Zürich Office Manager And Assistant - Fr.80'856 - Fr.97'224 A Year

Inclusivity and Diversity at MSF

Do your qualifications and experience not exactly match all requirements of the job? At MSF OCG, we sind verpflichtet zu einer inklusiven Kultur, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeiter unterstützt und verstärkt. Wir streben danach, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Merkmalen, Perspektiven, Ideen und Erfahrungen zusammenarbeiten, um die soziale Mission von MSF voranzutreiben und bessere Ergebnisse für unsere Patienten und die Gemeinschaften, mit denen wir arbeiten, zu erzielen. Wir verstehen, dass einige Menschen zögern könnten, sich um eine Anstellung zu bewerben, wenn sie nicht alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Forschung zeigt, dass dies insbesondere für Frauen zutrifft. Wenn Sie glauben, dass Ihr Profil gut zu dieser Position passt, laden wir Sie ein, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht jede aufgeführte Qualifikation erfüllen. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen aller Geschlechter, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Ethnien, Hintergründe, Religionen, Überzeugungen, Fähigkeitsstatus und aller anderen Diversitätsmerkmale. MSF toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch, keine Art von Diskriminierung oder Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung. Alle ausgewählten Kandidaten werden Referenzprüfungen unterzogen.

Kontext & Mission

Ärzte ohne Grenzen ist eine unabhängige, internationale medizinische und humanitäre Organisation, die Menschen in Not, Menschen, die von Natur- oder menschengemachten Katastrophen betroffen sind, und Opfern von bewaffneten Konflikten ohne Diskriminierung und ohne Rücksicht auf Rasse, Religion, Glaubensbekenntnis oder politische Zugehörigkeit (MSF-Charta) versorgt. Das MSF-Büro in Zürich vertritt die Organisation gegenüber öffentlichen und privaten Interessengruppen sowie der Schweizer Regierung und unterstützt MSF OCG in Genf in den Bereichen Fundraising, Personalwesen, Medien und Öffentlichkeitsarbeit in der nicht französischsprachigen Schweiz. Der Assistent und Büroleiter bieten administrative Unterstützung für den MSF-Vertreter und den Leiter des Büros in Zürich, einschließlich externer Beziehungen, und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Büroverwaltung in Zürich, des Facility Managements sowie des Empfangs.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Leiters des Büros in Zürich bei der Verwaltung der täglichen Agenda, Termine und Besprechungen der Organisation (intern und extern).
• Unterstützung bei der Organisation von Büro-/Abteilungsbesprechungen und Veranstaltungen, die im oder vom Büro in Zürich ausgerichtet werden, einschließlich der Festlegung von Agenden, Protokollführung und logistischen Arrangements.
• Verantwortlich für Empfangstätigkeiten, einschließlich Besucher, offizielle E-Mails und telefonische Anfragen sowie die Bearbeitung von Anfragen.
• Verwaltung der administrativen Bedürfnisse des Büros, einschließlich Bestandsmanagement von Büro- und Materialbedarf, Rechnungsmanagement.
• Koordination mit Logistik Genf und verschiedenen lokalen Dienstleistern.
• Koordination des internen Wissensmanagements von Informationen und Archivierung.
• Bereitstellung von Unterstützung für das Personal in Zürich nach Bedarf.

Ihr Profil

Bildung

• Erforderlich: Kaufmännische Schule mit eidgenössischer Prüfung oder gleichwertiger Qualifikation.
• Wünschenswert: Zusätzliche relevante Qualifikationen oder Zertifizierungen.

Erfahrung

• Erforderlich: Frühere Erfahrung als Assistent in der Projektkoordination oder -management.
• Wünschenswert: Erfahrung mit einer NGO/internationalen Organisation ist von Vorteil.

Sprachen

• Erforderlich: Deutsch und Schweizerdeutsch (vollständig fließend C2), Französisch und Englisch (C1 fließend schriftlich/mündlich).
• Wünschenswert: Italienisch wäre von Vorteil.

Fähigkeiten/Technische Kompetenzen

• Gute Sekretariatsfähigkeiten, kundenorientiert (schriftlich/mündlich) mit Liebe zum Detail.
• Einrichtungs- und Veranstaltungsmanagement.
• Einblick in die NGO-Welt und/oder humanitäre Themen, von Vorteil.
• Kenntnisse in IT, Internetnavigation und Bürosoftware.

Persönliche Fähigkeiten/Eigenschaften

• Organisiert, mit guten Planungsfähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Dynamisch und motiviert mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und diplomatischer Haltung.
• Teamplayer, autonom, kreativ und mit der Fähigkeit, Initiativen zu ergreifen.
• Schätzt das Arbeitsumfeld (sowohl Prozesse als auch Räumlichkeiten).
• Schätzt das Glück und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Flexibel und offen für Veränderungen.
• Fähigkeit, in einem multikulturellen, multidisziplinären Team zu arbeiten.

Beschäftigungsbedingungen

• Vollzeitstelle 100% (40 Stunden/Woche).
• Unbefristeter Vertrag.
• Arbeitsort: Zürich, Schweiz.
• Ideales Startdatum: 5. Januar 2026.
• Bruttojahresgehalt (für 100%): von CHF 80'856.- bis CHF 97'224.- (Gehalt entsprechend der gleichwertigen Erfahrung und internen Gehaltsstruktur).
• Bezahlter Urlaub: 25 Tage pro Jahr, anteilig, plus alle schweizerischen Feiertage, die innerhalb des Vertragszeitraums fallen.
• Pensionskasse: Pensionsbeitrag wird zu 3/4 von MSF und zu 1/4 vom Mitarbeiter getragen.
• Umzugspaket, falls Sie aus einem anderen Land in die Schweiz ziehen.

Wie man sich bewirbt

Kandidaten sind eingeladen, ihre Bewerbung ausschließlich über unsere Rekrutierungsplattform einzureichen, gemäß diesen Richtlinien: Lebenslauf (maximal 2 Seiten), Anschreiben (maximal 1 Seite). Dokumente müssen entweder in Englisch oder Französisch eingereicht werden. Die Bewerbungsfrist endet am 28. November 2025. Wir behalten uns das Recht vor, diese Stelle früher zu schließen, wenn wir eine ausreichende Anzahl qualitativ hochwertiger Bewerbungen erhalten.