Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

Standort: Gilching bei München, vor Ort
Umfang: Vollzeit, 40 Stunden/Woche
Vertrag: unbefristet
Start: ab sofort oder nach Vereinbarung

Wir suchen keine Assistenz, die Termine verwaltet. Wir suchen die Person, bei der das operative Geschäft zusammenläuft.

Über MultiBase
MultiBase ist eine spezialisierte Beratung für Business Intelligence und Analytics, gegründet 1991. Wir helfen mittelständischen Unternehmen im DACH-Raum, aus Daten Profit zu machen: über 1.500 Projekte, über 400 Kunden. Wir sind rund 18 Leute und international aufgestellt. Keine Konzernstrukturen, keine Bürokratie, kein Zwischenmanagement. Sie arbeiten direkt mit dem Management zusammen. Wir bauen das Unternehmen gerade um: von der klassischen BI-Beratung zu einem KI-beschleunigten Unternehmen mit eigenen Produkten. KI-Tools gehören bei uns zum Arbeitsalltag, auch im Backoffice.

Aufgaben

Diese Stelle bündelt drei Bereiche, die bisher auf mehrere Schultern verteilt waren: Office Management, Assistenz des Managements und das kaufmännische Tagesgeschäft. Ziel ist einfach beschrieben: Das Management soll sich um das Geschäft kümmern können, nicht um den Betrieb. Sie führen Ihren Bereich eigenständig. Sie entscheiden im Rahmen abgestimmter Regeln, und Sie bringen eine klare Empfehlung mit, wenn eine formale Freigabe nötig ist. Weil dieser Bereich über Jahre gewachsen ist, gehört das Erarbeiten dieser Regeln zu den ersten Monaten dazu. Das machen wir gemeinsam.

• Ausgangsrechnungen: Sie erstellen unsere Rechnungen inklusive projektbezogener Abrechnung, sorgen dafür, dass sie vollständig, korrekt und pünktlich rausgehen, behalten offene Posten im Blick und steuern das Mahnwesen (aktuell ca. 15 Rechnungen pro Monat).
• Eingangsrechnungen und Fälligkeiten: Sie prüfen eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Zuständigkeit, holen Freigaben ein (hohe Beträge), halten Fälligkeiten nach und sorgen für saubere Lieferantenunterlagen.
• Zahlungsverkehr: Sie bereiten Zahlungsläufe vor, behalten Fristen und Skonti im Blick und legen dem Management einen klaren Vorschlag zur Freigabe vor. Die finale Freigabe wesentlicher Zahlungen bleibt beim Management.
• Buchhaltung: Sie organisieren Belege, arbeiten unserer Steuerkanzlei zu, klären fehlende Unterlagen und Rückfragen eigenständig und halten DATEV Unternehmen online sauber und aktuell.
• Planung und Auswertungen: Sie pflegen Rechnungen, Budgets und Projektdaten in unserer internen Planungs-App. Sie stellen eine belastbare Cashflow-Monatsübersicht bereit.
• Lohn-Schnittstelle: Sie liefern sauber zu (Krankmeldungen, Prämien, Fahrtkosten) und prüfen die Ergebnisse.
• Office Management: Sie halten unser Büro in Gilching am Laufen: Post, Telefon, Einkauf, Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Gästeempfang.
• Assistenz des Managements: Terminkoordination, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung, Meetingorganisation, Nachhalten von Zusagen.
• Vertragsadministration: Sie verwalten Verträge und Unterlagen und koordinieren die Zusammenarbeit mit unseren Anwälten.
• HR-Administration (geteilt): Personalunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und die Organisation des Onboardings teilen Sie sich mit unserer People & Talent Partnerin bzw. unserem People & Talent Partner.

Qualifikation

Sie verstehen Zahlen, nicht nur Buchungssätze. Sie wissen, was eine Gewinn- und Verlustrechnung aussagt, was hinter einer Kostenstelle steckt und warum die Differenz zwischen Budget und Ist eine Geschichte erzählt. Sie arbeiten gerne in einem kleinen Unternehmen, in dem man anpackt, mitdenkt und Verantwortung übernimmt. Sie warten nicht auf Anweisungen. Sie sehen, was zu tun ist, entscheiden in Ihrem Rahmen und bringen Themen zu Ende. Sie sind ansprechbar und präsent. Kolleginnen und Kollegen kommen gerne zu Ihnen, weil sie wissen, dass etwas passiert. Diskretion ist für Sie selbstverständlich. Sie gehen mit Zahlen, Verträgen und Personalthemen professionell und vertraulich um. Sie lernen gerne Neues: Tools, Prozesse, bessere Wege.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Betriebswirtschaftliches Verständnis.
• Solide Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung: Debitoren, Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr.
• Praxiserfahrung mit DATEV Unternehmen online oder einem vergleichbaren System.
• Nachweisbare Organisationsstärke im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse.

Benefits

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit klarer Verantwortung.
• 30 Urlaubstage.
• Marktgerechte Vergütung.
• WellPass: Zugang zu Sport-, Fitness- und Wellnessangeboten oder vergleichbare Angebote.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management.
• Echten Gestaltungsspielraum.
• Ein modernes Arbeitsumfeld.
• Ein eingespieltes, internationales Team mit gemeinsamen Team-Events.

Worauf es in den ersten Monaten ankommt

• Nach 3 Monaten: Rechnungsstellung, Eingangsrechnungen, Zahlungslaufvorbereitung, offene Posten und die Zuarbeit zur Steuerkanzlei laufen zuverlässig ohne Nachfragen aus dem Management.
• Nach 6 Monaten: Das Management fragt nicht mehr nach Zahlen, sondern bekommt sie: Cash-Überblick, belastbare Monatsübersicht, aktueller Stand zu Abrechnung und Projektbudgets.

So bewerben Sie sich
Bewerben Sie sich direkt mit Ihrem Lebenslauf. Ein Anschreiben brauchen Sie nicht. Wenn Sie mögen, schreiben Sie uns zwei, drei Sätze dazu, warum diese Stelle zu Ihnen passt. Im Auswahlprozess arbeiten wir mit einer kurzen praktischen Fallaufgabe. Wir lesen jede Bewerbung und melden uns zeitnah zurück.

MultiBase GmbH ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt. Wir freuen uns über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung.