeber in Luzern bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und Innovation setzt. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitsmodellen, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer offenen Unternehmenskultur, die persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Wir schätzen Vielfalt und Engagement und bieten die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten im internationalen Markt teilzunehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Senior Administrative Associate erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um dich mit Leuten aus der Branche zu vernetzen. Schicke ihnen eine Nachricht und stelle Fragen zu ihren Erfahrungen – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Denk daran, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu verwenden, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Rolle! Während des Gesprächs kannst du betonen, wie sehr du die Möglichkeit schätzt, den VP und sein Team zu unterstützen. Das macht einen positiven Eindruck und hebt dich von anderen Bewerbern ab.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! Das zeigt, dass du dich mit unserem Unternehmen auseinandergesetzt hast und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Administrative Associate mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen:Hebe deine bisherigen Erfahrungen hervor, besonders wenn du VPs oder Führungskräfte unterstützt hast. Zeige uns, wie du komplexe Kalender und Reisen gemanagt hast – das ist für uns wichtig!
Achte auf Details:Wir lieben es, wenn Bewerbungen ordentlich und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass alles gut strukturiert ist und keine Rechtschreibfehler enthalten sind. Das zeigt uns, dass du ein Auge fürs Detail hast!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MSD Switzerland vorbereitet
✨Mach dich mit dem Jobprofil vertraut
Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und achte auf die spezifischen Anforderungen. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du übernehmen würdest. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung und Organisation zeigen. Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du komplexe Zeitpläne verwaltet oder internationale Reisen koordiniert hast. Das macht deine Antworten greifbarer und überzeugender.
✨Technische Fähigkeiten demonstrieren
Da die Stelle umfangreiche Kenntnisse in Microsoft Office und anderen Tools erfordert, solltest du sicherstellen, dass du diese Fähigkeiten während des Interviews zeigst. Vielleicht kannst du sogar einige Tipps oder Tricks teilen, die du bei der Nutzung dieser Programme gelernt hast, um deine Kompetenz zu unterstreichen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit Führungskräften und Stakeholdern betreffen. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen ruhig und professionell bleibst.
