Office Management & HR (m/w/d) - Teilzeit

Standort: Gilching bei München – vor Ort in unserem Büro

Umfang: Teilzeit, 20 Stunden/Woche

Vertrag: unbefristet

Start: ab sofort oder nach Vereinbarung

Wir suchen keine Verwaltung. Wir suchen jemanden, der sich kümmert.

Über MultiBase: MultiBase ist eine spezialisierte Beratung für Business Intelligence und Analytics – seit 1991. Wir helfen mittelständischen Unternehmen im DACH-Raum, aus Daten profitable Entscheidungen zu machen: über 1.500 Projekte, über 400 Kunden. Gerade befinden wir uns am spannendsten Punkt unserer Geschichte: Wir entwickeln uns von der klassischen BI-Beratung zu einem KI-beschleunigten Unternehmen mit eigenen Produkten. KI-Tools gehören bei uns zum Arbeitsalltag – auch im Backoffice. Wir sind ein kleines, eingespieltes und internationales Team von rund 18 Leuten mit kurzen Wegen: keine Konzernstrukturen, keine Bürokratie, direkter Draht zur Geschäftsführung.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, dem gesamten Team und der zweiten Teilzeitkraft im Backoffice (Finanzbuchhaltung) zusammen.

Aufgaben

• Office-Management: Du hältst unser Büro am Laufen – Post, Telefon, Einkauf, Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Gästeempfang.
• Personaladministration: Du verwaltest Verträge und Personalunterlagen, bearbeitest Krankmeldungen und Urlaubsanträge, kümmerst Dich um das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen und hältst unsere HR-Systeme aktuell.
• Mitarbeiterbetreuung: Du bist Ansprechperson für das Team, sorgst dafür, dass wichtige Informationen ankommen, und organisierst unsere Team-Events – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier.
• Weiterbildung & Skills: Du pflegst unser internes Skill-Tracking-Tool und unterstützt bei der Organisation von Weiterbildungen.
• Recruiting-Support: Du unterstützt bei Stellenausschreibungen und der Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Assistenz der Geschäftsführung: Du unterstützt anteilig bei organisatorischen Aufgaben – Terminkoordination, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung, Meetingorganisation.

Auch bei uns im Backoffice halten KI-Agenten Einzug – sie nehmen Dir Routinearbeit ab, zum Beispiel Zusammenfassungen, Terminplanung und Dokumentenpflege. Du bleibst dabei immer die steuernde und prüfende Instanz. Wichtig ist uns, dass Du Lust hast, mit diesen Werkzeugen zu arbeiten und sie mitzugestalten.

Qualifikation

Wer Du bist: Du kümmerst Dich, bevor man Dich fragt: Du siehst, was Menschen und Büro brauchen, und handelst. Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei mehreren Baustellen den Überblick. Du arbeitest gerne in einem kleinen Unternehmen mit breitem Aufgabenfeld und kurzen Wegen. Diskretion ist für Dich selbstverständlich – Du gehst mit Personalthemen professionell und vertraulich um. Du lernst gerne Neues – Tools, Prozesse, bessere Wege.

Das bringst Du mit (Must-haves):

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Personalwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Nachweisbare Organisationsstärke im Office-Management oder in einer vergleichbaren Rolle
• Erfahrung in der Personaladministration (Verträge, Krankmeldungen, Personalakten), idealerweise mit Onboarding-Prozessen in einem Unternehmen mit 10–30 Mitarbeitenden
• Sicherer Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, sich in unsere HR-Tools einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit KI-Tools im Arbeitsalltag – Du musst keine KI-Agenten bauen, aber Du nutzt LLMs (z. B. ChatGPT, Claude) souverän für Deine Arbeit
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse für die sichere Kommunikation mit unseren internationalen Kolleginnen und Kollegen
• Präsenz vor Ort: Diese Stelle wird in unserem Büro in Gilching ausgeübt – sie ist nicht für Remote-Arbeit ausgelegt

Von Vorteil, kein Muss:

• Erfahrung mit HR-Software (z. B. Sage, Personio oder vergleichbar) oder Lernplattformen
• Erfahrung im Recruiting oder in der Unterstützung von Geschäftsführung oder Management
• Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht
• Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung

Diese Stelle ist nichts für Dich, wenn …

• … Du erwartest, dass Aufgaben zu Dir kommen, statt sie Dir zu holen.
• … Personalarbeit für Dich reine Aktenpflege ist – ohne Interesse an den Menschen dahinter.
• … Du neue Tools und Veränderungen als Zumutung empfindest.
• … Dir ein Großkonzern mit klaren Zuständigkeitsgrenzen lieber ist als ein kleines Team mit breitem Aufgabenfeld.

Benefits

Was Du bekommst: Eine unbefristete Teilzeitstelle (20 Std./Woche) mit planbaren, familienfreundlichen Arbeitszeiten. Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – Deine Ideen landen nicht in einer Ticket-Queue, sondern beim Entscheider. Gestaltungsspielraum: Du baust den Bereich Büro- und Mitarbeiterbetreuung aktiv mit auf, statt ein fertiges System zu verwalten. Klare Aufgabenteilung und eine Kollegin oder einen Kollegen an Deiner Seite – Ihr teilt Euch das Backoffice und vertretet Euch gegenseitig. Attraktive, wettbewerbsfähige Vergütung. Ein eingespieltes, wertschätzendes Team mit gemeinsamen Sommer- und Weihnachtsfeiern.

So bewirbst Du Dich: Bewirb Dich direkt hier mit Deinem Lebenslauf – ein Anschreiben brauchst Du nicht. Wenn Du magst, erzähl uns in zwei, drei Sätzen, warum diese Stelle zu Dir passt. Wir lesen jede Bewerbung und melden uns zeitnah zurück. MultiBase GmbH ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt. Wir freuen uns über alle Bewerbungen.