Project Administration & External Workforce Coordination | m/w/d

Deine Aufgaben

• Du bist ein Teamplayer, authentisch, offen und gehst Herausforderungen mit einer positiven Einstellung an.
• Du stellst sicher, dass alle administrativen Schritte in unseren Beratungsprojekten – von der initialen Beauftragung über die Projektlaufzeit bis zum Abschluss – vollständig, korrekt und termingerecht umgesetzt werden.
• Die Vorbereitung und Pflege von Bestellungen, Verträgen, Laufzeiten, Konditionen sowie projektbezogenen Daten liegt in deiner Verantwortung, sodass jederzeit Transparenz über laufende Einsätze besteht.
• Als zentrale administrative Ansprechperson unterstützt du Projektleitungen im Tagesgeschäft, koordinierst Abstimmungen und sorgst dafür, dass organisatorische und prozessuale Themen reibungslos gelöst werden.
• Eingereichte Leistungsnachweise und Abrechnungsunterlagen prüfst du auf Vollständigkeit und Plausibilität, klärst Rückfragen und Abweichungen.
• Bestehende Abläufe hinterfragst du kontinuierlich, identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst Prozesse, Vorlagen und Standards weiter, um Qualität, Effizienz und Transparenz nachhaltig zu verbessern.

Dein Profil

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Organisation oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung im Backoffice- und/oder Projektmanagement, idealerweise im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld.
• Eine strukturierte, sorgfältige und prozessorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Der souveräne Umgang mit Verträgen, Zahlen und administrativen Prozessen.
• Besonders gut passt die Rolle zu dir, wenn du Freude daran hast, im Hintergrund entscheidend zum Projekterfolg beizutragen.

Dein Einstieg bei uns

• Ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative und Zusammenarbeit auf Augenhöhe geschätzt werden.
• Spannende Projekte, vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein flexibles Arbeitsmodell mit fairer Vergütung.
• Ein strukturierter Einstieg mit zweitägigem Onboarding in Frankfurt, Buddy-Programm und internen Netzwerken.
• Maximale Flexibilität – mit Gleitzeit, mobilem Arbeiten und der Möglichkeit, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten.
• 30 Urlaubstage und zusätzliche freie Tage bei besonderen Anlässen sowie ein Zeitwertkonto für längere Auszeiten.
• Internes Trainingscurriculum, ergänzende Lernformate und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
• Regelmäßige Events, interne Netzwerke und unsere Feedbackplattform miaX.
• Bezuschusste Urban Sports Club-Mitgliedschaft, exklusive Vergünstigungen über Corporate Benefits und flexible Mobilität.
• Die dienstliche IT darfst du selbstverständlich auch privat nutzen.
• Belohnung erfolgreicher Empfehlungen mit einer attraktiven Prämie.
• Hybrides Modell: Je nach Projektanforderungen arbeitest du mobil (remote), in einer unserer Geschäftsstellen oder direkt beim Kunden vor Ort.

Über uns

• Wir sind msg industry advisors, Teil der msg-Unternehmensgruppe mit weltweit mehr als 10.000 Mitarbeitenden.
• Branchenspezialisten, die die Sprache unserer Kunden sprechen und ihnen auf Augenhöhe begegnen.
• Unternehmen der Pharma-, Chemie-, Biotechnologie- und Medizintechnik-Branche vertrauen auf die msg industry advisors.
• Unser Leistungsspektrum reicht von der Management- über fachliche Prozess- und Organisations-Beratung bis zur Digitalisierung und Implementation von IT-Systemen.
• Wir sind ein Unternehmen für engagierte Menschen, die unsere Grundwerte teilen und nach Spitzenleistungen streben.
• Unser Beitrag führt zu einer besseren Zukunft – für unsere Kunden, unsere Kolleginnen und Kollegen, unsere Familien und die Gesellschaft.