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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Büroflächen, organisiere Umzüge und koordiniere externe Dienstleister.
- Arbeitgeber: Münchner Sicherheitskonferenz - ein globales Forum für sicherheitspolitische Themen.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Urlaubstage, Weiterbildungsmöglichkeiten und flexibles Arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Administration aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Office Management und gute MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Spannende Einblicke in sicherheitspolitische Themen und Teilnahme an besonderen Veranstaltungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben:
- Liegenschaftsverwaltung: Verwaltung der Büroflächen
- Umzugsmanagement
- Prüfung von Mietverträgen
- Management externer Immobiliendienstleister
- Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
- Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
- Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager
- Einkauf und Bestellungen
- Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc.
- Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
- Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
- Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
- Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
- Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
- Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management
- Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
- Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
- Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
- Führerschein Klasse B
- Reisebereitschaft für regelmäßige Fahrten nach Berlin
Wir bieten:
- Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team
- Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
- Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
- Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
- Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
- Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
- Das Deutschlandticket als Jobticket
- Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.
Weitere Informationen:
Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d). Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst alle Liegenschaften der MSC. Der Arbeitsplatz befindet sich in München in zentraler Lage am Karolinenplatz. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 26. November 2025.
Über uns: Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report sowie andere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Herausforderungen. Mit all ihren Aktivitäten zielt die MSC darauf ab, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem sie einen anhaltenden, kuratierten und zugleich informellen Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht.
Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.) am Standort München Arbeitgeber: Münchner Sicherheitskonferenz gemeinnützige GmbH
Kontaktperson:
Münchner Sicherheitskonferenz gemeinnützige GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.) am Standort München
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Münchner Sicherheitskonferenz und überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Office Management einbringen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Hands-On-Mentalität! Während des Gesprächs kannst du Beispiele nennen, wo du selbstständig Lösungen gefunden hast. Das kommt immer gut an!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse und erhältst die besten Chancen, schnell in den Auswahlprozess zu kommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.) am Standort München
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache, um deine Motivation für die Stelle als Office Manager zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du Teil unseres Teams werden möchtest und was dich an der MSC begeistert.
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Betone relevante Erfahrungen im Office Management und deine Fähigkeiten, die zu den Anforderungen passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Sei präzise bei Gehaltsvorstellungen: Gib uns eine realistische Vorstellung von deinen Gehaltsvorstellungen. Das hilft uns, deine Erwartungen besser zu verstehen und zeigt, dass du dir Gedanken über deine Wertschätzung gemacht hast.
Bewerbung über unsere Website: Nutze die Möglichkeit, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Münchner Sicherheitskonferenz gemeinnützige GmbH vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Aufgaben genau an. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So kannst du gezielt Beispiele aus deinem Berufsleben nennen, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse am Unternehmen, indem du Fragen vorbereitest. Frag nach der Unternehmenskultur, den Herausforderungen im Office Management oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du nicht nur einen Job suchst, sondern wirklich Teil des Teams werden möchtest.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Als Office Manager ist Kommunikation entscheidend. Übe, klar und präzise zu sprechen. Du könntest auch Rollenspiele machen, um deine Antworten auf häufige Interviewfragen zu üben. So fühlst du dich sicherer und kannst deine Teamfähigkeit und Eigeninitiative besser unter Beweis stellen.
✨Sei pünktlich und professionell
Erscheine rechtzeitig zum Interview und kleide dich angemessen. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen positiven ersten Eindruck. Denke daran, dass Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise in dieser Position wichtig sind – zeig das schon im Interview!