Executive Business Partner (m/w/d) in Berlin

Wir sind auf einer Mission, die Arbeitskräfte für das Gewinnen im KI-Zeitalter auszurüsten. Wir schließen kritische Kompetenzlücken in der Arbeitswelt in den Bereichen KI, Daten, Ingenieurwesen und mehr durch angewandte, geführte und gerechte Lernprogramme mit messbarem Einfluss. Multiverse arbeitet mit über 1.500 führenden Unternehmen weltweit zusammen, um geschäftskritische Kompetenzherausforderungen zu lösen. Wir haben in diesem Jahr in Deutschland gestartet durch unsere Übernahme von StackFuel und unser Ziel ist groß: 100.000 Lernende so schnell wie möglich weiterzubilden.

Das Multiverse Deutschland MD Office sucht einen proaktiven, technologieaffinen und erfahrenen Executive Business Partner (m/w/d), um den Managing Director (MD) und den Chief of Staff (CoS) zu unterstützen und ein schnell wachsendes Büro in Berlin zu leiten. Die Unterstützung der Geschäftsführung und der Betriebsabläufe ist der Kern dieser Rolle: Ihre Verantwortung liegt darin, den Kalender des MD und anderer Führungskräfte zu verwalten, um unsere gesamten Geschäftsabläufe und den Rhythmus des Unternehmens voranzutreiben. Mit konkurrierenden Prioritäten, die unvermeidlich auftreten, wird diese Rolle erfordern, dass Sie Ihr Urteilsvermögen nutzen, um unnötige Einmischungen des MD in alltägliche Situationen zu verhindern oder ihn oder den CoS proaktiv einzubeziehen, wenn es dringend ist. Sie werden auch eng mit dem UK-Team zusammenarbeiten, um Multiverse Deutschland mit den unternehmensweiten Rhythmen in Einklang zu halten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine leistungsstarke, eigenverantwortliche Kultur aufzubauen (z.B. Verwaltung des internen Veranstaltungskalenders und anderer Initiativen) im Berliner Büro. Bei all dem wird Automatisierung mit KI durch alles, was Sie tun, hindurchlaufen. Wo immer ein Prozess wiederholbar ist, wird von Ihnen erwartet und Sie sind begeistert, KI-Tools zu verwenden, um die Dinge zu beschleunigen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Unterstützung des MD in erster Linie und zusätzliche Unterstützung anderer Führungskräfte, wie angeordnet, um sicherzustellen, dass Unternehmensziele erreicht werden und die Abläufe effizient laufen.
• Pflege und Verfeinerung interner Prozesse, die den MD, das Führungsteam und das Unternehmen unterstützen.
• Verwaltung der beruflichen und persönlichen Terminplanung für den MD, einschließlich Kalenderverwaltung, Vorbereitung von Agenden, Entwurf von E-Mails, Vorbereitung von Telefonanrufen oder Briefings für Kundenmeetings.
• Verwaltung der Reise-Logistik und Aktivitäten des MD und der Führungskräfte, einschließlich Unterkünften, Transport und Mahlzeiten.
• Unterstützung und Verwaltung aller Logistik von kleinen bis größeren Veranstaltungen, z.B. Unternehmens-All-Hands, Führungs-Offsites oder einmalige Kundenveranstaltungen.
• Enge Koordination mit dem UK-Team und Aufbau von Beziehungen zu UK-basierten Executive Business Partners, Business Operations Managers und Teams, damit Deutschland mit den unternehmensweiten Meeting-Rhythmen und -Konventionen in Einklang bleibt.
• Automatisierung, wo Sie können, und Nutzung von KI-Tools zur Reduzierung manueller Verwaltungsaufgaben bei Planung, Berichterstattung und Nachverfolgung.

Wer Sie sind:

• Sie fühlen sich in einem sich ständig weiterentwickelnden Umfeld wohl: Sie können in einem sich stark verändernden, schnelllebigen Umfeld agieren und Entscheidungen treffen, selbst wenn die Dinge unklar sind, und Sie können mehrere Fäden gleichzeitig halten.
• Sie sind ein starker Kommunikator: Sie wissen, wann Sie eine Herausforderung ansprechen müssen, aber noch mehr, Sie lösen operationale Herausforderungen proaktiv, bevor sie den CoS oder MD erreichen.
• Sie haben dies bereits getan: mehrere Jahre als EA, Business- oder Operations-Koordinator oder ähnliches, idealerweise mit Unterstützung von Führungskräften in einem schnelllebigen oder wachsenden Umfeld.
• Sie denken wie ein Operator: Sie führen nicht nur Aufgaben aus, sondern bauen den Prozess, Tracker oder das System dahinter auf: Jede Herausforderung ist ein Problem, das gelöst werden muss.
• Sie setzen auf Automatisierung: Sie suchen nach Möglichkeiten, wiederholbare Verwaltungsaufgaben mit KI-Tools zu reduzieren, anstatt sie manuell zu erledigen.
• Sie sind diskret und vertrauenswürdig: Sie gehen mit sensiblen Informationen mit gesundem Urteilsvermögen um.
• Sie sind Muttersprachler oder fließend in Deutsch, mit starken Englischkenntnissen: Dies ist erforderlich, um eng mit dem UK-Team zu koordinieren.